Automatiser bureau avec publipostage pour créer des étiquettes d`adresse professionnelle, des badges et plus

Utilisez-vous toujours copier&coller pour créer des étiquettes, des badges ou des documents personnalisés autrement? Laissez-nous vous montrer simple automatisation Microsoft Office

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Publipostage est une technique de Microsoft Office pour transférer automatiquement les noms individuels et adresses à partir d`une table dans un modèle personnalisé produire des documents tels que des badges et des étiquettes d`adresse. Que vous soyez envoyer des invitations à une fête de famille ou l`envoi de nouvelles informations de contact à un éventail de clients au travail, il n`y a pas de meilleure façon d`automatiser le processus que l`aide Publipostage.

Préparer Document source

Tout d`abord, vous aurez besoin d`un pool de contacts à la source de vos données à partir. Nous allons créer une feuille de calcul Excel pour le faire, avec des colonnes individuelles pour chaque information que nous voulons avoir accès. Je vais utiliser Excel et Word de la suite Office 2007, mais le processus est en grande partie les mêmes dans les versions plus récentes de bureau. Pour mes besoins, j`ai choisi Nom, Société, Adresse, Ville, État et Code postal - mais en fonction du type de projet sur lequel vous travaillez, vous pouvez bien vouloir inclure des détails différents.

La chose essentielle est que l`information de chaque personne est divisée en colonnes séparées, avec le type d`informations contenues dans chaque colonne comme un titre dans la rangée supérieure. Cela nous permettra de choisir les informations d`identification qui nous utilisons - par exemple, nous pourrions seulement besoin de connaître le nom et la compagnie de quelqu`un pour un badge d`identification, mais nécessitent leur adresse complète si l`on veut ensuite imprimer une étiquette d`adresse plus tard.MovingLabelKit: Téléchargement gratuit imprimables étiquettes mobiles MovingLabelKit: Téléchargement gratuit imprimables étiquettes mobiles Lire la suite

Video: Publipostage d'étiquettes word/Excel

Sélectionnez la source de données

L`étape suivante consiste à mettre en évidence toutes les cellules qui contiennent des informations, puis de sélectionner définir un nom dans le formules languette.

Vous pouvez faire quoi que ce soit le nom que vous voulez, assurez-vous qu`il est quelque chose que vous vous en souvenez plus tard. Si ses informations que vous êtes susceptible de regarder en arrière sur des mois et des années en bas de la ligne, il pourrait être utile de mettre une brève description dans la Commentaire champ vous rafraîchir la mémoire à une date ultérieure.Comment construire un cerveau-Stimuler Habit En 2015,Comment construire un cerveau-Stimuler Habit En 2015,En 2015, donner à votre cerveau un coup de pouce. Il est plus facile que vous pensez et ne prend que quelques minutes de votre vie chaque jour - quelque chose que vous pouvez facilement se transformer en une habitude.Lire la suite

Une fois cela fait, enregistrez votre feuille de calcul et à la tête Word pour aborder l`étape suivante de votre publipostage.

Configuration Fusion et publipostage dans Word

Dans Word, la tête à l`onglet Publipostage et sélectionnez Démarrer Publipostage, puis choisissez le type de document que vous créez - dans mon cas, une étiquette.

Sélectionnez un modèle de correspondance

Si vous êtes travailler sur une enveloppe ou une étiquette, vous allez imprimer sur du papier non standard, vous sera présenté avec un écran qui a plus d`options pour votre type de document sélectionné. Assurez-vous que vous utilisez le bac par défaut de votre imprimante - à moins que vous utilisez un autre bac intentionnellement - puis choisissez le numéro de produit de l`étiquette ou la taille et la disposition de l`enveloppe que vous allez utiliser, de sorte que Word peut appliquer le modèle approprié à votre document.

Source d`importation de données

Par la suite, il est temps de commencer à importer les contacts de la feuille de calcul mis en place pour commencer. Cliquer sur Sélectionner les destinataires dans le Envoi postal onglet, puis choisissez Utilisez la liste Existant. Vous serez présenté avec une fenêtre Explorer - il suffit de naviguer à l`endroit où vous avez enregistré la feuille de calcul. Lorsque vous sélectionnez le fichier Excel, vous serez invité à sélectionner la table que vous souhaitez utiliser-choisir celui que vous avez défini plus tôt dans le processus.Hack de Windows Explorer pour Renforce l`efficacitéHack de Windows Explorer pour Renforce l`efficacitéWindows Explorer - connu sous le nom Explorateur de fichiers sous Windows 8 - est une application qui vous passez probablement une bonne quantité de temps Même les geeks de Windows éviter d`utiliser tout autre programme Microsoft ont tendance ....Lire la suite

Video: apprendre word 2010 - (79) Créer des étiquettes

À ce stade, il vaut la peine de cliquer sur Les champs match dans le Écrire & Insérer des champs ruban pour assurer que toutes les informations contenues dans votre feuille de calcul a été correctement identifié. Couramment utilisés comme champs prénom et Adresse aura probablement été repris automatiquement, mais vous serez en mesure de remédier à quelque chose de plus complexe ou inhabituel ici si nécessaire.

Insérer des données dans modèle

Maintenant, vous pouvez commencer à mettre en œuvre votre publipostage. Sélectionner adresse bloc ou Ligne de voeux du Écrire & Insérer des champs ruban et vous serez options disponibles quant à l`information de votre document comprendra. Depuis que je crée une étiquette, je ne suis pas besoin d`un message d`accueil à inclure, donc je l`ai choisi adresse bloc.

Si nous avions choisi d`entrer des noms dans la feuille de calcul initiale nom, prénom et autres séparément, le Insérez le nom du destinataire dans ce format dialogue nous donnerait une foule d`options quant à la façon de présenter ces informations. Ceci est strictement facultatif, mais si vous souhaitez plus d`options à ce stade il est utile d`examiner. Au-dessus, j`ai décoché la Insérer le nom de l`entreprise option parce que mes étiquettes sont pour un mailing personnel.

Si vous cherchez un peu plus de contrôle sur la mise en page de votre document, plutôt que de choisir adresse bloc, vous pouvez insérer morceau d`information par pièce à l`aide Insérer champ de fusion et sélectionner des détails particuliers qui vous voulez ajouter à votre document. Vous pouvez ensuite sélectionner Aperçu des résultats pour obtenir un oeil à votre produit fini - si vous êtes la création d`une feuille d`étiquettes, pensez à cliquer Les étiquettes de mise à jour dans le Écrire & Insérer des champs ruban de sorte que votre page entière reflète votre travail.

document Format

Maintenant, tout ce qui reste à faire est de faire votre document regarde la façon dont vous voulez - vous pouvez bricoler avec des polices, les tailles de police et autres comme vous le feriez pour tout autre document Word. Si vous travaillez avec des étiquettes, il vous suffit de modifier le mot label- en haut à gauche fera vos modifications au reste des entrées dans votre document aussi longtemps que vous vous souvenez de revenir en arrière et cliquez sur Les étiquettes de mise à jour dans le Publipostage onglet une fois que vous avez terminé.

Finalisez votre document

Lorsque vous êtes satisfait de votre document, retournez à la Publipostage onglet et sélectionnez terminer & Fusionner. Vous recevrez le choix d`éditer les documents individuellement, de les imprimer immédiatement ou de les exporter vers une application de messagerie à envoyer par voie électronique.

Fusion et publipostage a de nombreuses applications

Une fois que vous êtes familier avec le processus de fusion du courrier de base, vous pouvez créer des mailings plus complexes en utilisant les mêmes concepts clés. Une base de données bien entretenu rempli d`informations de contact peuvent être utilisés encore et encore pour produire ces documents - et vous pouvez vous épargner beaucoup de temps dans le processus.Excel Vs. Accès - une feuille de calcul peut remplacer une base de données?Excel Vs. Accès - une feuille de calcul peut remplacer une base de données?Quel outil devez-vous utiliser pour gérer les données? Access et Excel à la fois une fonction de filtrage des données, la collation et l`interrogation. Nous allons vous montrer que l`on est le mieux adapté à vos besoins.Lire la suite

Avez-vous un courrier pointe de fusion que nous avons raté? Ou une autre façon de produire un envoi postal qui permet d`économiser encore plus de temps? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.