Comment quickbooks archiver les fichiers de l`entreprise

Lorsqu`un fichier de la société QuickBooks a eu de nombreuses transactions sur une longue période de temps, l`espace occupé par l`augmentation du logiciel QuickBooks. Cela peut causer des ralentissements extrêmes du processus d`exploitation QuickBooks. La solution est d`archiver les années précédentes de vos fichiers d`entreprise. Dans les anciennes versions de QuickBooks, ce processus a été appelé "archivage"- dans les versions les plus récentes, il est appelé "nettoyer les données de l`entreprise." Ce processus condensent les dossiers de l`entreprise de l`année précédente en supprimant les détails de chaque transaction fermée, ne laissant que les totaux.

Créez et enregistrez une sauvegarde

Insérez un lecteur flash ou un CD-ROM dans l`ordinateur.

Clique sur le "Fichier" bouton dans la barre de menu, puis sélectionnez "Enregistrer une copie ou de sauvegarde." On vous demandera où vous souhaitez enregistrer ce BACKUP- choisir le lecteur flash ou un CD-ROM.

Cliquez dans la "Nom du fichier" boîte et le type "archivé" avant l`extension. Cliquez "D`ACCORD," et le fichier sera sauvegardé sur le lecteur flash ou un CD-ROM.

Archiver le fichier

Cliquez "Fichier" dans la barre de menu du haut et sélectionnez la "Utilitaires" option. Lorsque la fenêtre suivante apparaît, cliquez sur "Les données Clean Up Company."

Sélectionner "Retirer les transactions comme d`une date spécifique." La date que vous choisissez sera la clôture date- toutes les transactions avant cette date seront condensées et les détails de ces transactions seront supprimées.

Cliquez "Prochain" pour ouvrir la fenêtre suivante, vous choisirez des critères supplémentaires pour la suppression des transactions. Il y a quatre options: supprimer la banque défrichée et une carte de crédit transactions- supprimer les transactions marquées à printed- retirer les factures et les estimations marquées à éliminer les transactions contenant les coûts émises, ou non facturées non remboursés. Cliquez "Prochain."

Choisissez de supprimer des éléments qui n`ont pas les transactions dans la fenêtre suivante qui s`ouvre. Ces articles comprennent les comptes, les clients, les fournisseurs, les autres noms, éléments de facture et "Faire" Remarques.

Cliquez "Commencez le nettoyage." Enregistrez le fichier assaini sur le bureau ou un disque dur externe pour continuer à travailler dans QuickBooks.

Pointe

• vérifier Comptables généralement archivent les données QuickBooks après l`exercice a pris fin. Si vous avez un certain nombre de transactions qui ne sont pas fermées, vous pouvez envisager des opérations d`archivage à partir de deux ans avant.

Attention

• Fermer Gardez le fichier de sauvegarde dans un endroit sûr au cas où vous devez revenir à une transaction spécifique pour plus de détails sur une transaction fermée.

Les références

• lien Intuit QuickBooks Support: L`utilitaire Data Clean Up Company
• lien Le conseiller en technologie CPA: Copie Archive des fichiers QuickBooks

A propos de l`auteur

David Roberts a écrit depuis 1985. Il a publié pour divers sites Web, y compris les publications de nouvelles d`affaires en ligne. Il a plus de 11 ans d`expérience dans la préparation fiscale et la consultation des petites entreprises. Il est également Certified Fraud Examiner. Il a obtenu une maîtrise en administration des affaires de l`Université Florida Metropolitan en 2005.