Comment créer excel graphiques en trois étapes faciles mise à jour automatique

Si vous êtes comme moi, vous aimez l`idée des cartes et peut penser à des dizaines d`applications utiles pour eux, mais quand il vient à la création eux, la frustration commence.

Graphiques font souvent la prise de décision facile. Ils sont un changement agréable de regarder des lignes et des colonnes de chiffres. Ils ajoutent un peu de style et pizazz à vos documents ou des présentations. Création de diagrammes dans Excel semble compliqué, si vous finissez par se contenter de simples tableaux qui nécessitent beaucoup de travail à maintenir.

Dans mon travail à temps plein, graphiques aider à raccourcir le processus de décision, comme nous pouvons le voir immédiatement les résultats et les modifications à apporter. La difficulté dans le traitement des données et la cartographie, il est il faut sans cesse revenir à la carte et le mettre à jour pour les nouvelles données.

Eh bien, pas plus! Je veux vous montrer trois étapes faciles à créer des graphiques dans Excel que l`auto-mise à jour. Tout ce que vous aurez à faire est d`ajouter des données à la feuille de calcul et le graphique un graphique automatiquement. Vous n`aurez pas à dépendre des autres pour manipuler ou gâcher le tableau et vous ne devrez pas faire tout ce travail supplémentaire soit. Vous n`avez pas besoin de compétences Visual Basic, mais vous devez comprendre les principes de base des tableaux Excel.

Pour vous guider à travers le processus, j`ai créé un magasin pour animaux de compagnie fictive appelée «Paws n » Fangs« ?? et j`ai commencé un classeur Excel intitulé «pnfinv.xls« ??. Voici l`inventaire des animaux Octobre à la dix-septième du mois, ainsi que d`un tableau de base de l`inventaire de chien. Ceci est le point de départ et la première étape - une feuille de calcul avec une carte de base.

Le problème est mise à jour le tableau des nouveaux numéros d`inventaire quotidiens. Je ne veux pas que les commis de magasin au mess avec les cartes et je peux être fatigué de le faire tout le temps aussi bien. Je peux regarder rapidement à ces cartes et déterminer quand et combien d`animaux je commander à mon fournisseur, donc je ne veux pas abandonner l`utilisation des cartes.

La deuxième étape est de nommer la colonne que je veux tracer. Cela se fait par la barre de menu en cliquant Insertgt; Namegt; Définir. Quand le "définir un nom« ?? fenêtre apparaît, nous commençons en cliquant dans la zone de texte sous «Noms dans le classeur« ??. Dans cet espace vide, nous tapons dans l`étiquette de la colonne, nous prévoyons de tracer.

Pour notre exemple, nous tapez «Chiens« ?? exactement tel qu`il apparaît dans la feuille de calcul. Maintenant, nous avons défini un nom, mais nous devons définir plus précisément ce que signifie le nom.

En bas de cette fenêtre est une zone vide pour «Fait référence à:« ??. C`est là que la magie se produit pour notre tableau. Dans cette case, nous utilisons la fonction OFFSET. Notez que la formule est «= OFFSET (Sheet1 $ B $ 7,0,0, COUNTA (Sheet1 $ B $ 6:! $ B 37 $) -1)« ??. Cela semble compliqué, mais nous allons le décomposer.

Ce que nous avons fait dans cette formule est de définir que le nom «Chiens« ?? se réfère à des données dans Sheet1, avec des données à partir de la cellule B7. Le « 0,0 » ?? B7 à petits points, comme ceux-ci sont «Ligne, Colonne« ?? les variables. Si nous avons utilisé « $ B 7 $, 1,0" ?? nous serions référençons B8, comme le « 1 » ?? dans la position variable de ligne signifierait que nous nous référions à une ligne en dessous de la cellule indiquée. Dans notre exemple, il est beaucoup plus facile à référencer directement le point de départ des données en utilisant « $ B 7 $, 0,0" ??.

Ensuite, la formule compte les cellules non vides dans la colonne entière, y compris l`en-tête (B6: B37) et soustrait 1 (pour l`en-tête nécessaires pour les fonctions de tri). Remarquez deux points importants. Tout d`abord, le « Sheet1" ?? partie de la formule est simplement le nom de la feuille sur laquelle se trouvent les données. par défaut d`Excel est Sheet1. Vos graphiques peuvent être dans le même classeur Excel, mais sur une page intitulée « Charts » ??, alors que vous pouvez avoir plusieurs titres de feuille tels que « 9 octobre Inv » ?? «le 9 novembre Inv » ??, etc. Assurez-vous pour référencer correctement le titre de feuille ou vous aurez un désordre sur vos mains.

Le deuxième point est que pour notre exemple, nous avons un nombre défini de jours dans le mois (31), de sorte que notre nombre maximum d`entrées à un par jour est de trente et un. Ainsi, notre gamme définie pour compter étend à la cellule B37, où le 31<sup>st</sup> morceau de données sera. Vous pouvez avoir des centaines de points de données que vous voulez éventuellement remplir et graphique, ou vous pouvez avoir un nombre défini. Le point est d`utiliser une référence assez grand pour que vous n`aurez pas à revenir en arrière et réajuster les noms. Si votre feuille de calcul est une taille définie, il suffit d`utiliser la référence de cellule maximum ici.

Maintenant, nous avons défini le nom de colonne et les données visées par le nom «Chiens« ??. La troisième et dernière étape consiste à pointer le tableau au nom «Chiens« ??. Ceci est assez simple. Faites un clic droit sur le graphique, et sélectionnez «Données source« ??. Clique le "Séries« ?? onglet et dans la zone de texte à côté «Valeurs« ??, tapez simplement le nom de la feuille de calcul et le nom de la plage dans ce format - «= Nom du classeur! Rangename« ??, qui, pour notre exemple finira comme «= pnfinv.xls! Chiens« ??. Le nom du classeur est utilisé ici au lieu du nom de la feuille, les noms définis à partir de la première étape sont ancrées dans le classeur.

Cliquez "D`accord« ?? et le tableau va maintenant se mettre à jour! Nous pouvons tester en entrant davantage de données pour les prochains jours. Si la syntaxe de vos formules a été saisi correctement, vos graphiques devraient mettre à jour vos yeux! Plus besoin de cliquer et faire glisser référence de cellule présente dans le lieu chaque fois que vous ajoutez un morceau de données à votre feuille de calcul. Vous ne devez pas nécessairement créer un graphique pour commencer. Vous pouvez attendre jusqu`à ce que vous avez défini un nom, puis commencer le processus de création de graphiques.

Enfin, pour tous les autres animaux dans mon magasin imaginaire que je peux revenir en arrière par le simple processus en trois étapes et travailler sur la création de graphiques d`auto-mise à jour dans Excel pour mon inventaire complet.

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