Suivre des e-mails, des appels téléphoniques et des tâches avec revue de perspectives

L`une des plaintes les plus semblent les communes de personnes ayant un emploi très occupé est qu`il ne vient pas assez de temps dans la journée pour tout. La seule façon de prendre le temps est d`adapter en quelque sorte plus de tâches en moins d`espace.

Il semble impossible, mais ce n`est pas. Beaucoup de gestion du temps se résume à l`enregistrement du temps et en surveillant la façon dont vous utilisez le temps, venez à comprendre comment vous pourriez perdre du temps ainsi. Chez MakeUseOf, nous avons couvert beaucoup d`outils et des conseils que vous pouvez utiliser pour suivre votre temps tout au long de la journée. Cela pourrait inclure l`installation logiciel comme Klok littéralement « horloge » à chaque seconde de la journée, ou il pourrait inclure l`utilisation de quelque chose comme le plus avancé outil Chrometa que Dave couvert.Capture Missing Time dans votre horaire de travail avec suivi du temps KlokCapture Missing Time dans votre horaire de travail avec suivi du temps KlokAu cours des derniers mois, je l`ai découvert un phénomène très étrange se glisser dans mon emploi du temps de travail. Il me semble continuer à perdre du temps. Comment voulez-vous perdre du temps? Il est plus facile que vous pourriez penser. Vous obtenez...Lire la suite

Toutefois, si vous travaillez dans un bureau typique, les chances sont assez bonnes que vous avez un package Microsoft Office installé sur votre ordinateur. Les chances sont aussi bonnes que le logiciel Office que vous avez inclut Microsoft Outlook. Et si tel est le cas, croyez-le ou non, vous avez déjà une application de suivi du temps très cool construit à droite dans l`ensemble d`outils Microsoft Outlook.

Étant donné que Outlook est à peu près aussi commun que Word et Excel sur la plupart des ordinateurs de travail à travers le monde, je voudrais partager avec vous quelques conseils sur la façon dont vous pouvez utiliser l`outil Journal vraiment cool dans Microsoft Outlook pour suivre votre jour - y compris toutes les tâches , chaque e-mail, chaque appel téléphonique et tout ce que vous faites tout au long de la journée. Ce système de gestion du temps un seul clic qui bat à peu près presque tout ce que vous pouvez télécharger gratuitement.

En utilisant le journal Outlook pour connecter votre journée

Ce qui est étonnant est que beaucoup de gens utilisent Outlook et même jamais se rendre compte que ce petit outil est disponible. Les gens sont tellement habitués à utiliser le calendrier, liste de tâches, et le client e-mail qu`ils ne se soucient même pas de regarder vers le bas dans le coin inférieur droit de la barre de navigation de gauche. Il y a une petite petite icône de cahier vert - qui est l`application Journal.

Lorsque vous ouvrez cette petite application, vous vous rendrez compte assez rapidement que ce n`est pas si peu du tout. Si vous laissez le Journal ouvert dans un coin de votre écran, vous pouvez l`utiliser tout au long de la journée pour garder une trace de toutes vos activités en cliquant simplement sur un bouton - l`entrée Journal.

Lorsque vous lancez une nouvelle entrée de journal, vous donner un nom (sous réserve), choisissez un type d`entrée comme un appel téléphonique, un courriel ou une tâche que vous travaillez, puis cliquez sur le bouton « Start Time » . C`est tout. Il suffit de se rendre au travail. Vous pouvez saisir une description du travail afin que plus tard lorsque vous affichez votre journal, vous aurez un compte rendu détaillé de ce que vous avez fait ce jour-là, mais vraiment la valeur de cet outil est la possibilité de tenir un journal quotidien de vos activités avec très peu d`effort. Il suffit d`ouvrir et cliquez sur.

De l`intérieur de l`entrée de journal, vous pouvez également lancer rapidement de toute autre application Outlook comme un message électronique, un rendez-vous, une nouvelle tâche et plus encore. En d`autres termes, ce qui rend en fait l`outil Journal le meilleur centre de gestion de projet pour chacun des projets que vous pourriez être en train de travailler à votre travail. Quelle meilleure façon de garder une trace des heures globales que vous avez passé sur chaque projet, plus ont la capacité de lier toutes vos activités comme les tâches, les e-mails et plus, directement au dossier du projet?

Si vous voulez voir combien de temps vous avez consacré au projet, ou si votre projet est en baisse dans les délais prévus attribué par votre patron, cliquez sur l`icône « Timeline » et vous verrez les entrées de journal disposées sur une calendrier de calendrier.

Vous pouvez également se concentrer sur la chronologie et l`afficher à l`heure, non seulement par jour.

Le meilleur de tous, si votre patron vous permet de rester demander ce que vous avez travaillé, tout ce que vous avez à faire est un clic droit sur le projet Journal et sélectionnez l`option « Partager ». Il suffit de partager le Journal à votre patron, et il ou elle peut rapidement suivre vos progrès et combien de temps vous consacrer au projet, sans la nécessité de continuer à vous embêter à ce que vous travaillez. Une bonne relation patron-ouvrier se résume à l`ouverture et de la communication, offrant ainsi ce genre de collaboration et de visibilité avec votre patron pourrait facilement marquer des points assez grand.

Bien sûr, vous ne devez pas afficher vos entrées sur un long délai. Si vous voulez juste un coup d`oeil rapide instantané à tout ce que vous avez travaillé ces derniers temps, vous pouvez simplement passer à la vue « Liste d`entrée » et trier par date.

Une fois votre liste des entrées de journal se vulgairement longtemps, ne craignez rien - vous pouvez simplement un clic droit sur la liste chronologique ou l`entrée et choisissez « Aller à la date ... » Cela vous donne la possibilité de voir toutes les entrées que vous avez faites sur un certain journée.

Donc, la prochaine fois que votre collègue dit: « Hé, vous souvenez-vous de ce projet, nous avons travaillé sur le dernier Février? » - vous pouvez simplement retourner ouvrir votre application Journal super-pratique, allez à cette date, et rappeler toutes vos notes et activités depuis ce moment. Vous soufflez tout le monde loin avec votre capacité de se rappeler tout ce que vous avez jamais fait, et tous les projets que vous avez accompli.

C`est l`application Journal en théorie de toute façon. Comment les gens mettent réellement en pratique est une toute autre histoire. Et comment vous mettez en pratique est complètement à vous, mais il faut savoir que l`outil est là si vous avez besoin jamais.

Avez-vous déjà fait usage de l`outil Journal Outlook dans Outlook? Comment at-il fait votre travail plus facile? Partagez vos expériences avec elle dans la section commentaires ci-dessous!