Inconvénients du logiciel de comptabilité

Le logiciel de comptabilité est conçu pour automatiser une grande partie du processus comptable. Le but est de rendre plus facile la comptabilité, plus rapide et plus précis. Bien que le logiciel ne sert son but, il y a des inconvénients à se fier uniquement sur la technologie pour vos besoins comptables. Voilà pourquoi il est important de comprendre les fondamentaux de la comptabilité ainsi que la façon d`utiliser un logiciel de comptabilité.

Coût

Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous devez acheter le logiciel et les licences supplémentaires nécessaires pour les autres utilisateurs et ordinateurs. Certains logiciels vous oblige à acheter des améliorations ou des mises à jour des fonctionnalités supplémentaires. Vous devez également vous assurer que votre ordinateur est capable d`exécuter le logiciel. Sinon, vous devez mettre à jour votre ordinateur aussi bien.

Reliance sur les ordinateurs

Si votre ordinateur tombe en panne ou les données sont corrompues par un virus, vous ne serez pas en mesure d`utiliser votre logiciel de comptabilité jusqu`à ce que le problème soit résolu. Cela signifie également que vous n`aurez pas accès à toutes les données saisies jusqu`à ce que l`ordinateur fonctionne à nouveau. Vos données peuvent également être corrompus, ce qui signifie que vous devrez entrer de nouveau des informations, sauf si vous avez sauvegardé vos fichiers. De plus, s`il y a une panne de courant, votre logiciel sera inutilisable sauf si vous êtes sur un ordinateur portable alimenté par batterie.

Fraude

Les données de logiciel de comptabilité exige des niveaux de sécurité supplémentaires pour éviter problème comme la fraude et détournement de fonds. Logiciel facilite pour les utilisateurs de modifier les données, ce qui rend la fraude plus facile à accomplir. Par conséquent, il y a un besoin accru pour les auditeurs internes pour vérifier toutes les erreurs de données. Les mesures de sécurité doivent également être prises pour limiter le nombre d`utilisateurs ont le contrôle sur les fonctionnalités de tout logiciel comptable.

Logiciels supplémentaires

La plupart des logiciels de comptabilité vous oblige à avoir un logiciel supplémentaire pour afficher les rapports. Par exemple, certains programmes vous permettent d`exporter les données sous forme de fichier PDF ou une feuille de calcul Excel. Cela permet aux utilisateurs sans le programme de comptabilité pour afficher les données. Cependant, le logiciel de visualisation peut présenter une dépense supplémentaire pour l`utilisateur.

Erreur humaine

Il est facile d`écrire les chiffres erronés, il est encore plus facile à un certain nombre mistype. Saisie des données dans le logiciel comptable peut aussi rapidement entraîner des erreurs graves. Avec les calculs les plus performants du programme, il peut être plus difficile de retracer la cause du problème. Tableurs, les grands livres numériques ou les grands livres écrits rendent le suivi plus simple et plus rapide.

Entraînement

Le logiciel de comptabilité vous oblige à prendre le temps d`apprendre comment l`utiliser. Bien que vous soyez un expert-comptable expérimenté, vous aurez toujours besoin d`apprendre ce que chaque bouton et commande de menu pour ne pas utiliser des logiciels de comptabilité de façon efficace. Cette courbe d`apprentissage peut entraîner des erreurs coûteuses. Dans certains cas, une formation rémunérée peut être nécessaire d`apprendre à effectuer certaines tâches. Si vous n`êtes pas technophiles, le processus pourrait être encore plus difficile.

Temps

De nombreux comptables considèrent qu`il faut plus de temps pour entrer des données dans le logiciel comptable que d`en écrire ou taper dans une feuille de calcul. En raison de l`étape par étape les écrans, le processus prend souvent plus, surtout pour ceux qui n`utilisent pas souvent le logiciel ou sont encore nouveau pour utiliser le programme. Si le logiciel nécessite de nombreuses étapes pour saisir des données de base, les délais peuvent l`emporter sur les avantages des calculs automatiques.

Les références

• lien UMSL: Comptables Manuel Perspectives professionnelles et comptes
• lien Yale: comment les ordinateurs ont simplifié la comptabilité
• lien College Accounting Coach: Quels sont les avantages et inconvénients des systèmes informatisés de comptabilité

A propos de l`auteur

CD. Crowder a été un rédacteur pigiste sur une variété de sujets, y compris, mais sans s`y limiter, la technologie, l`éducation, la musique, les relations et les animaux de compagnie depuis 2008. Crowder est titulaire d`un diplôme d`AAS en réseau et un dans le développement de logiciels et continue de développer des programmes et des sites Web en plus l`écriture.