Comment archiver les fichiers pdf

L`archivage ne concerne plus seulement les documents papier.

Parce que les formats d`enregistrement électroniques changent si rapidement et les formats de fichiers ne peuvent être ouverts par certains programmes, il y a eu une certaine réticence à compter sur des logiciels propriétaires pour archiver les documents électroniques. Bien que le format PDF a été inventé par Adobe, les spécifications pour la lecture et l`édition d`un document PDF sont disponibles pour les développeurs tiers et les utilisateurs ne doivent pas compter sur Adobe pour ouvrir les documents. Pour cette raison, les archivistes ont commencé à compter sur le PDF / Format de fichier pour l`archivage des documents électroniques.

Video: Comment stocker des fichiers ou documents gratuitement sur Google Drive

Comprendre la différence entre un PDF régulier et PDF / A. Selon l`Organisation internationale de normalisation, PDF / A est un format de fichier basé sur PDF, qui "fournit un mécanisme de représentation des documents électroniques d`une manière qui préserve leur apparence visuelle au fil du temps, indépendamment des outils et des systèmes utilisés pour la création, le stockage ou le rendu des fichiers." Un fichier PDF / A est un PDF permanent qui est formaté de telle sorte qu`il peut être récupéré sous la même forme sur une longue période de temps.

Ouvrez le document PDF que vous souhaitez archiver dans Adobe Acrobat 8.0 ou supérieur ou un éditeur de source tierce. Voir Ressources 1 pour une liste complète des logiciels de création de PDF.

Passez en revue les éléments sont dans le PDF. Pour un fichier PDF pour être compatible avec le format PDF / A, il doit être 100 pour cent contenaient, ce qui signifie qu`aucun des éléments extérieurs sont nécessaires pour que le document soit affiché. Les polices, les images, les graphiques et les couleurs doivent être intégrées dans le document. Dans Adobe Distiller, cliquez sur Paramètres en haut de la barre de menu et sélectionnez Modifier les paramètres PDF. Ici, vous aurez la possibilité d`inclure des images de polices et de couleurs. éléments vidéo et audio ne peuvent pas être inclus dans le PDF / A.

métadonnées d`entrée dans le document afin qu`il sera consultable. métadonnées PDF comprend des mots clés, la version PDF utilisée et le nom du programme qui a créé le document PDF. Pour saisir les métadonnées dans Adobe Acrobat, cliquez sur Advanced dans la barre d`outils. Dans le menu déroulant cliquez sur le document des métadonnées.

Enregistrez le document dans une archive. Une archive peut être un serveur externe sécurisé, disque dur ou un DVD d`or. Les médias que vous décidez de stocker votre PDF d`archivage dépendra de ce qui est le plus sûr dans votre bureau ou maison.

Attention

Fichiers PDF / A peuvent être plus grands que les fichiers PDF réguliers parce que tout est intégré.

Articles Tu auras besoin de

Les références

PDF en tant que norme d`archivage
Archivematica: Type de support Plans de préservation
Une nouvelle norme pour l`archivage à long terme
Adobe: Ajout de renseignements aux médias

A propos de l`auteur

Carey Stumm est archiviste à un musée d`histoire à New York et professeur d`études de musée dans un programme d`études supérieures de l`université. Elle a été un écrivain de subvention pour les musées pendant six ans et a écrit au sujet de la préservation des médias, l`art et l`histoire des transports. Stumm est titulaire d`une maîtrise en bibliothéconomie et de l`information.