Comment répondre à un e-mail à quelqu`un que vous ne connaissez pas

Don`t use emoticons or other — Ne pas utiliser des émoticônes ou autre "drôle" symboles- ils peuvent sembler stupides au destinataire.

Beaucoup de communication d`entreprise utilisé pour commencer avec une poignée de main, mais qui est tout simplement pas le cas. Au 21e siècle, les chances sont que vous avez "rencontré" et interagi avec de nombreux contacts professionnels et personnels sans jamais voir leurs visages. Un grand nombre de ces interactions commencent par la communication par courriel. Si vous devez écrire un courriel à une personne que vous ne connaissez pas, suivre quelques règles de base pour vous assurer de rester professionnel et ne pas offenser.

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Tapez une ligne d`objet concis qui décrit pourquoi vous écrivez à cette personne. Puisque vous ne connaissez pas la personne, vous devez être clair sur la raison pour laquelle vous écrivez. Les gens ont beaucoup de spam dans leur boîte de réception, donc si vous avez un lien personnel ou d`une entreprise, il peut être une bonne idée de le mentionner dans la ligne objet.

Utilisation "Mme." ou "M." et le nom dans le message d`accueil de la personne. Ne présumez jamais une femme est mariée à moins que vous êtes sûr qu`elle est- en tant que telle, "Mme." est une façon plus neutre pour aborder une femme. Si vous n`êtes pas sûr du sexe de la personne, ne guess- à la place, utiliser le nom et prénom de la personne. Vous pouvez choisir d`utiliser "cher" si vous le souhaitez, comme dans "Cher Mr. Smith," mais vous pouvez également laisser tomber le "cher" et il suffit de taper "M. Smith:". Notez que vous aurez besoin d`une virgule lorsque la "cher" est utilisé et deux points quand il est pas.

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Décrivez la raison pour laquelle vous écrivez ou la connexion que vous avez à la personne dans la première ligne de l`e-mail. Beaucoup de gens ne vont pas franchir la première ligne de l`e-mail si elles supposent qu`il est indésirable mail- même, certaines personnes lisent leurs e-mails sur les appareils mobiles, qui parfois montrent que la première ligne de l`e-mail lorsque les e-mails sont considérés sous forme de liste. En indiquant votre intention avant, vous aurez plus de chances d`obtenir une réponse.

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Pointe

Restez cordial encore formel lors de l`écriture aux gens que vous ne connaissez pas, et essayer de garder l`e-mail court et au point. Comme vous développez une relation avec une personne, il peut être plus approprié d`inclure des blagues ou des émoticônes, mais pour l`instant, rester professionnel jusqu`à ce que vous obtenez une idée de la nature de votre relation.

Les références

Purdue University: Etiquette Email
Conseils d`écriture quotidienne: Les Périls d`écrire à quelqu`un que vous ne connaissez pas

A propos de l`auteur

Nicole Vulcain est journaliste depuis 1997, couvrant le rôle parental et d`aptitude à l`Oregonian, les carrières pour CareerAddict, et Voyage, le jardinage et la forme physique pour Black Hills Woman et d`autres publications. Vulcain est titulaire d`un baccalauréat ès arts en anglais et en journalisme de l`Université du Minnesota. Elle est aussi un athlète à vie et poursuit la certification comme entraîneur personnel.