Mise en place d`une facture avec excel

La conception de facture

Avant la mise en place d`une facture dans Excel, il est d`abord nécessaire de créer un croquis - ou, au moins, développer une idée approximative - de ce que la facture officielle devrait ressembler. Les factures varient considérablement d`un secteur à l`industrie et même des affaires pour les entreprises, mais les champs communs comprennent un logo d`entreprise, société coordonnées (adresse, numéro de téléphone, site Web et adresse e-mail), le nom du client et les coordonnées, plusieurs lignes de descriptions de produits ou de services et les prix, un champ sous-total, taxes sur le terrain (ou frais), un montant total sur le terrain à cause et une zone d`impression bien où l`information sur les garanties, les dispenses de responsabilité et d`autres accessoires sont disponibles. L`exemple ci-joint, avec la permission de la société de conseil aux entreprises Le nouveau groupe de gestion, montre un arrangement typique de ces champs.

Chaque ligne de description séparée

Dans le domaine de la facture où les produits et services, leurs quantités, les prix et les coûts sont détaillés, il est une bonne idée à l`ombre toutes les autres lignes afin que les utilisateurs peuvent lire plus facilement la facture. Pour ombrer la ligne, tout d`abord mettre en évidence les cellules à l`ombre en cliquant sur la gauche, la cellule la plus, en maintenant le bouton de la souris, et en faisant glisser vers la droite, plus la cellule. Lorsque la ligne est sélectionnée, cliquez sur le "Remplir" icône dans la barre d`outils (ou cliquez sur "Format," puis "Cellules," puis "Modèle") Et sélectionner une couleur gris clair. Répétez ce processus pour toutes les autres lignes dans la partie de détail de la facture.

Ajouter un article Total Par

Pour chaque produit ou service, désigner une colonne pour indiquer la quantité d`articles achetés et étiqueter cette colonne dans la rangée supérieure des détails Section- dans la facture exemple ci-dessus, la colonne "ré" a été utilisé à cette fin et le titre a été placé dans la cellule "D11." Ensuite, désigner une colonne où le prix du produit ou service sera répertorié et placez un titre correspondant en haut de la colonne (dans l`exemple, ces informations sont contenues dans la colonne "E" et le titre est situé dans la cellule "E11"). Enfin, désigner la dernière colonne comme "Total" et l`étiquette en conséquence (l`exemple montre le total dans la colonne "F" avec le titre dans la cellule "F11"). Automatiser le calcul du titre en utilisant la formule Excel pour multiplier le prix par article par la quantité. Utilisation de la facture exemple fourni, la cellule "F12" contiendrait la formule "= D12 * E12" pour afficher le prix total de chaque article. Cette automatisation est utile si un client achète plusieurs articles ou des services au même prix, par exemple, un client qui achète dix boîtes de nourriture pour chat à 1,00 $ chacun verrait "1,00 $" dans le "Prix" colonne, "dix" dans le "Quantité" colonne, et le total des "10,00 $" serait calculé automatiquement par la formule Excel dans le "Total" colonne. Répétez ce processus pour chaque ligne dans la section des détails.

Ajouter une section Sous-total

Au bas du produit ou de la section de détail de service, désigner une cellule - généralement la cellule de gauche près du bas de la section - pour afficher le sous-total du client (le sous-total est le prix d`achat total avant taxes, frais ou réductions sont appliquées ). Pour avoir Excel calcule automatiquement le sous-total, le type "= SUM (" dans la cellule sous-total, puis cliquez et faites glisser la souris pour sélectionner tous "Total" cellules créées en "Ajouter un Total Par Itam" au dessus. quand tout "Total" les cellules ont été mises en évidence, appuyez sur "Entrer" et le sous-total sera affiché (le sous-total se mettra à jour automatiquement les données sont saisies à l`avenir).

Ajouter une section Taxes

Dans les cellules juste en dessous du "Total," ajouter (et, le cas échéant, l`étiquette) une cellule où les impôts seront calculés. Pour calculer les impôts locaux, contactez d`abord le collecteur d`impôt local pour identifier le taux de la taxe de vente locale (pour cet exemple, le montant de la taxe de 7,5% sera utilisé). dans le "impôts" cellule de la feuille de calcul Excel, entrer la formule Excel pour multiplier le "Total" par l`équivalent décimal du taux d`imposition. Pour cet exemple, en supposant que le taux de la taxe de vente est de 7,5% et la "Total" F27 est stocké dans la cellule, la formule dans la "impôts" cellule serait entré comme "= F27 * 0,075" Une fois qu`il est entré pour la première fois, cette formule met automatiquement à jour avec toutes les modifications lorsque la feuille de calcul est utilisé.

Ajouter une section totale

Pour afficher le montant total dû, il est nécessaire d`ajouter les taxes et subtotale calculées dans les étapes ci-dessus. Identifier une cellule où le total sera affiché (dans l`exemple ci-joint, le total est affiché dans la cellule "F28"). Dans cette cellule, entrez Excel "SOMME" formule pour ajouter le sous-total et taxes ensemble. Si, comme l`exemple ci-dessus montre, le sous-total est stocké dans la cellule "F26" et le montant de la taxe est stockée dans la cellule "F27," La formule pour calculer le montant total dû se lirait "= SUM (F26 + F27)" Comme le "Total" et "impôts" cellules, le "Total" mettra automatiquement à jour après la création initiale.

Ajouter des notes et d`autres informations nécessaires

Avec l`information financière ajoutée, utilisez l`espace restant sur la facture pour afficher des informations telles que les politiques de retour, des informations de contact, des coupons, des messages de fidélité client ou toute autre information qui pourrait devoir être transmis aux clients. Avec cette information ajoutée et la facture correctement formatée et enregistrée, la facture Excel est terminée.

A propos de l`auteur

Keith Evans a été écrit professionnellement depuis 1994 et travaille maintenant de son bureau à l`extérieur d`Orlando. Il a écrit pour diverses publications imprimées et en ligne et a écrit le livre, "Apparences: L`art de la classe." Evans est titulaire d`un baccalauréat ès arts en communication organisationnelle du Rollins College et poursuit une maîtrise en administration des affaires en matière de leadership stratégique de Andrew Jackson University.