5 Étapes pour économiser du papier et de passer au numérique

Video: C'est pas sorcier -PAPIER : il n'a pas toujours la fibre écologique

Papier et d`autres matériaux comme le parchemin étaient autrefois des matériaux très rares et précieux. Aujourd`hui, nous utilisons du papier presque partout ou plutôt - partout où il ne peut pas être remplacé par Plastique.

La production de matériel est soit un fardeau pour l`environnement, bien que le papier - généralement en bois, est biodégradable et donc beaucoup plus facile à recycler.

Le passage au numérique permettra d`économiser non seulement du papier et aider l`environnement, mais aussi de vous faire économiser des tonnes d`espace: votre bureau ou même votre réfrigérateur sera beaucoup plus propre. documents Trouver sera beaucoup plus rapide. Et après tout, nous vivons à l`ère numérique! Voici comment commencer:

1. Numérisation

Tout commence avec la numérisation de vos documents papier existants. Si vous ne disposez pas d`un scanner, vous pouvez utiliser votre appareil photo numérique, prendre une photo et utiliser Snapter pour corriger la perspective et la distorsion. Damien a examiné l`outil en détail quelques mois en arrière: Snapter - Numérisez vos documents sans scannerSnapter - Numérisez vos documents sans scannerSnapter - Numérisez vos documents sans scannerLire la suite

2. fichier

Assurez-vous de trouver un bon système qui vous permettra de suivre facilement vers le bas d`un document que vous pourriez avoir besoin. Demandez-vous toujours, « Où et comment vais-je trouver cela? »

La meilleure façon de déposer des documents est de les avoir probablement en format PDF, en les nommant à la date et une courte description et la recherche de tout ce que vous avez besoin dans le contenu par mots-clés.

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Depuis images recherche de texte ne sont pas encore une norme, le nom du fichier pour les images devra être très descriptif. Sinon, vous pouvez utiliser un outil appelé JOCR, qui extraira le texte de vos documents numérisés et les mettre dans un fichier texte. Vous pouvez donner le fichier texte exactement le même nom que l`image, fichier dans le même dossier, et cette façon, vous serez en mesure de suivre facilement vers le bas du document en question. Varun revue JOCR: Comment faire pour extraire le texte des imagesComment extraire le texte des images (OCR)Comment extraire le texte des images (OCR)La meilleure façon d`extraire le texte d`une image est d`utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR). Nous vous montrons sept outils gratuits OCR pour le travail.Lire la suite

Si cela ressemble à trop de problèmes, vous pouvez également ranger les documents numérisés et PDF à l`aide GMail. Envoyez un email les fichiers pour vous et entrez les mots-clés appropriés, pertinents dans l`e-mail. Il suffit de garder à l`esprit le risque de sécurité que vous pourriez exposer vos fichiers, alors essayez de ne pas télécharger des documents sensibles.

3. Utilisez Outils

Nous utilisons beaucoup de papier pour les notes aléatoires, qui seront ensuite coller autour pour toujours ou jusqu`à ce que nous répandons du café sur nos bureaux là-dessus. Pour économiser du papier et faites votre bureau regarder un peu plus bien rangé, essayez d`obtenir une routine pour l`utilisation des outils.

Rappels, notes rapides, listes de tâches, les adresses peuvent être organisées et stockées numériquement. En fonction des outils que vous utilisez, peut avoir l`avantage supplémentaire d`y accéder où que vous soyez.

Pour des notes rapides, vous devez utiliser Stickies, qui est essentiellement l`alternative numérique à Post-it Notes.

Google Agenda pour un excellent calendrier en ligne et de bureau. Il peut également vous rappeler des tâches. Si vous intégrez Google Agenda dans Thunderbird, vous pouvez même créer des listes de tâches directement depuis votre bureau. Dans mon article Comment faire pour intégrer le calendrier Google dans Thunderbird, vous verrez comment cela est fait.Comment intégrer le calendrier Google dans ThunderbirdComment intégrer le calendrier Google dans ThunderbirdVous utilisez Thunderbird Calendar et Google et vous vous demandez comment vous pouvez unir les deux? Nous vous montrons comment intégrer Google Agenda avec Thunderbird.Lire la suite

L`un des meilleurs outils pour rester organisé et se débarrasser des notes de papier et des rappels est Remember The Milk. Être compatible avec une gamme d`autres applications, il peut aussi bien devenir votre plate-forme centrale pour assurer le suivi des tâches et des informations. David couvert 8 façons simples pour gérer les tâches avec Remember The Milk, ce qui donne un peu plus de perspicacité dans ce que cet outil peut faire pour vous.

En outre, dans l`article Gérer votre vie avec des outils de gestion du temps en ligne gratuit, J`ai examiné plusieurs autres outils utiles, dont certains sont mentionnés ci-dessus.

4. Sauvegarde, sauvegarde, sauvegarde

Pour aller entièrement sans papier, vous devez jeter les documents papier originaux à un moment ou les entreposer. Bien sûr, il y a des documents que vous devez tenir. Mais pour la majorité, les copies numériques seront assez bon.

Cependant, les accidents se produisent. Votre disque dur peut corrompre, en prenant les copies numériques de vos documents avec lui. Ainsi, il est important de créer des sauvegardes régulières.

fichiers confidentiels ne doivent jamais quitter votre disque dur et vous devez les sauvegarder sur des disques externes sur une base régulière. Mark a examiné un outil appelé SyncBack, qui vous aidera à faire facilement: Sauvegardez votre disque dur avec SyncBack

Qu`en est-il des documents stockés dans votre compte GMail? Alors que GMail peut être un endroit assez sûr, vous devez également sauvegarder votre compte GMail, juste pour être sûr à 100% que tout est pris en compte.

Il y a un moyen de sauvegarde à l`aide de sauvegarde GMail GMail, comme Karl décrit dans son article Comment faire pour sauvegarder votre compte Gmail sur votre ordinateur.Comment sauvegarder votre compte Gmail sur votre disque durComment sauvegarder votre compte Gmail sur votre disque durLire la suite

Enfin, après avoir une copie électronique de tous les documents importants, même si vous ne pouvez pas jeter l`original, est une sauvegarde en soi. Imaginez tous vos documents papier précieux perdus dans une inondation ou un incendie - et vous avez encore un double sur un disque dur.

5. Répétez

Effectuez les étapes ci-dessus une habitude. C`est crucial. Gardez la mise en rappels pour numériser des documents papier. Faire la numérisation d`une routine pour tout nouveau qui arrive, et travailler sur des vieux trucs quand vous avez le temps. Et répétez.

Alors, qu`est-ce qui vous empêche de convertir entièrement à partir d`un ancien utilisateur de papier scolaire au nouveau maître numérique d`âge? Faites-nous savoir, numériquement, dans les commentaires.

Crédits photos: spekulator, Gastonmag, sylvestre