Procédures de contrôle des documents pour l`ingénierie

Le contrôle des documents est d`une importance capitale dans un cadre d`ingénierie. Cela vaut particulièrement pour les services qui ont besoin de stocker des documents relatifs aux méthodes impliquées dans leurs procédures. Du ministère qui doit avoir une procédure en place pour les nouvelles embauches, à la fabrication de bout en processus, il est nécessaire d`avoir un moyen de contrôler la création, la révision, la qualité et la mise à jour de ces documents.

Diverses formes de document de contrôle

En fonction du type d`ingénierie qui est entreprise, le montant et le style de contrôle varient considérablement. Par exemple, pour le génie logiciel il peut y avoir moins de dessins, mais peut-être plus des diagrammes de processus mécaniques. De toute façon, il doit être une structure pour le processus. Certains locaux de base doivent être suivies. Tout d`abord, les documents sont générés par un service d`émission. Ils sont principalement utilisés par ce ministère et d`autres ministères peuvent avoir une entrée dans le processus. Mais le contrôle global devrait être prise par le département d`émission. Ensuite, un ensemble de documents doit être créé par une équipe d`écrivains. Les documents doivent être examinés, et donc une équipe d`examinateurs doivent être mis en place qui ont le pouvoir d`examiner et faire l`objet de connaissances pour apporter des corrections et enfin approuver chaque étape.

Procédures d`utilisation normalisées

SOP (procédures d`exploitation standard) existent dans toutes les organisations de formaliser les procédures de tous les aspects du travail qui est fait. Il est important de saisir les procédures de fonctionnement pour tous les domaines de l`organisation. Des procédures pour la prise de nouveaux employés à des procédures pour des opérations spécifiques dans une entreprise de fabrication, chaque procédure est importante. Bien sûr, un département devrait être en mesure d`identifier rapidement un POS spécifique pour une procédure spécifique. Il doit être facile à trouver et il doit être stocké de manière sécurisée et ne peut être modifié que dans un processus de contrôle des documents formalisés. Toutes les mises à jour doivent être clairement enregistrées dans l`emplacement approprié et il devrait être clair qui a fait le changement, la raison et la date et l`heure a été fait.

La Mécanique des documents Contrôle

Un document sera créé à partir d`un ensemble de notes prises lors des entrevues d`une PME (sujet sxpert) et mis en une forme lisible par un rédacteur technique. Le document sera ensuite envoyé pour examen, où il sera mesuré par rapport à un ensemble de directives standard pour créer ce type de document. Au cours de la création d`un document comme celui-ci, il passera par beaucoup de personnes différentes qui vont tous entrer leur point de vue unique dans le processus. Enfin, le document atteindra l`approbation et être stockés dans un dépôt de documents où tout le monde qui a besoin d`y accéder sera en mesure de la voir. A tout moment, une mise à jour peut être nécessaire pour le document. Si tel est le cas, le contrôle efficace des documents capturera les modifications, les raisons de le faire (par exemple, une mise à jour du firmware) et la personne qui a fait les changements. Enfin, tous les documents doivent être soumis à la qualité contrôle- ce sera une étape supplémentaire destinée à maintenir la barre afin que la norme des documents ne tombe jamais en dessous d`un certain niveau prescrit.

Les références

• lien Microsoft: Comment mieux document de contrôle réduit vos risques, augmente votre efficacité

A propos de l`auteur

depuis 1998. Steve Tuffill a été écrit professionnellement Il est un rédacteur technique expérimenté qui a travaillé dans l`informatique depuis de nombreuses années. Il a également une expérience avec les PC, Mac et UNIX. Tuffill a commencé à écrire à l`école, et a poursuivi son éducation permanente en voyageant à travers le monde. Il est titulaire d`un associé du ès arts en anglais.