Comment utiliser Microsoft Access pour la facturation

Gardez une trace de vos factures à l`aide des tables d`accès et des rapports.

Gardez une trace de vos transactions commerciales avec une base de données Microsoft Access. L`utilisation des tableaux et des rapports, vous pouvez vous connecter heures, les salaires et les informations clients, et les afficher avec une facture. Au lieu de créer manuellement une facture personnalisée à chaque fois que vous avez besoin de facturer un client, l`accès peut générer automatiquement les factures que vous pouvez visualiser, imprimer ou par courriel. Le rapport que vous créez contiendra toutes les factures, de sorte que vous n`aurez pas à rechercher des documents à chaque fois que vous avez besoin d`examiner les factures antérieures.

Créer un "Client" table qui contient toutes vos informations client ou client en cliquant sur le "Table design" bouton sur la "Créer" onglet du ruban en haut de la page. le "Table design" outil vous permet de créer une table à partir d`un modèle vierge. Inclure les champs pour le nom, les coordonnées et le numéro d`identification unique de votre client.

Video: Créer une facture avec Access - Création des tables et des relations (1/3)

Créé un "Facture d`achat" table qui contient des informations sur chaque transaction commerciale. Ajouter des champs pour l`emplacement, le coût et d`autres détails nécessaires. Pour affecter un client à chaque transaction, ajoutez un "Nom du client" champ, sélectionnez "Assistant de recherche" comme un type de données et un lien vers la "Client" table.

Sélectionnez le champ Nom du client dans le "Assistant de recherche" pour afficher les noms dans la "Nom du client" domaine de votre "Facture d`achat" table. Cette étape crée une relation entre la "Client" et "Facture d`achat" tables, et réduit la redondance des données. Au lieu de taper les informations de contact pour chaque transaction commerciale du client, vous stockez les informations qu`une seule fois dans la "Client" table.

Créé un "Facture d`achat" rapport en sélectionnant la "Assistant rapport" bouton de la "Créer" onglet sur le ruban. Sélectionnez tous vos champs dans la "Facture d`achat" informations de table et contact avec la clientèle de la "Les clients" table pour afficher sur le rapport. Sélectionner "Modifier la conception du rapport" le dernier écran du "Assistant rapport" de changer la mise en page du rapport.

Ajouter un en-tête et pied de page et d`indiquer votre entreprise coordonnées, termes logo et facture. Augmenter la taille de la section de détail du rapport pour afficher une seule transaction par page. Ajouter sous-totaux et les totaux calculés en plaçant des contrôles sur votre rapport et entrer une expression telle que "= [BillableHours] * [salaire]."

Enregistrez votre rapport et le nom d`un titre descriptif. Basculer vers "Aperçu avant impression" vue d`examiner le contenu et la présentation de votre rapport.

Pointe

Utilisez le "Voir le plan" pour organiser vos zones de texte tout en affichant le contenu du rapport en même temps.

Video: Access : Logiciel de facturation (suivi des factures)

Les références

Microsoft Office: Créer un contrôle Calculée

A propos de l`auteur

Emily Ediger a commencé à écrire professionnellement en 2007. Son travail comprend la documentation des procédures techniques et des programmes d`événements d`édition. Son expertise réside dans la technologie, l`apprentissage interactif et la recherche d`information. Elle est titulaire d`un baccalauréat ès arts en anglais de l`Université Portland State.