3 Boosters de productivité email pour vous faire gagner du temps

Video: 3 astuces pour BOOSTER votre PRODUCTIVITÉ (113/365)

Il est facile de s`enliser faire des tâches répétitives, ou la vérification de votre e-mail lorsque vous devriez faire d`autres choses. Ou quand vous êtes au travail, beaucoup de temps peut être repris envoyer des réponses au formulaire ou à courir après les réponses à vos e-mails. Lorsque vous êtes hors du bureau, vous pourriez vous retrouver vérifier votre e-mail sur votre téléphone, ou de se demander si vous avez reçu un e-mail que de votre patron.

Avec les méthodes décrites ci-dessous, vous pouvez automatiser les réponses, le suivi des e-mails, recevoir des notifications lorsque vous avez lus vos e-mails et des notifications lorsque vous recevez des e-mails urgents. Plutôt que de perdre votre temps à vérifier constamment votre boîte de réception pour les nouveaux messages, vous pouvez augmenter votre productivité personnelle email en automatisant une grande partie du processus et accéder à votre e-mail uniquement lorsque vous avez vraiment besoin.

Automatisé de suivi avec FollowUpThen

Il y a toujours quelques personnes qui prennent un peu plus longtemps qu`ils devraient revenir à vous lorsque vous envoyez un e-mail. Pour ces personnes, FollowUpThen est la solution parfaite qui vous fait gagner du temps et d`efforts. Il n`y a pas inscription nécessaire, mais la première fois que vous utilisez leur service, il vous sera demandé de vérifier votre adresse e-mail.

Après cela, chaque fois que vous envoyez un e-mail qui pourraient avoir besoin d`un petit rappel, tous si vous avez à faire est d`ajouter une adresse e-mail FollowUpThen dans le champ CC.

Le format d`adresse e-mail dépend de combien de temps vous voulez attendre avant d`envoyer ce deuxième courrier électronique de suivi. Vous pouvez spécifier la durée du temps d`attente à l`aide [email protected] ou [email protected], et ainsi de suite, ou vous pouvez spécifier la date exacte à l`aide [email protected] ou [email protected]. Assurez-vous simplement d`utiliser le format suivant lors de l`utilisation d`une date de calendrier exact: [email protected]

Si le destinataire répond avant que le temps imparti est écoulé, tant que ils ont frappé le bouton Répondre à tous, un suivi email ne sera pas envoyé. Pour éviter des e-mails de suivi inutiles, il pourrait être judicieux de placer une petite note dans votre signature en vous assurant que lors de la réponse, ils ont frappé Répondre à tous.

Si vous préférez, vous pouvez également placer l`adresse e-mail FollowUpThen dans le champ BCC, avec le seul inconvénient évident, que si elles répondre à l`e-mail avant que le suivi est prévu pour sortir, ils le recevront de toute façon.

Si vous cherchez un moyen d`envoyer des réponses automatiques, les utilisateurs de Gmail devraient consulter le poste de Mark sur comment créer des réponses automatiques aux e-mails en utilisant des filtres Gmail et les réponses en boîte.Créer une réponse automatique e-mail avec un nouveau filtre de GmailCréer une réponse automatique e-mail avec un nouveau filtre de GmailLire la suite

Savoir si vous envoyez e-mails ont été ouverts

Si vous n`êtes pas fan de MS Outlook, mais souhaitez tout de même savoir si un e-mail que vous avez envoyé a été ouvert, il y a des services de tiers que vous pouvez utiliser pour recevoir un reçu de lecture. Le service gratuit disponible le plus facile, WhoReadMe, vous permet d`envoyer des e-mails et les pièces jointes formatés directement à partir de leur site web.

Une fois que vous avez envoyé l`e-mail, vous pouvez vérifier son état en retournant sur le site WhoReadMe et voir la date et l`heure exacte l`e-mail a été ouvert.

seul inconvénient de WhoReadMe est que, alors que vous pouvez envoyer des e-mails illimités, vous êtes limité à 20 reçus de lecture par jour, mais qui est un petit prix à payer pour la facilité d`utilisation du site. Si vous ne voulez pas être limité au nombre des recettes, donner SpyPig essayer, ou si vous voulez savoir si quelqu`un a cliqué sur un lien dans votre e-mail, donnez LinkBlip un essai.

Les e-mails urgents Get partout avec AwayFind

AwayFind est l`un des services de messagerie tiers les plus élaborées là-bas, et est le compagnon idéal pour le bourreau de travail quand ils ne sont pas au bureau. Plutôt que de perdre votre temps à vérifier les e-mails urgents sur votre téléphone lorsque vous êtes en déplacement, AwayFind peut vous avertir des e-mails urgents dans les diverses façons dont vous envoyer un SMS, un message direct sur Twitter, un message sur Google Talk , ou même, de façon assez surprenante, par e-mail.

Une fois que vous avez signé pour un compte, ou tout simplement connecté AwayFind directement à votre Google Apps / compte Gmail, vous pouvez ajouter autant d`adresses e-mail que vous voulez et choisissez vos paramètres de notification.

La première étape consiste à choisir comment vous voulez informé. De toute façon, vous recevrez un code de vérification pour ajouter ce service. Ainsi, par exemple, si vous souhaitez être averti par Twitter, vous recevrez un message direct avec un code de vérification, à condition que vous suivez le compte Twitter AwayFind. Si vous souhaitez recevoir une notification par SMS, vous recevrez un message sur votre téléphone avec un code de vérification.

Vous pouvez également être informé à l`aide des programmes de chat tels que Google Talk, MSN, Yahoo Messenger et AIM. Et enfin, vous pouvez choisir de recevoir un appel téléphonique automatisé à votre mobile, fixe ou divers services VoIP, y compris Skype et Google Talk.

L`étape suivante consistera à mettre en place vos filtres. Si vous voulez être sûr de ne pas manquer les e-mails de votre patron, vous pouvez créer un filtre qui vous avertit de tous les messages provenant d`adresses e-mail spécifiques.

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Vous pouvez également créer des filtres basés sur qui d`autre l`e-mail est envoyé, ou sur des mots clés spécifiques dans le sujet et le message.

Lors de la création d`un nouveau filtre, vous pouvez choisir parmi vos différentes méthodes de notification à la façon dont vous voulez entendre parler de ce filtre spécifique, et de limiter les notifications à certains délais en semaine et le week-end. Vous pouvez également choisir d`envoyer une réponse automatique aux e-mails qui correspondent à ce critère.

L`une des meilleures choses à propos AwayFind est qu`il ne se contente pas vous avertir de l`e-mail, mais permet réellement vous connaissez son contenu. Vous serez informé de la date et date d`envoi, qui est de, et du message, même si vous êtes averti par un appel téléphonique.

Si vous ne voulez pas laisser quoi que ce soit au hasard, vous pouvez également créer une signature pour aller sur tous les e-mails avec un lien vers un formulaire de contact pour les gens de vous joindre s`il est urgent. Bien que cela ne vous ouvrir à la possibilité de recevoir plus de notifications que vous préférez, les chances sont que vos filtres ne couvriront pas tous et toutes les possibilités d`un message urgent. Vous pouvez personnaliser tout le texte qui apparaîtra sur la page, et choisissez comment être averti des nouveaux messages qui vous sont envoyés via le formulaire de contact.

Comment gardez-vous avec vos e-mails et de rester productif en même temps? Faites le nous savoir dans les commentaires.