3 Conseils de productivité rapide tous les utilisateurs de microsoft outlook devrait commencer à utiliser

Les perspectives demeurent l`une des plates-formes de messagerie les plus populaires sur le lieu de travail, et il est livré avec beaucoup de grands outils de productivité qui peuvent vous faire économiser une tonne de temps. Si vous êtes à la recherche de plus de conseils pour ajouter à votre arsenal Outlook, voici trois façons dont vous pouvez utiliser le client de messagerie pour rester sur la bonne voie.

1. Les e-mails Marquer comme lu immédiatement

Lorsque vous cliquez sur un e-mail non lu dans Outlook et supprimez-le sans se déplacer à un autre message, il reste non lu. Ceci est particulièrement gênant parce que vous aurez le vent penser des messages non lus dans votre poubelle.

Aller à Fichier gt; options gt; Courrier. En dessous de panneaux Outlook clique le volet de lecture bouton, et une boîte de dialogue apparaîtra avec quelques options. Le seul paramètre que vous devez changer est Marquer des éléments comme lus lorsqu`ils sont affichés dans le volet de lecture. Assurez-vous que la case est cochée, et entrez 0 pour le nombre de secondes à attendre avant de marquer un élément comme lu.

Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue, et à nouveau sur les paramètres de messagerie. Maintenant, lorsque vous cliquez sur un e-mail dans Outlook, il sera marqué comme lu instantanément.

2. instantanément Créer de nouveaux e-mails avec le texte Copié

Si vous avez copié le texte à partir de votre navigateur, un document, d`un autre e-mail, ou de partout ailleurs sur votre ordinateur, vous pouvez créer instantanément un nouvel email avec ce texte dans le corps de votre e-mail juste en pressant le raccourci clavier Ctrl + V partout dans Outlook.

Pour des e-mails, vous voulez être sur l`onglet Courrier. Si vous êtes sur le calendrier, les contacts, ou onglets Tâches, le texte apparaîtra dans une nouvelle boîte de dialogue de l`élément pour cet onglet respectif.

3. Désactiver les notifications avec des exceptions

Si vous devez vous concentrer et notifications électroniques Outlook vous dérangent, vous pouvez les éteindre. Mais si vous voulez toujours garder un œil sur les e-mails liés au projet que vous travaillez à partir, ou d`individus spécifiques, vous pouvez créer des exceptions à la règle.

Tout d`abord aller à Fichier gt; options gt; Courrier. En dessous de arrivée du message assurez-vous que toutes les options pour les notifications ne sont pas cochées, puis cliquez sur OK.

, Vous allez vouloir suivant créer des exceptions pour des contacts spécifiques. Il y a plusieurs façons dont vous pouvez le faire.

Si vous n`êtes intéressé que par des notifications pour des contacts spécifiques, la meilleure façon de le faire est de naviguer vers un e-mail d`eux, faites un clic droit et sélectionnez Règles gt; Créer une règle. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, assurez-vous que sous Quand je reçois un e-mail avec toutes les conditions choisies la De option est cochée. Pour Effectuez les opérations suivantes sois sûr que Affichage dans le nouvel élément fenêtre d`alerte est vérifié. Si vous le souhaitez, vous pouvez également activer la notification sonore, et aussi aller dans Options avancées pour plus des conditions telles que le texte dans la ligne d`objet et niveau d`importance.

Video: Outlook 2016 Calendar Sharing, Permissions, and Privacy Tips

Si vous voulez, vous pouvez choisir parmi plus de conditions en dehors de l`expéditeur, mais pour cela, vous allez devoir aller au menu à onglets en haut de l`écran, cliquez sur le Règles bouton et aller à Gérer les règles et alertes. Clique le Nouvelle règle bouton. En dessous de Tiens-toi à jour cliquez sur l`option mail Affichage de quelqu`un dans le nouvel élément fenêtre d`alerte et cliquez sur Prochain.

Vous trouverez une liste de conditions différentes pour les types d`e-mails que vous recevez: par l`expéditeur (un individu ou d`un groupe), par des mots spécifiques dans le sujet, envoyé seulement pour vous, marqué comme important ou signalé, avec des mots spécifiques dans le corps, avec des pièces jointes, et bien plus encore.

Cochez la case de la condition que vous souhaitez utiliser à l`étape 1, et à l`étape 2, vous verrez le texte lié pour chaque élément. Cliquez sur chaque lien et suivez les instructions concernant le type de contenu à entrer. Une fois que vous avez fait tous vos choix, cliquez sur Prochain.

Vous pouvez ensuite sélectionner votre action. Pour les notifications, vous pouvez le configurer de sorte que Outlook affiche un message d`alerte spécifique de votre choix, une notification de bureau et / ou jouer un son. Une fois que vous avez fait votre choix, cliquez sur terminer. Vous verrez la règle apparaissent dans la liste Règles et alertes.

Video: L'entreprise BFM, sur BFM Business, la productivité et Outlook (suite et fin)

Si vous avez terminé de mise au point et que vous souhaitez désactiver les notifications de retour sur, juste revenir àFichier gt; options gt; Courrier et toinder arrivée du message désactiver les notifications de nouveau.

Quels conseils Outlook et astuces utilisez-vous pour rester productif? Partagez-les avec nous dans les commentaires.