Faites évoluer votre cauchemar boîte de réception gmail dans un système de messagerie simplifié

Je dois admettre que quand il vient à l`organisation email, Je suis un peu paresseux. Quand je reçois un courriel de quelqu`un, je habituellement juste de déclencher une réponse rapide et laisse le message électronique assis dans ma boîte de réception. Quand je l`habitude d`utiliser Yahoo Mail beaucoup, cela a donné lieu à ma boîte de réception de plus en plus à environ 3000 à 4000 messages. Maintenant, comment exactement vous allez sur la fixation d`un scénario de cauchemar comme ça?

La situation devient encore plus critique lorsque vous commencez à travailler à distance. Vos tâches et discussions de l`équipe ont lieu tous par courrier électronique. Cela rend l`organisation de courrier électronique et la rationalisation encore plus important, car il peut influer sur la qualité de votre travail et si vous tombez sur une personne bien organisée et très fonctionnel ou non.

Tout d`abord, MakeUseOf est clairement le lieu de tourner lorsque vous avez besoin d`aide avec votre Gmail Compte. Deux de mes articles préférés Muo qui mettent l`accent sur la rationalisation Gmail sont la liste impressionnante d`Angelina de façons d`utiliser Gmail comme un outil multi-tâches- et j`ai aussi beaucoup apprécié l`article de Ann Smarty avec quelques exemples de la façon d`utiliser filtres Gmail pour améliorer votre productivité. Dans cet article, je vais partager trois façons puissantes que vous pouvez obtenir votre boîte de réception à s`organiser, plutôt que de passer des heures à essayer de réparer les effets de votre paresse en une seule séance.Comment faire pour activer Gmail dans une machine Multitâche (Partie 1)Comment faire pour activer Gmail dans une machine Multitâche (Partie 1)Lire la suite

Nettoyage de votre boîte de réception comme un processus évolutif

L`organisation et le nettoyage de ma boîte de réception Gmail est à peu près aussi attrayante pour moi comme la lessive ou laver la vaisselle. Cependant, au lieu d`organiser l`ensemble de votre boîte de réception et toute la pile de messages accumulés là-bas, vous pouvez faire une habitude de faire quelques choses en mouvement différemment en avant. Ces « quelques choses » finiront par causer votre boîte de réception pour se nettoyer. Son impossible? Ce n`est pas - il est juste une question de formation de votre boîte de réception Gmail pour agir plus intelligemment et de trier vos messages pour vous.

La première étape une promesse de vous gérer des e-mails entrants en disant Gmail comment trier ou les organiser. En redirigeant les messages entrants communs, vous découvrirez que votre boîte de réception se nettoie très rapidement.

Par exemple, j`ai récemment mis en place Google Agenda pour me délivrer des courriels de rappel pour les tâches que je l`ai prévu de faire pour la journée. Bien que ce soit une bonne façon de faire avancer les choses, il est aussi un excellent moyen de brouiller les pistes jusqu`à une boîte de réception à très court terme. Je l`ai laissé ces messages empilent, mais maintenant je traite les e-mails de notification que je viens de recevoir aujourd`hui et l`utiliser pour revenir en arrière avec effet rétroactif et réorganiser tous ceux qui encombrent actuellement ma boîte de réception. Même si vous avez le message ouvert, tout ce que vous devez faire est de cliquer sur « Plus d`actions » puis sélectionnez « Filtrer les messages comme ceux-ci.

Video: Boîte de réception gmail

De cette façon, vous n`avez pas à comprendre quels critères filtre vous devez utiliser pour appliquer à ce groupe d`images, le système de messagerie connaît déjà l`adresse e-mail que le courrier électronique est venu, et il remplit automatiquement le champ « From » pour toi.

Video: 5. Archiver le courrier

Rappelez-vous, dans le traitement de ces courriels comme ils viennent dans votre boîte de réception aujourd`hui, vous enseignerez votre compte e-mail comment organiser votre boîte de réception pour vous. Cela peut prendre aujourd`hui ou demain temps, mais après un certain temps, vous vous rendrez compte que votre compte Gmail est lui-même garder propre et bien organisé! Le vrai secret à « enseigner » votre compte Gmail ce qu`il faut faire avec le message est à l`étape suivante de la mise en place du filtre.

Si vous venez de commencer à faire cela, alors vous avez probablement n`avez pas des étiquettes prêtes pour les messages que vous espérez d`organiser. N`ayez pas peur - il suffit d`utiliser le menu déroulant à côté de « Appliquer l`étiquette » pour sélectionner « Nouvelle étiquette ... » Cela vous permettra d`attribuer une étiquette qui décrit bien ce type d`e-mail. Par exemple, dans ce cas, j`ai appelé le type e-mail « de Calendar_Notifications », puis dit Gmail d`appliquer cette nouvelle règle aux messages passés.

C`est ce qui rationalise vos efforts. Plutôt que de revenir et de réorganiser vos milliers d`anciens e-mails, vous pouvez laisser vos efforts avec les Nouveau e-mails qui viennent en résultat dans un nettoyage de la pile existante du courrier assortiment qui encombrent votre boîte de réception.

Utilisez Superstars aux e-mails rapidement Drapeau

Si vous êtes comme moi, vous pouvez recevoir des courriels venant de partout - des courriels d`information de votre banque ou d`autres organisations que vous faites des affaires avec, e-mails de collègues ou des personnes que vous gérez, ou des messages importants des membres de l`équipe que vous » re travailler avec. Si vous avez affaire à un afflux massif d`e-mails, il est une idée très intelligente de commencer « signalement » vos messages avec des étoiles.

Habituellement, avec un message signifie que le message est très important, mais il est aussi un excellent moyen de briser ces e-mails « importants » dans les sous-catégories pour la recherche plus tard rapide et facile. Vous pouvez le faire en permettant aux « Superstars » Gmail Labs fonctionnalité.

Cette fonction vous permet d`utiliser jusqu`à 12 icônes uniques étoiles pour que vous puissiez non seulement séparer les messages importants du reste de la pile de boîte de réception, mais vous pouvez trier ces messages importants dans leur propre type spécial. Vous aurez besoin de connaître le nom de l`icône de recherche, donc dans votre page des paramètres Gmail, il suffit de passer la souris sur l`icône du nom de l`icône. Lorsque vous lisez un nouvel e-mail et que vous voulez marquer comme important et le tri - vous pouvez cliquer sur l`option « étoile », puis cliquez plusieurs fois pour changer le type étoile. Dans ce cas, j`ai cliqué cinq fois pour marquer le message comme un e-mail d`information importante sur mes projets de voyage Orbitz.

Plus tard, quand vous voulez rappeler ces messages importants à partir de votre pile de boîte de réception d`e-mails, juste effectuer une recherche pour le type en tapant « a: bleu-info » ou quel que soit le nom du type d`icône est - et seuls les messages que vous « ai signalé va se retourné. Par exemple, voici tous les messages que je Signalé comme des courriels d`information importants.

Cela rend très facile de trouver rapidement les messages que vous avez utilisé pour chasser dans votre boîte de réception pour - gain de temps et d`éviter un véritable casse-tête.

Drapeau e-mails avec des liens rapides critiques

Une autre façon importante d`organiser et de garder trace de ces e-mails critiques que vous savez que vous aurez besoin de traiter le premier moment, vous pouvez est en activant les liens rapides fonctionnalité dans Gmail Labs. Ceci met en place un simple Liens rapides figurent dans le volet de menu de gauche de votre compte Gmail.

Lorsque vous recevez un e-mail que vous savez que vous allez devoir revenir et trouver plus tard, cliquez sur « Ajouter un lien rapide » et Gmail enregistre automatiquement l`URL de cette image et l`ajouter à la liste de menu de gauche. Vous pouvez donner un titre que vous aimez le texte du lien.

Cette liste des liens e-mail dans la barre de menu de gauche avec les titres que vous avez choisis. Ceci est un moyen très utile pour éviter la nécessité de creuser pour les e-mails qui ont des informations importantes comme le numéro de téléphone de quelqu`un qu`ils vous ont envoyés par courriel. Quand il est temps de les appeler, tout ce que vous devez faire est de cliquer sur le lien - pas besoin de passer en revue tous vos autres e-mails pour trouver que des informations importantes.

Notez qu`il existe des options « x » côté de chaque lien rapide. En effet, cette fonctionnalité est destinée à enregistrer des informations rapidement que vous allez avoir besoin à court terme. Une fois que vous avez utilisé les informations, il est une très bonne idée de supprimer le lien rapide afin que vous puissiez garder votre liste de liens rapides aussi courts que possible. Il est essentiellement un bloc-notes rapide pour garder la trace de ces e-mails critiques que vous savez que vous aurez besoin de revenir à nouveau bientôt.

Connaissez-vous d`autres conseils utiles pour vous aider à organiser et rationaliser votre boîte de réception? Partagez vos propres idées et des conseils dans la section commentaires ci-dessous.