Comment utiliser google docs pour la collaboration

En tant que programme de traitement de texte, rivalise avec Google Docs MSWord dans ses fonctionnalités et la facilité d`utilisation. Il est également gratuit et peut être utilisé à partir de tout ordinateur connecté à Internet prêt par toute personne qui a un compte Google. En outre, le programme fait en temps réel, la collaboration multi-sites une réalité accessible. Les collaborateurs, les propriétaires et les téléspectateurs de documents peuvent économiser temps et argent en utilisant Google Docs pour la collaboration. Poursuivez votre lecture pour savoir comment utiliser Google Docs à des fins de collaboration.

Partage d`un document

Connectez-vous à votre compte Google Docs et ouvrez le document que vous souhaitez partager avec d`autres utilisateurs. Si vous ne l`avez pas encore un document mis en place aller au fichier -gt; Nouveau document pour créer un. Le nom et enregistrer le fichier, mais rappelez-vous le nom doit être facilement reconnaissable par tous les collaborateurs. Si vous ne saisissez pas de nom, Google Docs sera automatiquement enregistrer le document en utilisant la première phrase sur la page en tant que nom de fichier.

Cliquez "Partager" dans le coin supérieur du document. Dans le menu déroulant choisissez "Partager avec d`autres" et entrez une liste de diffusion ou les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l`accès.

Indiquez si vous voulez qu`ils soient en mesure de simplement voir le document ou d`apporter des modifications aussi bien, vérifier la "Les spectateurs" ou "collaborateurs" boîte en fonction de la réponse, assurez-vous que "Les invitations peuvent être utilisées par tout le monde" case est cochée puis cliquez sur le "Inviter" bouton.

Sélectionner "Publier en tant que page Web" du "Partager" menu si vous voulez plus de 200 personnes pour pouvoir afficher le document. Cela permettra un accès maximum, mais les téléspectateurs ne sera pas en mesure d`apporter des modifications.

Travailler avec des collaborateurs

Discuter des changements en temps réel avec des collaborateurs. Comme vous modifiez un document ou à l`aide d`une présentation, vous pouvez voir une boîte ombragée au bas de l`écran du document avec les noms d`utilisateur sur elle. Cela signifie qu`ils travaillent avec le doc en même temps que vous. Utilisez le "Discuter" onglet pour parler avec eux au sujet de votre travail.

Enquêter collaborateurs dont les noms que vous ne reconnaissez pas. Il est possible que l`un de vos utilisateurs invités ont également invité quelqu`un à partager ce document ou qu`un utilisateur a changé depuis screename l`invitation sortit. En cas de doute, envoyez un e-mail pour confirmer l`identité de l`utilisateur collaboratif.

Voir les modifications qu`ils sont faits par d`autres. auto-sauvegarde fréquemment Google Docs, ce qui signifie que vous serez en mesure de voir toutes les révisions qui ont été effectuées dans une minute ou deux du changement. Cliquez sur Fichier - gt; Historique des révisions pour voir toutes les différentes incarnations de votre document.

Retirer collaborateurs en cliquant sur le "Partager" languette. Sélectionner "Partager avec les autres" et quand vous voyez la "Ce document est actuellement partagé" message, cliquez sur le "X" à côté du nom des utilisateurs fautifs. Cela supprimera son accès au document ou un tableur, mais seulement si vous avez la permission de le faire. Le propriétaire d`un document devrait avoir presque toujours cette autorisation.

Conseils

• vérifier Vous pouvez partager plusieurs documents à la fois en allant à votre liste de Google Docs, cochez les cases en regard du document / noms de feuille de calcul et en cliquant sur la "Partager" bouton.
• vérifier Il est pas nécessaire, mais lorsque vous partagez un document que vous pouvez également ajouter un message personnalisé à la notification par courrier électronique qui va à vos collaborateurs.

A propos de l`auteur

Amanda Morin a servi en tant que professeur de maternelle et spécialiste en intervention précoce pendant 10 ans, travailler avec des enfants ayant des besoins spéciaux et les classes parentales d`enseignement. Depuis qu`il est devenu un rédacteur pigiste, elle a écrit pour un certain nombre de publications, y compris Education.com, le ministère de l`Éducation du Maine, et d`autres ModernMom. Morin est titulaire d`un baccalauréat en sciences de l`éducation élémentaire de l`Université du Maine, Orono.