En utilisant microsoft word? Voici comment devenir un ninja de gagner du temps

Au fil des ans, Microsoft Word est devenu l`un des meilleurs traitements de texte dans le monde. Je suis sûr qu`il ya des gens qui sont en désaccord - en particulier les gens Linux ou Mac qui vraiment ne pas donner Microsoft tant de crédit. Mais, laisse le visage, Microsoft a mis en place un pied très important dans ce domaine, et ils ont évolué Microsoft Word au fil des années au point où il est extrêmement efficace et facile à utiliser.

Le problème que certaines personnes ont avec Microsoft Word dès la sortie de la boîte est qu`il ne peut pas être tout à fait efficace ou efficace pour eux. Différentes personnes ont des habitudes différentes en matière d`écriture, et les gens différents ne certainement pas tous les mots d`usage de la même manière ou pour les mêmes raisons.

Que vous écrivez des lettres, des articles, un document de recherche ou prochain grand roman du monde, Microsoft Word peut vous faire économiser beaucoup de temps si vous prenez quelques instants pour personnaliser le logiciel pour vos habitudes particulières et l`utilisation.

Qu`est-ce que je veux dire customisent? Eh bien, ici à MUO, nous avons couvert un certain nombre de façons que vous pouvez personnaliser Word pour vos besoins. Jim a donné un aperçu de comment utiliser les styles, et il n`y a pas longtemps, je vous ai montré comment utiliser Microsoft Word Publipostage pour automatiser votre correspondance. Ce ne sont que deux exemples, mais il y a des montagnes d`autres économiseurs de temps Microsoft Word quand vous écrivez des documents. Dans cet article, je vais vous montrer les 5 façons les plus rapides que vous pouvez le faire.Comment faire pour utiliser les styles dans Microsoft Word pour sauver beaucoup de travailComment faire pour utiliser les styles dans Microsoft Word pour sauver beaucoup de travailLire la suite

Utilisation des raccourcis clavier

L`un de nos meilleurs articles sur le sujet ici à MUO est l`article de Dave sur universel raccourcis clavier pour l`édition de texte. Dave a couvert la plupart du temps tous les raccourcis habituels que vous pourriez avoir déjà entendu parler - des choses comme Ctrl-C et Ctrl-V pour copier et coller. Mais il y a un certain nombre de raccourcis clavier vraiment cool que vous pouvez utiliser dans Word qui ne sont pas si bien connu, mais qui peut vous faire économiser beaucoup de temps dans Microsoft Word.

Consultez l`article de Dave pour la liste complète, mais il y avait trois qui étaient fantastiques qui valent vraiment la peine de répéter ici, d`autant qu`ils appliquent à Word. La première utilise Décale vers le haut ou Rétrograder pour sélectionner des lignes entières à la fois. Beaucoup de gens utilisent le Maj gauche ou à droite pour sélectionner un mot à la fois dans les deux sens, mais la sélection des lignes entières à la fois plutôt que d`essayer de le faire chaque lettre à la fois est un gain de temps énorme.

Bien sûr, parfois, vous voudrez peut-être de ne pas sélectionner une ligne entière, mais vous pouvez toujours gagner du temps en sélectionnant des mots entiers à la fois, en utilisant le raccourci Maj-Ctrl-GAUCHE ou Maj-Ctrl-DROITE. Cela va sauter le point culminant d`un mot à la fois - vous permettant de sélectionner des segments de phrases en un clin.

Bien sûr, si vous avez affaire à des sections plus importantes de votre document et que vous voulez couper, copier ou coller des paragraphes entiers à la fois, vous pouvez le faire avec l`ultra-cool Shift-Cntrl-UP ou Maj-Ctrl-BAS séquence.

Si vous faites beaucoup d`écriture, cela peut certainement gagner beaucoup de temps, mais si vous ne le modifier permet d`économiser encore plus. Une fois que vous commencez à utiliser ces raccourcis clavier, vous gagnerez beaucoup de temps que vous vous demanderez comment vous avez pu vous dans Word sans les utiliser.

Maîtrisez La touche F4

La seule fonction plus cool moins connu dans Microsoft Word qui a sans doute aussi le potentiel de sauver le plus de temps est la touche F4. F4 est l`un de ces « fonctionnalités non documentées », vous vous demanderez pourquoi personne ne vous a parlé. En gros, comme Ctrl-Z annule votre dernière action ou Ctrl-Y va refaire votre dernière action, la clé magique pour refaire toute une séquence de commandes est F4.

Video: Comment devenir un invincible ninja

Jusqu`à ce que vous commencer à l`utiliser, il est vraiment difficile de décrire la puissance de cette touche de fonction est dans Word, mais je vais donner quelques exemples.

Disons que vous avez écrit un document et inclus les en-têtes pour chaque section, mais il a oublié d`ajouter la mise en forme, ou peut-être que vous avez collé le texte du Bloc-notes sans formatage. Vous voulez passer par votre document, mettez en surbrillance chaque en-tête et formater la façon dont vous voulez.

Vous pouvez prendre le temps de le faire en passant par le document et effectuer les 3 ou 4 clics qu`il faut pour accomplir la tâche, ou vous pouvez simplement effectuer ces tâches sur un en-tête, puis sélectionnez l`en-tête suivant et appuyer sur F4. Ceci répète la séquence des événements que vous avez effectuées sur la dernière sélection, mais avec une seule pression de touche. Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de mettre en évidence chaque en-tête et appuyez sur F4.

Video: comment devenir un ninja leçon 5

Multiplier le temps qu`il vous aurait pris pour naviguer dans les menus par tête et vous pouvez voir combien de temps vous pouvez économiser.

Voici un autre exemple. Vous avez un certain nombre d`images dans un document et que vous voulez placer une ligne de frontière autour d`eux. Normalement, vous devriez mettre en évidence l`image, cliquez sur «Format de l`image« , Et sélectionnez une couleur de ligne continue.

En utilisant la technique F4, vous pouvez simplement effectuer cette action sur la première photo, puis cliquez sur chaque image suivante et appuyez sur F4. La même mise en forme se produit sur ces images.

Vous pouvez imaginer à quel point il est beaucoup plus rapide juste commencer à cliquer des photos et en appuyant sur F4, plutôt que de naviguer les menus à plusieurs reprises par photo.

faire Modèles

Si vous ne l`avez jamais utilisé des modèles dans Word, il n`y a pas de meilleur moment que maintenant pour essayer. L`utilisation de modèles peut vous faire économiser beaucoup de temps en vous permettant de créer les parties de documents qui sont les mêmes pour que vous puissiez réutiliser ces documents et ne pas avoir à les recréer à partir de zéro.

Les gens peuvent vraiment se laisser emporter avec des modèles. Les utilisateurs ont créé des calendriers, des modèles de gestion de projet, les modèles de réception pour les entreprises, et bien plus encore. Vous pouvez même trouver des tonnes de modèles gratuits en ligne, mais plus important encore, vous pouvez enregistrer vos propres modèles. Un exemple d`utiliser ce serait créer un en-tête de lettre que vous pouvez utiliser chaque fois que vous devez envoyer la correspondance.3 excellents sites à Free Templates documents Get3 excellents sites à Free Templates documents GetPlutôt que de créer un nouveau document à partir de zéro, vous aurez envie de commencer par un modèle que vous pouvez personnaliser. Trouver des modèles professionnels gratuits sur un de ces sites.Lire la suite

Créez votre modèle, qui est essentiellement la même que la création d`un document Word, mais l`enregistrer en utilisant le type de fichier .dotx et enregistrez-le dans le dossier Modèles de sorte que vous serez en mesure de trouver facilement à l`avenir.

Si vous arrêtez de penser à tous les documents que vous créez sur une base quotidienne, jetez un oeil sur les zones du document qui sont toujours exactement les mêmes. Envisager la création d`un modèle pour ce document avec toutes les sections communes. La prochaine fois, tout ce que vous avez à faire est d`ouvrir Microsoft Word, charger le fichier de modèle, puis remplissez les zones que vous devez remplir - et vous avez terminé en une fraction du temps.

personnaliser Autocorrect

Avez-vous déjà été en train de taper le long, alors vous essayez de créer une liste d`éléments qui commencent par des lettres minuscules, et Microsoft Word ne vous laissera pas? C`est la magie de Autocorrect. Il agace des légions d`utilisateurs de Microsoft Word, mais configuré et utilisé correctement, Autocorrect peut rendre le processus d`écriture beaucoup moins douloureux - fixer toutes les erreurs que vous faites habituellement pendant l`écriture.

Vous pouvez trouver la zone à mettre en place Autocorrect en cliquant sur le bouton Windows et en sélectionnant «Options Word« .

Dans le menu Options, cliquez sur «épreuvage» Dans le menu de navigation, puis cliquez sur «options de correction automatique" bouton.

En Autocorrect, vous pouvez activer ou désactiver toutes les fonctions qui soit ennuient ou vous aider. Beaucoup de gens ne l`aiment pas lorsque Word majuscule la première lettre de phrases. Désactivez-le. Mais considérez les erreurs que vous faites habituellement et activer ces fonctionnalités, car ils peuvent vraiment aider. Jetez aussi un coup d`oeil près la liste des «remplacer le texte" articles.

Personnaliser la liste pour AUTOFIX les sortes de symboles et des mots que vous utilisez couramment. Cela vous permettra d`économiser beaucoup de temps si vous le faites correctement. Par exemple, je l`ai écrit beaucoup d`articles sur des organismes gouvernementaux comme le FBI et la CIA. Je sais que cela semble insignifiant, mais avoir à maintenir enfoncée la touche Maj enfoncée pendant que je saisissez le nom de l`agence de soupe alphabet devient un peu fastidieux. Je peux sauver le type en ajoutant une règle d`auto-remplacement afin que « cia » devient automatiquement « CIA ».

Il y a probablement beaucoup de mots ou acronymes que vous utilisez dans votre propre travail ou par écrit que vous avez constamment de capitaliser ou formater une certaine façon. Utilisez le texte fonction auto-remplacement afin que Word va faire tout le travail pour vous, alors que vous pouvez voler le long de taper aussi vite que vous le pouvez.

Personnaliser le ruban & Barre d`accès rapide

Il n`y a pas longtemps, Saikat a écrit un grand article sur la personnalisation de la barre de ruban Mot. Je recommande fortement la lecture à travers cet article pour apprendre toutes les façons que vous pouvez personnaliser le menu Word.Personnaliser le MS Word 2010 Ruban en ajoutant vos propres Tab avec commandes que vous utilisez le plus souventPersonnaliser le MS Word 2010 Ruban en ajoutant vos propres Tab avec commandes que vous utilisez le plus souventNous avons vu assez peu de moyens de tweak MS Office 2010 pour nos propres fins productives. Certes, toute la suite MS Office est un outil de productivité pour commencer, mais il y a encore une clé ...Lire la suite

Video: Comment devenir un ninja??

L`exemple ci-dessous est l`une des façons les plus simples d`économiser une tonne de temps dans Word, et qui est en ajoutant les commandes les plus fréquemment utilisées à la barre Liens rapides.

Vous pouvez y arriver en allant à nouveau dans Options Word, puis cliquez sur le «Personnaliser» Option dans la barre latérale. Vous pouvez voir la zone à gauche où vous pouvez ajouter ou supprimer des commandes de chacun des éléments de la barre de ruban Saikat montre dans son article, mais vous pouvez également utiliser les options sur le droit de sélectionner les commandes spécifiques que vous souhaitez ajouter à la bar rapide lien.

La barre Liens rapides apparaît sur chaque page de menu, quelle que soit la page menu est sélectionné dans la barre de ruban. Cela rend les liens rapides bar le plus rapide pour trouver les fonctionnalités de Word et les commandes que vous utilisez le plus souvent pour le charger plein, et le charger à bon escient.

Il semble toujours comme il y a quelque chose de nouveau pour en savoir plus sur Microsoft Word. Espérons que les cinq conseils offerts dans cet article vous aider à faire mieux et plus vite l`utilisation de ces fonctionnalités. L`écriture est un processus qui peut prendre assez longtemps qu`il est, il n`y a aucune raison pour que le traitement de texte que vous utilisez doit obtenir de la manière. La seule chose qu`il doit faire est de faire vos tâches d`écriture plus rapide et plus facile.

Avez-vous des économiseurs de temps Microsoft Word intéressants? Quel genre de raccourcis et des astuces que vous avez découvert pour faciliter l`écriture plus facile? Partagez vos propres astuces dans la section commentaires ci-dessous.