Comment utiliser perspectives pour tâche simple et la gestion de projet

Si vous travaillez sur un petit projet, en tant que travailleur indépendant, ou dans une entreprise avec quelques employés, Outlook 2016 peut vous aider gérer vos projets

et les tâches sans avoir besoin d`un logiciel très lourd. Avec personnalisations simples à la section des tâches, vous pouvez définir des rappels et dates d`échéance, attribuer à dos, et de suivre facilement le temps.Tournez Outlook dans un outil de gestion de projet avec l`intégration OneNoteTournez Outlook dans un outil de gestion de projet avec l`intégration OneNoteOneNote peut faire plus que vous le pensez. Nous allons vous montrer comment transformer votre Outlook pour faire la liste en un puissant outil de gestion de projet à l`aide du plug-in pour Outlook OneNote.Lire la suite

Pourquoi utiliser Outlook pour les projets et les tâches?

Pour les grands projets, chefs de projets et les grandes entreprises utilisent des logiciels professionnels tels que Microsoft Project ou Basecamp, certains les meilleurs outils de gestion de projet pour faire le travail. Ils offrent des fonctionnalités étendues nécessaires pour organiser et gérer des projets réussis.

Cependant, pour les petits projets, pigistes ou équipes d`un ou deux, Outlook présente les caractéristiques essentielles nécessaires pour réussir dans une situation trop petite. Voici quelques-unes des caractéristiques de base qu`il contient:

• champs de travail personnalisables
• Assignable à dos
• rappels utiles
• Suivi du temps
• Mises à jour de statut
• Priorisation et catégorisation
• Fonction d`exportation

Video: Cours de Gestion de Projet : Exemple complet de tâches + qcm

Comment ces fonctionnalités Outlook être utilisées?

Personnaliser avec les champs dont vous avez besoin

Vous pouvez facilement ajouter et supprimer des champs dans la section des tâches. Par exemple, pour suivre le temps, vous pouvez ajouter le travail réel et travail total. Pour le suivi de l`état, vous pouvez ajouter pour cent l`état complet et personnalisé.

Pour choisir vos champs, faites un clic droit sur l`une des colonnes et sélectionnez Sélecteur de champs. Ensuite, il suffit de glisser-déposer les champs à la zone de la colonne.

Video: Gérer vos projets en 10 minutes | Bases de management de projet incontournables

Assigner des tâches facilement

Si vous travaillez avec un partenaire ou d`un employé, l`attribution des tâches à l`autre est simple. Ouvrez la tâche et dans la barre de navigation supérieure sélectionnez Assignez des tâches. Clique le À bouton pour ouvrir votre liste de contacts, sélectionnez le cessionnaire, et cliquez sur le À bouton dans la fenêtre pop-up. Ceci va insérer votre contact dans la tâche et une fois que vous cliquez sur Envoyer, la tâche sera sur son chemin au cessionnaire.

Vous pouvez également inclure un champ pour équipe spéciale qui comprend coches simples et un Assigné à terrain pour voir en un coup d`oeil dont la responsabilité.

Configurer les rappels

Comme pour toute application de tâches, des rappels sont des outils essentiels. Outlook vous permet de personnaliser vos rappels en sélectionnant la date, l`heure et un son spécifique si vous le souhaitez. Les choix de date sont dans un format de calendrier et les choix de temps sont par incréments de 30 minutes.

Circuit Temps

Pour les indépendants ou d`autres qui charge des clients à l`heure, le suivi du temps est un must. Avec Outlook, vous pouvez utiliser à la fois Vrai travail et travail total champs ou juste un d`entre eux, en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez utiliser Travail réel pour le montant facturable et le travail total pour l`ensemble du temps consacré à la tâche. Les deux champs temps record en heures décimales.

Mise à jour Statuses

Perspectives comprend deux pour cent des champs complets et de statut pour garder vos projets et des tâches sur la bonne voie. Comme pour le suivi du temps, vous pouvez utiliser les deux ou un seul, en fonction de vos préférences.

L`avantage de les utiliser ensemble est que si vous marquez une tâche comme 100 pour cent, par exemple, le champ d`état affiche automatiquement Terminé et la tâche sera rayé par.

Le champ d`état comprend également des choix pour En cours, En attente de quelqu`un d`autre, et des impôts différés, dont chacun peut être très utile pour rester sur la bonne voie.

Utilisez priorisation et Catégorisation

En utilisant le champ prioritaire est un autre excellent outil pour la visualisation articles vos plus importants un coup d`oeil. éléments prioritaires montreront un point d`exclamation rouge et bas éléments prioritaires affichera une flèche bleue, vers le bas. Vous pouvez également ajouter un Priorité personnalisée champ si nécessaire.Le 3-Strike système: Comment faire pour Prioriser votre liste de tâchesLe 3-Strike système: Comment faire pour Prioriser votre liste de tâchesN`êtes-vous pas dans votre liste obtenez à faire? Le problème pourrait ne pas être votre productivité, il est peut-être vos priorités. Apprenons comment établir des priorités de la liste des choses à faire, et faire avancer les choses.Lire la suite

La fonction de la catégorie dans Outlook est également très pratique pour repérer les types de tâches spécifiques à un coup d`oeil. Par défaut, les catégories sont nommés pour leur couleur, mais les changer de noms plus parlants est utile. Par exemple, vous pouvez utiliser la catégorie verte pour toutes les tâches financières et nommez-le comme tel. Vous pouvez créer vos propres catégories et choisir la couleur ainsi.

Exporter vos données

Si vous souhaitez exporter vos tâches à une feuille de calcul, il est un processus simple. Pour commencer, sélectionnez Fichier gt; Ouvrir & Exportation gt; Import / Export. Lorsque la fenêtre suivante apparaît ouverte, sélectionnez Exporter vers un fichier dans la liste des choix. Vous pouvez ensuite choisir entre deux fichiers types- Valeurs séparées par des virgules (.csv) ou Fichier de données Outlook (.pst).Comment exporter vos tâches Outlook vers Excel avec VBAComment exporter vos tâches Outlook vers Excel avec VBAest combien il est facile d`intégrer chacun d`entre eux les uns aux autres si vous êtes un fan de Microsoft, une bonne chose qui peut être dit sur les produits MS Office, au moins, ....Lire la suite

L`option Comma Separated Values ​​est un choix couramment utilisé. Il vous permet de cartographier les champs pour une transition propre et le fichier peut être téléchargé ou importé dans des feuilles de calcul et des bases de données. Si tu veux créer une sauvegarde simple de vos tâches Outlook, le fichier de données Outlook peut être choisi.

Dans l`étape suivante, sélectionnez la les tâches dossier dans la liste des options et cliquez sur Prochain. Vous pouvez ensuite régler le nom du fichier et l`emplacement si nécessaire. Vous serez alors finaliser votre exportation. Vous pouvez cliquer sur le Carte des champs personnalisés bouton d`abord, en cas de besoin, ce qui vous permettra de modifier les champs de votre Fichier- cette étape est facultative. Cliquez terminer et vous serez invité à entrer dans une plage de dates pour les tâches à exporter.

Autres fonctions pratiques

Pour la facilité d`utilisation, les tâches dans Outlook offrent des fonctionnalités pratiques et utiles supplémentaires pour aider à vos projets et à dos.

• Tri par colonne.
• Glisser-déposer pour réorganiser les colonnes.
• Envoyer un rapport d`état pour une tâche individuelle en un seul clic.
• Voir la section Détails de la tâche pendant des heures, des informations de facturation et société.
• Filtrez toutes les tâches par mot-clé, le statut ou le temps.

Mobile App est disponible Syncing?

À l`heure actuelle, l`application mobile Outlook ne comprend pas une fonction de la tâche. Mais, si vous devez synchroniser vos tâches Outlook sur la route, heureusement, il y a des applications que vous pouvez vous connecter soit pour Android ou iOS.

• Remember The Milk (version Pro), Android et iOS, 39,99 $ par année
• les tâches & Notes pour MS Exchange (nécessite de compte d`échange), Android, 4,99 $
• SymTasks - tâches Outlook Sync, Android, 6,99 $
• TaskTask pour Outlook et Google Tasks, iOS, 4,99 $
• Tâches Todo Exchange (nécessite compte d`échange), iOS, 9,99 $

Avez-vous essayé les tâches Outlook pour les petits projets?

Utilisation de la fonction de tâches d`Outlook ne fonctionne pas pour tout le monde ou chaque projet. Toutefois, si vous êtes déjà un utilisateur Outlook et juste besoin d`un outil simple, il fonctionne bien.

Video: MS Project ● WBS comment numéroter ● Facile

Avez-vous essayé des tâches Outlook pour le suivi du temps, l`attribution des tâches, ou suivre des projets? Quelles sont vos réflexions sur les fonctionnalités disponibles? S`il vous plaît partager vos idées dans les commentaires ci-dessous.