Création de l`ordre du chaos: 9 grandes idées pour gérer vos fichiers informatiques

Il est frustrant est pas quand vous ne pouvez pas trouver ce fichier? Lorsque vous avez recherché tous les dossiers imaginables sur votre ordinateur, et en quelque sorte il est perdu ... .ou pire, supprimé. Maintenant, il y a d`excellents outils de recherche pour Windows qui vous permettent de trouver vos fichiers, mais ils ne fonctionnent que si vous connaissez le nom du fichier. Et vous ne voulez pas ouvrir un programme pour trouver tous les fichiers et dossiers que vous avez besoin. Il est juste agréable d`avoir des choses propre et facile d`accès à chaque fois que vous en avez besoin.

Je l`ai mis en place une liste de 9 choses que vous pouvez faire pour gérer les fichiers informatiques et tirer le meilleur parti de votre ordinateur. Parce que ce son but - être plus utile, pas moins utile. Mais les ordinateurs sont souvent plus compliquées d`une certaine façon quand ils ne sont pas mis en place et utilisé correctement, ce qui est essentiellement contre-productif.

Démarrer maintenant - Ne pas mettre hors tension

« Cela semble compliqué. Je le ferais plus tard". Ne laissez pas cette pensée fluage, ou vous pouvez aussi bien lire pas le reste de cet article. Ceci est plus d`une pointe « pas d`excuses » qu`une idée technique, mais comme beaucoup de choses, très peu de compétences est nécessaire pour organiser effectivement et efficace. La plus grande ressource est temps, mais même cela n`est pas nécessaire. Au lieu de vous dire «Je vais à plus tard« , Il suffit de faire rapidement là puis.

Bien sûr, les priorités sont toujours important de garder à l`esprit et ce n`est pas un article de gestion du temps. Cependant, il est surprenant de voir combien peu d`effort qu`il faut vraiment juste pour démarrer le processus. La plus grande ressource qu`il faut est juste une conscience globale de mettre ce fichier ou un dossier au bon endroit.

Demandez-vous ceci - seriez-vous simplement jeter un tas de fichiers ou des dossiers sur tout votre bureau au travail ou à la maison? Qu`en est-il partout dans votre salon, sol, lit, placard ... dois-je continuer? La réponse est, espérons que non. Votre ordinateur peut être comparé à votre maison. Non seulement votre bureau ou votre espace de travail - nous faisons tout sur nos ordinateurs maintenant il est donc important que tout est propre, tout comme votre maison.

Utilisez des dossiers ... S`il vous plaît!

Permettez-moi de vous parler d`un homme et son lecteur flash. Il est branché dans mon ordinateur une fois et il n`a pas de dossiers, seulement les fichiers ... beaucoup des fichiers. Je l`ai déjà expliqué pourquoi vous devez organiser vos fichiers, donc je suis sûr qu`il est clair pourquoi vous avez besoin des dossiers. Mais dans le cas où il n`est pas, les dossiers sont l`épine dorsale de l`organisation, mais même si vous avez des dossiers, vous pouvez toujours être très désorganisé.

est tout aussi mauvais, sinon pire, que les fichiers sur tout votre ordinateur sans une maison (dossier) Un dossier qui est mal étiquetés ou est au mauvais endroit.

Une place pour chaque chose

Ne confondez pas cela avec pour mettre tous vos fichiers dans un dossier ... ou même tous vos dossiers dans un dossier ... ou pire, le bureau. Mais vous avez besoin d`un endroit où vous connaître que vous pouvez également accéder à vos fichiers et dossiers. le Mes documents dossier est l`endroit logique et parfait pour cela - mais encore une fois, ce n`est pas un endroit pour bourrer tous vos fichiers, c`est une maison pour vos dossiers contenant vos fichiers. Pensez-y dans le sens que vous ne mettriez pas vos dossiers dans la cour, ni mettriez-vous votre classeur dans la cour ... vous mettez tous les deux dans la maison. Votre Mes documents dossier est votre « maison » de toutes sortes.

Organiser par catégorie

Une façon d`organiser vos dossiers et fichiers est par catégorie ou type. Par exemple, supposons que vous avez des documents pour l`école, le travail, personnel et professionnel (séparé du travail), ainsi que de la musique, des photos et des films. De toute évidence, musique, photos, vidéos et documents doivent tous être conservés séparément, mais l`organisation va plus loin. Par exemple, vous devez également organiser les types de documents que vous avez. Il y a deux manières de le faire.

Vous pouvez organiser par type de fichier, que je ne recommande pas beaucoup. Bien sûr, il est préférable, mais ce n`est pas idéal. Il est surtout utilisé pour-organisation de masse et « fixation rapide » bien qu`il n`y ait pas beaucoup de « réparer » impliqué. Cette méthode pourrait être utile surtout si vous allez à travers les choses que vous ne avez plus besoin, au moment et / ou ne se soucient pas trop détaillée. Il a sa place, et j`ai des fichiers que j`ai organisé de cette façon, mais il vous laisse toujours savoir que vous avez besoin d`organiser « ces fichiers ». Pour cette raison, ce n`est pas une méthode que je recommande fortement - il y a de meilleures façons.

Vous pouvez également organiser par quelle catégorie le fichier est le plus pertinent pour. Par exemple, un document scolaire devrait aller dans un dossier scolaire.

Organiser par date

L`organisation par date est également utile, mais ne devrait pas être utilisé uniquement par lui-même. La raison d`être, si vous effectuez toujours une recherche d`un fichier, vous trouverez peut-être dans un dossier intitulé « 04-11-2006 ». Si c`est tout ce que vous devez passer, vous devrez probablement ouvrir le dossier à regarder son contenu pour voir ce qui est en elle. Il peut empirer si vous produisez tous les fichiers de cette façon et ont toutes sortes de types mêlés les uns aux autres. Encore une fois, ce n`est pas très organisé et peut-être pire que rien du tout.

Si vous vous sentez l`ajout d`une date est nécessaire (que je vais souvent faire pour le temps des fichiers sensibles ou les fichiers qui sont souvent mis à jour, comme un curriculum vitae), ajouter une description à la date à la fin ou au début, en fonction de vos préférences.

Ne pas trop les sous-dossiers

Sont une nécessité sous-dossiers pour l`organisation des fichiers. Il est l`un des grands avantages qu`un ordinateur a plus de classeurs traditionnels. Un exemple d`une bonne utilisation des sous-dossiers serait d`avoir votre Travail dossier Mes documents, une Projets dossier dans le Travail dossier «[Nom du projet et la date] dossier » dans le Projets dossier, etc. (si nécessaire sont des dossiers supplémentaires).

Cependant, être conscient du nombre de dossiers dans les dossiers que vous avez, car il peut être un dossier de taille d`ouverture de la tâche après la recherche de dossier de vos fichiers. Si des fichiers que vous savez que vous avez besoin d`accéder rapidement, essayez de les garder uniquement un dossier ou deux. Une partie de cela a à voir avec le système que vous créez, avez créé ou sont tout simplement le plus à l`aise, mais il doit aussi faire avec le caractère pratique et la facilité d`accès.

Dénomination des fichiers et des dossiers: court, mais précis

Une autre chose qui est important à considérer lorsque vous organisez vos fichiers est d`être aussi bref que possible, mais aussi détaillée que possible. Pour de nombreux cas, vous pourriez être le seul à utiliser les dossiers ou les fichiers, mais si vous décidez de partager quelque chose avec quelqu`un, que ce soit à titre personnel ou professionnel, vous voulez qu`il soit clair pour eux, ainsi que pour vous. Vous ne voulez pas avoir à penser à ce que vous essayez de décrire dans un titre du dossier. Ne nommez pas un dossier "Matériel scolaire" nomme le "École" - remarquer l`accent sur les choses en capitalisant, ce qui rend aussi les choses semblent plus agréable.

Video: Ouverture 24 boosters Yu Gi Oh " L'ordre du chaos " - grande découverte !

Puis, sous votre dossier scolaire, vous pouvez organiser les choses par l`école (s`il y a plus d`un). Si vous ne disposez pas plus d`une école que vous avez assisté vous pouvez nommer votre dossier « L`école: [Nom de l`école].» Si vous voulez abréger votre initiales de l`école, qui devrait être bien que vous saurez probablement ce qu`ils veulent dire. Cependant, attention à ne pas aller trop loin avec les abréviations. Bien qu`ils puissent être à portée de main en gardant les noms courts, la chose la plus importante est que vous comprenez ce qui est dans ce fichier ou dossier.

Accéder aux dossiers et fichiers rapidement

Comme je le mentionnais précédemment à propos de faire que vos fichiers ne sont pas cachés au plus profond dans la forêt Subfolder, il y a d`autres choses que vous pouvez faire pour rendre vos fichiers facilement accessibles. En plus de l`évidence d`être en mesure de trouver rapidement un fichier, il joue également un rôle important dans le maintien de votre statut de gestion de fichiers. En d`autres termes, il est essentiel que vous pouvez rapidement et facilement enregistrer un nouveau fichier à son emplacement correct sur votre ordinateur.

Changer votre affichage

Dans l`Explorateur Windows, il existe de nombreuses façons d`afficher les fichiers. Avec l`affichage des fichiers dans différentes tailles d`icônes, il y a aussi un volet d`aperçu pour voir ce que le fichier ressemble avant de l`ouvrir. Vous êtes également en mesure de trier vos fichiers par date, nom, etc. Cela ne correspond pas directement à la gestion des fichiers par exemple, mais il permet une meilleure expérience globale. Ce que nous visons est moins de travail et plus d`efficacité et de la façon dont vous affichez vos fichiers peuvent le faire.

Une autre caractéristique de Windows Explorer est la possibilité d`ajouter un dossier à «Favoris.» Si c`est un dossier que vous avez accès à beaucoup, mais ne fait pas partie des dossiers ensemble que Windows a surnommés votre «préféré,» Vous pouvez faire glisser et déposer des dossiers dans cette section. Veillez à ne pas faire glisser le dossier dans un autre dossier déjà dans les favoris.

Pour vous assurer d`avoir réellement le dossier dans la section Favoris, cherchez la ligne solide noir et un message disant «Créer un lien dans les favoris.»

Jump Lists

Windows 7 a une fonctionnalité impressionnante appelée «Jump Lists» Qui vous permet d`épingler des dossiers sur l`icône contextuelle Explorateur Windows à côté du bouton Démarrer de la barre des tâches. Vous pouvez y accéder en cliquant à droite, puis choisir le dossier à ouvrir. Pour ajouter un nouveau dossier, il suffit de saisir et de glisser-déposer sur l`icône Explorateur Windows dans la barre des tâches. Ensuite, vous pouvez déplacer les dossiers autour de quelque façon que vous souhaitez.

Organiser les dossiers de bureau avec Fences

Dans un article précédent de la mine, Nettoyez votre bureau Windows une fois pour toutes, Je l`ai mentionné les deux listes et clôtures saut. Clôtures est un excellent programme pour l`organisation des dossiers que vous n`avez sur votre bureau. Je vous recommande vivement de vérifier que l`article pour un coup d`oeil détaillé dans le nettoyage de votre bureau trop (ce qui à bien des égards est la gestion de vos fichiers, mais d`une manière différente). Bien que, je n`aime pas trop d`icônes et raccourcis sur mon bureau, Fences est un moyen agréable de passer d`icônes à aucune icône avec un simple double clic.Comment nettoyer votre bureau Windows une fois pour toutesComment nettoyer votre bureau Windows une fois pour toutesL`image de fond est plus nuisible que vous réalisez. Un bureau bien rangé de Windows rend les choses plus faciles à trouver, est plus agréable à regarder, et réduit le stress. Nous vous montrons comment obtenir votre bureau dans l`ordre.Lire la suite

Encore une fois, je vous recommande seulement d`avoir les dossiers essentiels sur votre bureau. Si vous accédez à votre dossier avec votre curriculum vitae en souvent, alors allez-y et l`ajouter à votre bureau et utiliser des clôtures pour cacher les icônes lorsque vous ne les avez pas besoin. Mais à bien des égards, ces dossiers pourraient également être ajoutés à votre liste de raccourcis et accessibles avec la même quantité de temps, des clics et des efforts.

Avec l`une de ces options, vous devez être au courant de ce que vous ajoutez à vous assurer de ne pas ajouter trop et que vous supprimez ce que vous ne l`utilisez plus. Sinon, vous allez rencontrer le même problème que vous essayez de résoudre en ce moment - le chaos désordonné.

Archive Ce que vous ne risque ou pas besoin

Tout d`abord, nous devons regarder le terme «archiver« . Il ne supprime pas les fichiers - vous voulez rarement le faire (en fonction du fichier). Il stocke des dossiers contenant des fichiers dans un dossier désigné intitulé « Archive » ou « Les anciens fichiers ». Remarquez que je l`ai dit « dossiers contenant des fichiers » que vous ne voulez pas seulement de jeter un tas de fichiers obsolètes dans un dossier et appelez-le bien. Ce ne fait qu`ajouter à la pagaille que vous avez déjà.

Maintenant, où ce dossier devrait aller? Eh bien, vous ne voulez probablement pas mêla avec vos autres fichiers, mais qui est entièrement à vous. Personnellement, je recommande d`avoir toujours dans la Mes documents dossier de garder les choses faciles à retenir et cohérente. Avec un nom comme «Archiver» Ce sera probablement vers le haut de tout dossier que vous décidez de le mettre. Pour changer cela, vous pouvez ajouter un « z » et une période au début du nom, de sorte que le dossier pourrait ressembler « z.Archive« . Il sera ainsi possible au bas de la liste de sorte que vous ne serez pas à vous soucier qu`il soit de la manière tout le temps.

Retirer & Ne pas créer Doublons

Comment les doublons sont créées reste souvent un mystère. Parfois, il est par la copie des fichiers accidentellement vers un autre emplacement. Heureusement, il y a un programme gratuit qui peut aider à la suppression des doublons de toute sorte de votre ordinateur. J`ai longtemps utilisé Duplicate Cleaner et le recommande fortement. Il obtient les mises à jour récentes, a une interface facile à utiliser et fonctionne tout simplement.

Ne pas faire des copies, des raccourcis

Pour éviter des copies futures des fichiers, il est important de faire des raccourcis des fichiers et dossiers, pas des copies. La différence entre les deux est que la copie est une réplique exacte du premier fichier ou un répertoire, tandis qu`un raccourci conduit simplement le fichier dans l`emplacement d`origine. En plus de ne pas avoir aidé dans le fouillis autant, les raccourcis prennent également moins d`espace.

Pour faire un raccourci, faites un clic droit sur le dossier ou fichier et cliquez sur «Créer un raccourci« . Cela va créer un raccourci dans ce même endroit que le fichier est. Vous pouvez alors prendre ce raccourci, déplacez-le à l`emplacement que vous voulez et même le renommer si vous le désirez. Pour créer un raccourci de quelque chose sur le bureau, faites un clic droit et survolez «Envoyer à" puis clique "bureau« .

Empêcher l`image de fond avec la note basé sur le cloud & Applications de documents

Il y a des choses que vous voulez sauver, mais il semble fastidieux de créer un fichier de documents de bureau ou d`un texte et enregistrez-le dans un dossier sur votre ordinateur. assez vite ce dossier devient plein à craquer de toutes sortes de documents de notes semblables et il devient écrasante à regarder, même pour une note particulière. Pour cette raison, les applications basées sur le cloud sont de plus en plus constamment en popularité et il y a beaucoup de choix.

Ceux que j`utilise personnellement sont largement Evernote et Google Docs. Cependant, ceux qui suivent comme finaliste, à mon avis, sont Springpad et Microsoft Web Apps.

La raison pour laquelle je pense que plus Springpad succède Evernote est principalement en raison de son application locale. Vous n`avez pas besoin d`un navigateur Web pour l`utiliser, mais encore vous pouvez accéder à vos fichiers dans le nuage. Je préfère Google Docs sur Microsoft Web Apps simplement parce qu`il est ce que j`ai développé mon système autour et plus de mes fichiers sont dans ce que Web Apps.

Si vous êtes débutant (ou ne pas encore installés dans un as ou deux programmes, je vous recommande de considérer ces quatre, ainsi que d`autres applications similaires et de voir ceux qui vous convient le mieux).

La raison pour laquelle je recommande d`utiliser ces applications sur la manière traditionnelle de créer un document dans Microsoft Word ou une autre alternative de bureau est parce qu`il vous permet d`organiser, de rechercher et de créer vos notes très facilement. Il existe une pléthore d`articles sur MakeUseOf, ainsi que le reste de l`Internet, qui montre comment faire. Tout comme le titre de cette section implique, il garde l`image de fond vers le bas sur votre ordinateur.

Synchronisez vos fichiers locaux vers le Cloud

Synchronisez vos fichiers locaux vers le cloud est différent de créer des notes et des documents dans le nuage. Ceci est l`une des dernières étapes car il est important que vous compreniez toutes les étapes précédentes en premier. Si vous ne le faites pas, la synchronisation plusieurs fichiers vers le nuage peut réellement aider dans le désordre chaotique des fichiers et des dossiers. Il y a beaucoup d`options dans ce domaine, mais les grands joueurs sont SugarSync, Dropbox, Google Drive et Skydrive. Ce sont mes favoris et je les utilise tous, mais il y a tant d`autres comme Mozy, iDrive, et ainsi de suite.

Je recommande fortement SugarSync pour une sauvegarde globale de vos dossiers d`ordinateurs vers le nuage. Pour les fichiers individuels, Dropbox, Google Drive et SkyDrive fonctionnement est très similaire. Que vous soyez un fan de Google Docs ou d`un ventilateur Microsoft Web Apps peut déterminer si vous utilisez Google Drive ou SkyDrive. Les deux sont en tête à tête et si vous ne l`avez pas essayé les deux, je vous recommande de faire.

Video: recappreview l'ordre du chaos

J`aime Dropbox pour le partage de fichiers et SugarSync pour la sauvegarde et l`accès à tous mes documents sur un autre appareil connecté à Internet. J`ai mis en place SkyDrive pour sauvegarder beaucoup de mes autres fichiers sur mon ordinateur et j`utilise Google Drive pour organiser et ajouter des fichiers à Docs sans un navigateur Web.

SUIVEZ LA & Rapide

Ceci est l`une des choses les plus importantes. Une fois que vous démarrez le processus, vous devez continuer avec diligence sinon il est tout pour rien et vous finirez avec un système de fichiers semi-organisés. C`est non seulement non-productive, mais il vous rappelle aussi que vous jamais terminé.

La clé est d`être rapide. Au moment où vous devez enregistrer ou créer un fichier, vous le mettre dans le bon endroit et s`il n`y a pas une place pour encore, créer un. Que vous faites cela dans le nuage ou localement, vous devez vous rappeler tous les conseils précédents comme étant brève, mais détaillée, évitant de faire des doublons, et prêter attention à la hiérarchie des dossiers en organisant ce qui est logique, mais pas exagérer en ajoutant trop de dossiers.

Conclusion

Rappelez-vous la chose la plus importante est de commencer simplement. Ne pas attendre jusqu`à ce que vous « avez plus de temps » - vous aurez jamais plus de temps. Bien que peut actuellement pas être le meilleur moment pour faire une refonte complète de tous vos fichiers, vous pouvez toujours commencer à faire des dossiers et de ralentir commencer à ajouter vos nouveaux fichiers que vous enregistrez sur votre ordinateur, que ce soit de télécharger ou de créer. Le temps vous permettra de développer et ensuite se concentrer davantage sur vos autres fichiers et de les faire dans l`ordre.

Cela a été beaucoup d`informations à prendre en, je sais, mais si vous avez des questions, je suis plus qu`heureux de vous aider. Avez-vous créé un système similaire à celui décrit ci-dessus? Comment fonctionne il a été pour vous? Y at-il quelque chose que vous aimeriez ajouter ou partager avec les lecteurs pour les idées que vous avez dans la gestion des fichiers informatiques de manière plus efficace?