6 Façons de garantir offenser, la colère et embêter avec tous les courriels que vous envoyez

Les e-mails sont durs. Il est vraiment difficile de faire passer ce que vous voulez vraiment dire dans un courriel, et la moitié des personnes de temps vous méprendre sur presque toujours. Une grande partie du problème se résume au fait que les gens que vous écrivez à ne peuvent pas voir votre visage. Ils ne peuvent pas voir le sourire sur votre visage, et vous ne pouvez pas voir l`expression sur leur visage - la capacité humaine naturelle de comprendre l`émotion des mots par l`expression du visage est complètement vide dans un e-mail.

Donc, ce qui peut remplacer l`expression faciale et le ton de la voix? Avec quelle efficacité vous obtenez votre message sans avoir tous vos amis ou tout le monde dans le bureau royalement tic tac à vous?

Écrivain Peter Drucker a écrit, « La chose la plus importante en communication est entendu ce qu`on ne dit pas.» Je voudrais aller un peu plus loin que cela, et dire que la chose la plus importante dans l`envoi d`un e-mail est clarifiait juste assez pour que le destinataire ne pas entendre ce qu`on ne dit pas. En fait, ce qui cause la plupart des problèmes de communication e-mail est quand la personne qui reçoit le courrier électronique interprète toutes sortes de choses terribles que vous avez sous-entendu, même si vous avez seulement écrit une seule ligne.

C`est ce qui conduit à la haine et le mécontentement. C`est ce qui nourrit le ressentiment. Voilà pourquoi le mec sur la table lors de la réunion du matin est criante à vous, parce que vous l`aviez un email en copie que vous avez envoyé hier après-midi, et il a pris comme une attaque personnelle.

Crafting Votre Email Parfait

Chez MUO, nous avons couvert beaucoup sur l`aspect technique de l`envoi de courriels, comme l`envoi de courriels anonyme ou mon email sur envoyer des e-mails à partir d`Excel. Mais, quid du côté émotion du courrier électronique? Qu`en est-il que vous rencontrez dans vos e-mails, et de meilleures façons de vous présenter dans le mot écrit qui ne sera pas tout le monde si cochés à vous tout le temps?Comment envoyer des emails Totalement anonymeComment envoyer des emails totalement anonymesLire la suite

Eh bien, ce n`est pas sans beaucoup de douleur et de la souffrance que je peux être ici aujourd`hui et vous dire que je suis en mesure de vous aider. Je l`ai fait à peu près toutes les erreurs qui peuvent être faites par courrier électronique, à partir des premiers jours au collège, quand je tentais de commencer une entreprise de marketing multi-niveau en masse envoyant un courriel à tout le monde sur le campus. En une journée, j`avais mon compte fermé pendant 24 heures et un grand avertissement méchant de l`administrateur de l`ordinateur central d`IBM sur ce qui définit le « spamming ».

Ce ne fut pas tant une leçon dans l`étiquette électronique, comme ce fut un réveil par téléphone que le courriel peut vraiment vous causer des ennuis si vous gérez mal. Au fil des années, je suis offensé des gens, je suis offensé ai, et je suis entré dans abattis-brûlis épopée mot-combats avec les gens. Je voudrais dire que quelqu`un a gagné - mais personne ne gagne jamais. Voilà pourquoi je suis ici aujourd`hui, dans l`espoir d`aider les futurs légions du public à mieux préparer emailing ces e-mails avant de cliquer sur le bouton Envoyer.

1. Envoi d`un roman

Un de mes premiers péchés coupables quand j`ai commencé à travailler comme ingénieur était que j`écrirais presque toujours des courriels qui étendaient sur trois ou quatre paragraphes. La raison était non seulement parce que je peux taper assez vite, mais parce que je me sentais toujours comme si je partais tous les détails, les gens ne comprennent pas vraiment ce que je parlais. Cela peut être vrai dans une certaine mesure - et nous vous aux e-mails qui sont trop bref dans une minute - mais il y a quelque chose à dire pour la simplicité.

Lorsque vous écrivez ces e-mails compliqués, vous ne parviennent pas à faire passer votre message dans une variété de façons. Tout d`abord, le fait que vous avez écrit tant implique à la personne que vous avez peu de respect pour leur temps, et si vous le faites trop souvent, vous êtes obligé de les fâcher. En second lieu, alors qu`un e-mail de 500 mots organisée en plusieurs paragraphes fait beaucoup de sens pour toi, vous êtes le plus confondant probablement tout le monde - et en leur donnant une migraine.

Si vous êtes un wordsmith et ont tendance à plus d`écriture, puis toujours revenir et se rendre au travail sur « hacher » ces phrases. Trouver des moyens nouveaux et créatifs pour les raccourcir, ou vous pouvez peut-être les supprimer entièrement. Peut-être que vous offrez beaucoup trop d`informations. Dites aux gens ce qu`ils avoir besoin à savoir, pas ce que vous voulez qu`ils sachent toi connaître. Tu sais?

2. Envoi d`un e-mail deux mots

L`infraction opposée au roman email est un ou deux e-mails de mots qui n`explique rien du tout. Il est un peu comme quand je demande à mes enfants à la table du dîner, "Alors comment était ta journée?» Après un moment, une réponse réticente, "Bien.» Je ne sais pas pourquoi je pris la peine, je presse sur. «Qu`avez-vous fait, quoi que ce soit amusant?» La réponse inévitable, "Non, pas vraiment.»

Honnêtement, je ne comprends pas pourquoi certaines personnes se soucient même par courrier électronique. Si vous êtes chanceux, un e-mail de cette personne contiendra une phrase complète unique. Si vous êtes malchanceux, la personne sera vous demande de faire quelque chose pour eux, mais sans prendre la peine d`expliquer exactement ce qu`ils veulent que vous fassiez. Il est un peu comme l`envoi d`un message de détresse sur une radio lorsque vous êtes perdu au milieu du désert, et de ne pas informer l`équipage de sauvetage que vos coordonnées sont.

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Il est extrêmement frustrant, parce que les gens doivent lutter pour comprendre qu`est-ce que vous parlez. Pire encore, vous pouvez réellement les forcer à perdre du temps de répondre à votre e-mail, pour vous demander d`élaborer un peu plus.

Je soupçonne que la plupart des gens avec ce problème écrivent ces e-mails courts parce que la frappe est un exercice laborieux. Pas tout le monde peut taper plus de 60 à 70 mots par minute, de sorte que vous ne devez avoir un peu de sympathie pour ce groupe.

3. L`envoi d`un e-mail de masse destiné à une personne

Voulez-vous vraiment cocher les gens hors? Envoyer un e-mail de masse à tout le monde dans votre bureau simplement réprimander une seule personne pour quelque chose qu`ils ont fait mal. Je l`appelle l`e-mail « humiliation publique ». En général, tout le monde dans le bureau peut déjà savoir qu`une personne a fait une erreur, mais le gestionnaire ne peut pas le laisser seul. Ainsi, ils envoient un e-mail de masse à tout le monde en expliquant en détail pourquoi grand et atroce une action particulière est si mal à faire, ou pourquoi cette erreur particulière est si mauvais.

Je dois admettre que, dans certains de mes rôles de gestion dans le passé, je me suis glissé dans ce comportement. Je l`ai vu d`autres de mes collègues le font aussi. Il est une erreur facile à faire, parce que vous pouvez réellement vous assurer que tout le monde vous gérez ne fait pas la même erreur. La réalité est que si tout le monde sait déjà à ce sujet, la personne qui a fait l`erreur est humiliée. Si elles ne le savent pas, tout le monde est confus et ne savent pas si vous êtes ou non en parler.

Faire simple - parler du problème spécifique avec la personne qui a fait l`erreur. Ensuite, si vous sentez qu`il est assez important pour tous, envoyer un avis, mais le faire sonner comme si elle est juste un général « FYI » envoyé vers le bas de la haute direction - cela supprime le ton accusatoire et rend moins personnelle.

4. À l`aide adverbes dramatique

Un autre comportement très fréquent dans les e-mails - généralement des gens qui sont très passionnés par leur travail en général, ou d`un projet spécifique qui est en cours de discussion. Ce comportement est l`utilisation excessive des adverbes très dramatiques. Des phrases comme, « Ce design est tout simplement horriblement mal" ou "Cette approche est douloureusement vague » ne servent qu`à introduire l`émotion dans la discussion.

Quand vous regardez ces phrases sans les adverbes, vous pouvez voir combien plus pragmatique - et beaucoup moins antagonistes - ils sont. Dans le cas contraire, vous venez juste en face comme un sale gosse de trop dramatique, gâtée.

Essayez sans les adverbes. Ce design est faux. Cette approche est vague.

Il ne peut pas plaire au destinataire - mais aussi il ne les attaque pas et les mettre sur la défensive. Il est plus professionnel, et vous pourriez effectivement être en mesure de vous faire passer pour un adulte, même lorsque vous êtes en désaccord avec quelqu`un.

5. Voix passive usage excessif

En fait, il n`a pas été jusqu`à la fin de ma carrière d`écriture que je vraiment, vraiment appris et compris la voix passive. Le problème avec l`apprentissage à ce sujet, est que vous commencez à voir partout. L`une des utilisations les plus courantes de la voix passive est dans le courrier électronique, car la voix passive permet à une personne de se séparer d`une action.

Au lieu de dire, "J`ai conduit le client à l`aéroport », qui fixe la responsabilité directement sur vos épaules, vous pourriez écrire à la place, «Le client a été emmené à l`aéroport « .

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Ceci est un comportement commun chez les personnes qui sont nerveux à l`idée de prendre la responsabilité pour à peu près tout, parce que si quelque chose va mal, ils ne veulent pas être blâmé. Ce sont les mêmes personnes qui se plaignent lorsque les preneurs de risques - ceux qui prennent la responsabilité de faire avancer les choses - obtenir la reconnaissance ou promotions. La vérité est, les gens voient par la voix passive dans les courriels. Si vous avez terminé une tâche ou un objectif accompli, ne pas avoir peur de prendre le crédit!

6.-vous congratuler

Curieusement, l`extrême opposé des gens qui utilisent la voix passive dans le courrier électronique tout le temps, ce sont les gens qui écrivent presque toujours de tout à la première personne. La lecture de leurs e-mails, vous pensez qu`un projet n`a pas été un effort de groupe, ce fut un accomplissement personnel. On aurait pu penser que la personne qui envoie l`e-mail a absolument tout le travail!

Comment reconnaissez-vous ces e-mails? Compter les occurrences du mot « I ».

La lecture d`un e-mail de ce type de personne, il est clair qu`ils se sentent le monde entier tourne autour d`eux, et que tout le monde devrait être leur donner kudos constantes pour tout le travail qu`ils ont accompli à lui seul. Ces e-mails laissent invariablement coéquipiers sentir déprimé et complètement incompris. Cette approche est la voie rapide à la colère et l`isolement de vos pairs.

Je suis sûr qu`il ya beaucoup d`autres types d`e-mails qui fâchent vraiment et offenser les gens. Je parie que vous avez votre propre liste aussi! Quels types d`e-mails mis vraiment hors? Quels sont les types sont vos marottes? Partagez vos pensées dans la section des commentaires ci-dessous.