Comment utiliser les envois de microsoft word pour automatiser des e-mails

Bien qu`il ya beaucoup de choses que je n`aime pas Microsoft Word, il y a beaucoup plus de choses que j`aime à ce sujet. En particulier, j`aime la flexibilité des outils de dessin sont les modèles inclus pour des choses comme des lettres et des curriculum vitae, et surtout, j`aime la possibilité d`automatiser la plupart des tâches que vous faites souvent. L`une de ces tâches est l`envoi de rapports ou des e-mails.

La plupart d`entre nous sont confrontés à un emploi où vous devez envoyer un rapport à toute une équipe de personnes. Ce qui rend ce pire parfois est que vous devez envoyer des e-mails individuellement adaptés à chaque personne ayant des informations spécifiques qui les concernent. Peut-être 80 à 90% du verbiage est le même, mais que 10 ou 20% spécifique à la personne est unique - donc vous vous trouvez passer des heures à écrire des e-mail après e-mail.

Envoi de courriers électroniques automatisés

Autrefois, J`ai écrit sur la façon dont vous pouvez automatiser Google Analytics pour envoyer des rapports planifiés, que vous pouvez ensuite transmettre à votre patron ou client. Mais la forme d`automatisation que je vais vous montrer aujourd`hui est un peu différent. Au lieu de produire les données pour vous, Word va remplir automatiquement les détails sur la personne sur votre liste de contacts, tout en vous permettant de remplir rapidement les données ou les informations que vous souhaitez envoyer à cette personne. Cela rend l`e-mail se sentir personnel et direct, mais en même temps vous n`êtes pas passer des heures à écrire des dizaines ou des centaines de courriels personnels, directs.Comment faire pour mettre Google Analytics à travailler pour vous avec des rapports e-mailComment faire pour mettre Google Analytics à travailler pour vous avec des rapports e-mailLire la suite

Pour commencer, dans Word (dans mes exemples, il est Word 2007), cliquez sur «Publipostage» Puis cliquez sur «Démarrer Publipostage.»

L`Assistant est pas nécessaire, mais il est agréable car il vous aide à vous rappeler tout ce que vous devez faire. Tout d`abord, choisir un modèle que vous souhaitez utiliser pour votre rapport générique.

Word a beaucoup de bons styles et mises en page. Une fois que vous choisissez votre modèle, cliquez sur OK. Maintenant, votre rapport complet est écrit pour vous, tout ce que vous avez à faire est de remplir le texte. En ce qui concerne la date, assurez-vous de choisir « aujourd`hui » pour que le document utilise toujours la date d`aujourd`hui chaque fois que vous recréez plus tard.

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Lorsque vous choisissez votre liste de destinataires pour recevoir ces e-mails, vous pouvez utiliser vos contacts Outlook en cours, une liste de contacts que vous avez exporté d`ailleurs, ou créer une nouvelle liste de contacts.

Dans mon exemple, je l`ai choisi les destinataires de mes contacts actuels Outlook.

Maintenant que vous avez vos destinataires sélectionnés, vous allez dire au document les informations à tirer sur les informations de contacts et intégrer automatiquement dans le rapport. Vous faites cela en cliquant sur le «Insérer champ de fusion" bouton.

Par exemple, je crée un rapport sur un site Web spécifique pour un client, donc je l`ai défini ce site dans leurs coordonnées, et ici je dis Word pour utiliser cette URL dans le rapport.

Si vous utilisez Outlook, ne pas oublier que les contacts Outlook offre Les champs de l`utilisateur, où vous pouvez insérer toute information que vous voulez attribuer à cette personne.

Ceci est utile lorsque les informations que vous souhaitez intégrer pour cette personne ne se trouve pas dans les champs de la liste de contacts.

La chose la plus cool à propos de Microsoft Word Mailings est que vous créez essentiellement « remplir » les champs pour les parties du rapport qui sont uniques pour chaque personne.

Donc, comme vous écrivez le message générique et vous rendre à un endroit où vous devez écrire quelque chose qui aurait des données spécifiques pertinentes à cette personne, cliquez simplement sur «Règles» Et choisissez «Remplir« . Cela vous permet de définir la question et une réponse rapide par défaut. Ce qui va arriver lorsque vous chargez votre document automatisé, il vous demandera de remplir chacun de remplissage dans les champs pour chaque destinataire.

Video: How to Send Email from MS Word

Une fois que vous avez terminé la création de votre mailing automatique, votre document sera composé de certains champs qui remplissent automatiquement en fonction des détails de contact destinataire, et d`autres domaines remplira en fonction de ce que vous avez spécifié pour information.

Pour chaque document, vous pouvez rapidement envoyer le rapport e-mail à partir de Word en cliquant sur le bouton Outlook sur la partie supérieure droite de l`écran, en choisissant «Envoyer un message»(Ou envoyer en pièce jointe PDF), et vous avez terminé!

En utilisant cette technique, vous réduisez votre travail de correspondance d`au moins 50% ou plus. À l`avant, il vous faudra un certain temps pour obtenir le document, mis en place parfaitement, mais chaque semaine ou chaque mois que vous avez besoin de publier le rapport, vous serez très heureux que vous mettez dans l`effort.

Donnez Microsoft Word Publipostage un coup de feu et laissez-nous savoir comment ça se passait. Est-ce qu`il vous gagner du temps? Partagez vos propres expériences avec elle dans la section commentaires ci-dessous!