Comment assurer votre signature e-mail ne donne pas l`impression erronée

Dire adieu est si difficile à faire, est-ce pas? Il est mal à l`aise, et il est parfois maladroit. Eh bien, il ne peut y avoir des instructions pour ces situations, mais au moins nous pouvons offrir des instructions sur la façon dont vous pouvez dire au revoir dans un e-mail sans se sentir maladroit.

Un signature électronique est à toutes fins utiles, votre « au revoir ». Il est pas si vous côtoyez quelqu`un ou leur donner une poignée de main. Il est pas si vous leur donnez seulement votre nom, ou les remettre votre carte de visite avec toutes vos coordonnées inclus. Il est comment vous faire une impression. Ou pas.Vous aussi pouvez bénéficier de la puissance des signatures e-mailVous aussi pouvez bénéficier de la puissance des signatures e-mailUne signature vous dit quelque chose sur une personnalité. Tout comme deux personnes écrivent presque semblables, ils signent aussi différemment. Voilà comment le "science" la graphologie est entré en être. Mais l`ère numérique et l`e-mail ...Lire la suite

Dans cet article, je vais partager les cinq leçons les plus importantes que je l`ai appris au cours des deux décennies que j`ai communiquer avec les gens sur Internet. Il est intéressant, les dilemmes liés aux signatures de courrier électronique ont existé depuis les premiers e-mails ont été envoyés sur Bitnet et FidoNet ou même système de messagerie CTSS du MIT dans les années 1960, mais je me écarter.

Video: How To Add Signatures That Append To The Emails Automatically

Email a été avec nous depuis très longtemps. Alors, comment obtenez-vous droit? Comment vous signez sans regarder comme un snob, mais en offrant suffisamment d`informations pour que les gens savent qui et ce que vous êtes? Commençons. Au moment où nous sommes à travers, vous aurez une assez bonne idée de ce que vous voulez faire avec votre propre signature électronique.

Qu`est-ce que une signature électronique est censé faire

Ces jours-ci, dans le processus d`emailing gens, j`ai 3 différents « niveaux » de signature électronique. Pourquoi? Eh bien, il y a trois niveaux de des relations pour couvrir - tout d`une brève note à un ami, tout le chemin à un message électronique d`affaires formel à une entreprise. Trois variations est vraiment tout ce dont vous avez besoin, et le but de ceux-ci devraient être les suivantes:

1. Un sourire rapide - Cette version de signature continue des e-mails rapides à des amis ou des collègues qui, constamment auxquelles vous avez plusieurs fois par jour.

2. Sourire et une poignée de main - Cette version de signature continue des courriels plus longs à des collègues de travail, où votre e-mail doit être juste un peu plus formel.

3. Une entreprise Handshake et carte de visite - Ceci est pour les moments où vous devez écrire un e-mail lié aux affaires formelles et fournir votre titre et toutes vos informations de contact.

Il y a des règles non écrites à chacun de ces types de signatures de courriel. Cassez, et il ne sera pas la fin du monde. Si vous voulez faire une bonne impression particulièrement bien, alors vous aurez envie de tenir compte de certains de ces conseils pour chaque type de courriel que vous envoyez.

Le rapide sourire Signature

Vous ne devez pas toujours une signature électronique. Au moins, vous n`avez pas toujours besoin d`un formel. Ceci est juste comme quand vous marchez par un collègue dans le couloir. Vous les voyez plusieurs fois par jour. Vous assistez aux mêmes réunions. Avez-vous vraiment besoin de les accueillir dans le couloir avec une poignée de main? Non- la plupart du temps, il est un rapide « Hey Fred » et un sourire, si quoi que ce soit. Lorsque vous êtes emailing rapidement un collègue pour demander des conseils ou un pourboire, vous ne pouvez pas même besoin d`une signature du tout. Si vous vous sentez le besoin de signer, vous pouvez prendre mon approche, que votre nom préfacé par un tiret. Pas besoin de citations fleuries ou des titres élaborés. La personne sait qui vous êtes, ce que vous êtes, et quoi que ce soit au-delà de votre nom serait maladroit. Considérez cela comme une conversation de base par le refroidisseur d`eau, ce qui vous habituellement finir juste avec quelque chose comme « bien, vous attraper plus tard alors! » Et une vague rapide. Rien de plus est nécessaire.

Sourire et une poignée de main

L`autre type de signature est une sorte d`hybride entre formel et informel. C`est un problème difficile à obtenir droite. Ceux-ci peuvent être des collègues que vous souhaitez envoyer un courriel avec des demandes d`affaires semi-formelles, mais vous ne voulez pas qu`ils pensent que vous venez à travers comme raide. Ils doivent apprécier l`importance de l`e-mail, mais vous ne voulez pas qu`ils se demandent si vous êtes en fait toujours des amis. C`est là la signature très subtile entre en jeu. Ceux-ci sont généralement diminué en taille et presque imperceptibles dans le pied de l`e-mail lui-même. L`une des meilleures approches pour c`est une signature que j`appelle le « one-liner ».

Dans cette version, toutes les informations sont réparties avec un caractère « | ». Cela pourrait être aussi simple que l`adresse ou par courriel, numéros de téléphone, les numéros de cellulaires ou autre. Il doit être bref, inclure un peu d`informations nécessaires, et c`est tout. J`ai même vu certaines personnes font de cette signature dans une police qui est plus faible que le reste de l`e-mail - peut-être en gris. Une autre approche que je l`ai mentionné est un deux-liner très bref. En gros, un nom et une forme de contact qui pourrait être un seul numéro de téléphone ou une adresse e-mail.
Évidemment, ceci est pour les bénéficiaires qui savent déjà qui vous êtes, quelle compagnie vous travaillez et vous êtes juste de les envoyer l`un des nombreux e-mails par correspondance. Il fournit la « sensation » d`un e-mail amical, mais si la personne a besoin de vous contacter et ne peut pas garder votre numéro dans leur Rolodex (les gens utilisent toujours les ...?), Puis il y a vos coordonnées au pied de l`e-mail, droit à portée de main.

Une Handshake formelle

Bien sûr, il y a les moments où vous êtes emailing quelqu`un en dehors de l`entreprise, ou peut-être vous envoyer quelqu`un à l`intérieur de l`entreprise au sujet de quelque chose d`officiel qui nécessite la conversation être formelle. Il est comme porter une tenue officielle pour assister à une cérémonie de remise des prix pour vos collègues. Avant que je couvre ce que vous devez faire dans ces cas, il est plus éducatif pour couvrir quoi ne pas faire en premier. Oui, vous devez fournir des informations de contact, comme le nom de votre entreprise, site web et adresse e-mail, mais vous n`avez pas besoin d`en faire trop. Est-il vraiment nécessaire de fournir quatre numéros de téléphone différents, y compris un télécopieur?

Nope, fournir suffisamment d`informations de contact afin qu`il y ait plusieurs méthodes pour vous contacter - par courriel, téléphone, ou peut-être même par l`intermédiaire d`un site Web - mais ne s`emballer pas. Fournir une liste des numéros de téléphone fait ressembler vous êtes si mobile que vous n`êtes jamais à votre bureau et trop difficile à contacter.

Une autre erreur commune est à venir à travers comme auto-promoteur. Les gens aiment ce surchargeront leurs signatures de courriel avec leurs comptes de réseaux sociaux au point où la signature est plus de 10 lignes longue et remplie de la plupart auto-marketing.

Une autre façon de donner une horrible impression est d`utiliser toutes sortes de couleurs funky et polices dans votre adresse e-mail. Il est difficile de tirer quelque chose comme ça loin, parce que les couleurs doivent correspondre, et les polices doivent regarder à droite. Malheureusement, beaucoup de gens ont aucune idée de comment faire correspondre correctement les couleurs et leur signature électronique finit par ressembler à quelque chose d`une usine de Willy Wonka.

Ce genre de signature de clown est non professionnel et quelqu`un que vous l`envoyez à pensera que vous ne savez pas ce que vous faites, peu importe quel domaine vous êtes. Donc, éviter les couleurs extravagantes. Rester simple.

Qu`est-ce que vous pouvez faire droit

Alors qu`est-ce une bonne signature électronique formelle ressembler si vous voulez faire une bonne impression? Allez les informations de base nécessaires, la mise en forme et garder un style simple et don`g trop avec l`information.

Voici un exemple. Celui-ci comprend 4 lignes - nom, entreprise, numéro de téléphone et adresse e-mail. C`est tout.

Cette personne a utilisé le texte brut seulement, et de le garder seulement quatre lignes fait apparaître comme chic et professionnel.

Avec mon adresse, je vais un peu plus loin en gardant la signature modeste en utilisant italique et gris foncé décoloration. Garder une nuance plus claire que le texte lui-même e-mail indique au destinataire que vous considérez comme votre propre information secondaire au message lui-même. C`est une touche subtile d`humilité.

En outre, les titres ne doivent être utilisés lorsqu`ils sont pertinents à la conversation à portée de main. Dans la plupart des courriers liés à mon propre site web, les gens ont besoin de savoir que je suis le propriétaire du site, le titre est important. Seules les informations sont inclus pour un contact rapide - e-mail et numéro de téléphone, c`est tout.

Un autre exemple est la signature que j`utilise à la fois la correspondance interne et externe de MakeUseOf.

Ici, je fait gaufrées entre l`utilisation du titre ou non. Il est généralement important dans les communications électroniques externes et marginalement importante dans certaines communications internes. J`ai commencé avec deux versions - une pour externe et un pour interne - mais suis fatigué de passer manuellement entre les deux, que j`ai décidé de rester avec celui ci-dessus. Au risque de croiser comme vaniteux, il reste fanée et secondaire. Il fait également l`utilisation du caractère « | » mentionné ci-dessus, une petite touche de couleur pour faire le nom du site se démarquer, et j`ai décidé de faire preuve d`audace et d`ajouter une cinquième ligne pour un devis.

Venir avec la signature électronique parfaite qui représente qui vous êtes, ce que vous faites et comment contacter vous pouvez prendre quelques essais et erreurs, mais une fois que vous l`obtenez à droite, il se sent bien en sachant que vous mettez votre bon pied dans chaque correspondance e-mail que vous envoyez.6 conseils pour profiter au maximum de signatures dans Gmail6 conseils pour profiter au maximum de signatures dans GmailLire la suite

Video: Réduisez votre signature électronique

Quels sont vos conseils pour une meilleure signature électronique? Quelles sont les choses que vous aimez ou détestez sur d`autres signatures que vous avez vu? Partagez vos pensées dans la section des commentaires ci-dessous!