Devenir utilisateur perspectives pro en évitant les erreurs courantes

Si vous travaillez dans un environnement de bureau typique, les chances sont assez bonnes que le système de messagerie est un sever Exchange et que le client de messagerie de choix est Outlook. Nous avons couvert ici Perspectives à MUO de quelques angles, y compris Journal outlook

et la sauvegarde de vos données Outlook. Nous avons même couvert des scripts VBA frais dans Outlook où vous pouvez exporter votre tâches dans une feuille de calcul Excel.Les e-mails, le suivi des appels téléphoniques et des tâches avec Outlook JournalLes e-mails, le suivi des appels téléphoniques et des tâches avec Outlook JournalÉtant donné que Outlook est à peu près aussi commun que Word et Excel sur la plupart des ordinateurs de travail à travers le monde, je voudrais partager avec vous quelques conseils sur la façon dont vous pouvez utiliser le Journal vraiment cool ...Lire la suite

Dans cet article, je vais regarder de plus près au niveau du client Outlook lui-même et quelques-unes des erreurs Outlook courantes que les gens sont souvent victimes. Heureusement, il y a quelques outils intégrés que vous pouvez utiliser pour essayer de vous protéger de faire une de ces erreurs au travail qui vous prendra beaucoup de temps pour vivre vers le bas.

Quelles sont certaines de ces erreurs? Que diriez-vous de frapper «répondre à tous» À l`un de ces e-mails de masse et de faire un imbécile de vous-même? Que diriez-vous d`écrire quelque chose rapidement dans la chaleur de la passion à votre patron que vous regrettez complètement le moment où vous cliquez sur "envoyer« ? Il y a tellement de situations que les gens là-bas qui peuvent se rapporter à ce genre de situations, et beaucoup de gens ont leurs propres histoires d`horreur email. Donc, il est logique que Microsoft intégrer quelques outils importants pour aider à se prémunir contre les erreurs Outlook communes.

Les dangers du courrier électronique

Il y a trois dangers de courriel que je vais couvrir dans cet article - envoi que le courrier électronique que vous regrettez le moment de l`envoyer, envoyer un courrier électronique à la mauvaise personne, et enfin cette vieille réponse, toute erreur que tant de gens sont coupable de.

Video: TITANIC - le Naufrage : 5 Erreurs qui auraient pu être Évitées

L`e-mail Vous REGRETTIEZ Envoi

Vous savez quoi, nous avons tous les jours. Vous obtenez un autre courriel d`un patron ou un collègue qui vient vous frotte le mauvais sens. Vous avez eu un mauvais matin, ou vous ne l`avez pas terminé votre première tasse de café encore, et si vous frappez réponse et lâchez simplement tous votre frustration et la colère dans un, e-mail horrible.

5 minutes et plusieurs malédiction mots plus tard, vous avez terminé cet e-mail et à peine une pause, vous cliquez sur «Envoyer« . Puis, après avoir été assis dans la satisfaction béate pendant environ trois ou quatre secondes, il commence à l`aube sur vous exactement ce que vous venez de faire - et les conséquences potentielles. Vous vous rendez compte, avec un sentiment angoissant estomac, que vous devriez vraiment pas l`avoir envoyé.

Ne craignez rien, Outlook est livré avec un outil très cool juste pour ce genre de chose - sauf que vous devez le faire sur votre client avant vous faites cette erreur émotionnelle, et non après. Je l`appelle la « assurance email retard ». Pour l`activer, il suffit de cliquer sur «Fichier », « Info» Et cliquez sur «gérer les règles & alertes« .

Au fond, ce que vous allez faire ici est de créer une règle qui retarde tous vos e-mails sortants pendant 5 minutes. Cela vous donne un peu d`assurance « cool-down », de sorte que vous pouvez éviter ces erreurs de se produire avant qu`ils ne surviennent.

Sur l`écran de règles E-mail, cliquez sur «Nouvelle règle…»

Ensuite, cliquez sur «Appliquer la règle sur les messages envoyés« . Cela appliquera le délai à chaque email que vous envoyez dès que vous cliquez sur le «Envoyer" bouton.

Sur l`étape suivante dans l`Assistant, vous avez la possibilité de limiter le nombre de messages sortants cela s`applique à. Par exemple, il ne peut être que des messages importants, ou avec certains mots dans le corps de votre message (vérification peut-être pour certains mots de la malédiction des choix que vous aimez à utiliser?)

Dans cet exemple, je vais juste appliquer à tous les messages sortants, de sorte que vous cliquez sur Suivant, puis cliquez sur « Oui » pour le message d`avertissement.

Enfin, sélectionnez «reporter la livraison par un certain nombre de minutes", clique sur le "un numéro» Lien, et fixer la période de retard à tout temps vous pensez qu`il vous faudra pour se rafraîchir et annuler le message avant qu`il ne soit réellement envoyé.

Sur l`étape finale, vous pouvez appliquer des exceptions à cette règle afin qu`il ne retardera pas les messages envoyés à certaines personnes (comme un exemple). Par exemple, je sais que je peux à peu près écrire quoi que ce soit tout ce que je veux à mon ami John, et il ne se fâcher avec moi. Nous sommes meilleurs amis après tout - donc je vais faire une exception pour les messages avec son adresse e-mail dans le champ « bénéficiaire ».

Nommez votre règle de retard, et vous êtes bon pour aller (ne pas oublier d`activer la règle).

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Maintenant, chaque fois que vous envoyez un email, il va asseoir dans la boîte d`envoi pendant 5 minutes. Donc, si vous décidez après une minute ou que l`envoi de l`e-mail était en fait une énorme erreur, vous pouvez aller dans votre boîte d`envoi et de supprimer le message - et éviter une crise majeure.

Vérifiez votre message qui va

Il y a une erreur commune des gens font lors de l`envoi des e-mails rapidement aux gens - vous avez sans doute vécu il vous. Vous allez envoyer un e-mail à un ami nommé, disons, Ryan Dube par exemple. Donc, vous tapez « ry » et trois noms correspondant à partir du serveur Exchange liste de contacts globale ou de votre liste de contacts personnels venir.

Video: 16 ERREURS QUE VOUS N'AVEZ PAS REMARQUE DANS LE FILM VICE-VERSA | Lama Faché

Parce que vous êtes si pressé, vous sélectionnez accidentellement « Bryan Dube« Et passez à écrire sur votre escapade de week-end à Las Vegas. Soigneusement les détails toutes les choses que vous avez fait là - vous savez, toutes les choses qui étaient censées rester à Las Vegas? Vous cliquez sur «Envoyer", Ouvrez votre "Envoyé» Boîte pour vous assurer qu`il est allé à votre copain d`accord, puis il se lève sur vous que vous avez envoyé à la mauvaise personne. Pire encore - Bryan Dube se trouve être le président de l`entreprise que vous avait envoyé des e-mail de masse la semaine dernière (c`est la raison pour laquelle il est présenté comme contact déroulant).

Ouais, c`est ce qu`on appelle vissage.

Au lieu de cela, utiliser un peu pro-pointe droit connu sous le nom de contrôle-K après avoir tapé les deux premières lettres du nom de votre ami. Cela ouvre la «vérifier les noms» Outil et vous permet de sélectionner en fait le nom de la personne de la liste des contacts officiels.

Cela peut se sentir comme une étape supplémentaire dans un premier temps, mais pour ces messages particulièrement sensibles, il est une étape supplémentaire très importante. Il vous permet de confirmer et de vous assurer que le message de votre écriture va à la bonne personne.

Laissez-vous MailTips alerte des erreurs communes Perspectives

Personnellement, je pense que MailTips est l`une des plus grandes inventions jamais construit dans Outlook. MailTips vous protège d`une longue liste de questions en vous avertissant des choses comme si le destinataire que vous envoyez un courriel à est en fait un groupe avec un grand nombre de destinataires (qui vous protégera de la réponse-toute erreur), si vous « re d`envoyer un courrier électronique à l`extérieur de l`entreprise, et des conseils d`information similaires.

Pour activer MailTips, allez dans les options Outlook, sélectionnez «Courrier» Et puis faites défiler jusqu`à ce que le «options de infos-courrier" bouton.

Vous verrez toutes les choses que MailTips fait pour vous dans cette zone Options. Si vous aimez tout ce que vous voyez, vérifiez que «afficher automatiquement» Est sélectionné, puis cliquez sur OK.

MailTips peut vraiment être une bouée de sauvetage. Lorsque des e-mails critiques rouler, vous aurez donné un pourboire que c`est celui que vous voudrez peut-être répondre. Il vous indique également si elle provient d`un système automatisé qui a transmis automatiquement le courrier électronique pour vous - une fonctionnalité intéressante pour les gens informatiques qui ont mis en place des règles d`auto-forward de différents scripts qui surveillent les systèmes informatiques et les serveurs.

MailTips également vous conseiller lorsque vous essayez d`envoyer un e-mail à une adresse e-mail valide, ou à une adresse qui contient un grand nombre de destinataires. MailTips peut vous faire économiser de faire des erreurs de courrier électronique commun dans beaucoup trop de façons de faire la liste ici.

Il suffit de l`utilisation de ces trois importants pro-outils dans Outlook pourrait sauver votre vie - ou au moins votre fierté. les activer et les utiliser, et vous épargner les maux de tête de faire ces erreurs Outlook communes. Il pourrait même sauver votre carrière!

Avez-vous déjà fait des erreurs de courriel embarrassantes où des conseils comme ceux-ci auraient sauvé vous? Partagez vos expériences dans la section commentaires ci-dessous!