Comment écrire l`e-mail professionnel parfait (soutenu par les données)

L`écriture des e-mails efficaces semble assez facile. Mais si vous voulez que vos e-mails pour effectuer encore mieux, garder à l`esprit les règles adossées à des scientifiques suivantes.

Dans le passé, nous avons dressé la liste 12 raisons pour lesquelles les gens ne tiennent pas compte encore vos e-mails. Nous avons même vous donné étape par étape les instructions sur amener les gens occupés à répondre à vos messages. Mais maintenant, il est temps de partager quelques conseils, une action encore plus spécifiques - soutenues par des données.12 raisons pour lesquelles les gens ne tiennent pas compte TOUJOURS vos emails12 raisons pour lesquelles les gens ne tiennent pas compte TOUJOURS vos emailsLuttez-vous souvent amener les gens à répondre à vos e-mails? Nous vous montrons pourquoi les gens pourraient ignorer vos e-mails et comment les faire remarquer et réagir à votre message.Lire la suite

Chacun de ces conseils ne pas seulement d`améliorer les chances de vos e-mails en cours de lecture, mais aussi de vous recevoir une réponse positive de ces e-mails. Ceci est important car email est toujours la principale forme de communication dans le monde des affaires. En sachant comment concevoir des e-mails efficaces, vous vous donnez un avantage certain sur vos collègues.

1. Obtenir sur les conditions du premier Nom

Cela semble évident, mais si vous voulez vraiment les gens à faire attention quand ils reçoivent un courriel de vous, utilisez leur nom. Et l`utiliser plus d`une fois.

Des recherches publiées en 2006 a montré que plusieurs régions du cerveau « montrent une plus grande activation à son propre nom », fournissant la preuve que « l`audition de son propre nom a le cerveau unique, l`activation fonctionne ».

Utiliser le nom de votre destinataire dans l`objet du courriel et corps e-mail est donc un truc psychologique qui peut attirer l`attention. Fermeture avec « l`espoir d`entendre bientôt, Stan » est beaucoup plus efficace que de simplement « l`espoir d`entendre bientôt ».

2. Le Embrassez Effet de halo

Les gens sont influencés par des personnes de confiance. Si un gestionnaire vous conseille d`entrer en contact avec le directeur de votre entreprise, le nom de ce gestionnaire dans votre e-mail d`introduction. e-mails froids sont horribles à recevoir. Montrer que vous avez le soutien de quelqu`un vos fiducies bénéficiaires est donc extrêmement important.

Ceci est dû en partie à une théorie appelée Effet de halo. Ceci est une sorte de biais de confirmation. Dans ce cas, le biais améliorerait probablement l`impression générale du directeur de toi tout simplement en raison de leur impression favorable du directeur qui vous a référé.

Vous ne devez pas tenir à mentionner supérieurs, cependant. S`appuyant sur les points de vue et les idées des experts, des clients, des amis communs, et les foules peuvent également renforcer votre e-mail, à condition que le destinataire valorise les points de vue des personnes que vous faites référence.

3. Soyez en colère ou heureux. Mais jamais neutre

Quand Boomerang, un chef de file application Gmail, analysé ses données, ils ont trouvé quelque chose d`incroyablement intéressant. « L`un des facteurs les plus importants pour déterminer le taux de réponse est de savoir comment positifs (mots comme grand) ou négatifs (mots comme mauvais) les mots du message sont ».

Les deux modérément positifs et e-mails négatifs reçus 5-15% plus de réponses que les courriels neutres. Cela étant dit, e-mails extrêmement hostiles à peine reçu aucune réponse. e-mails trop flatteuses ne font beaucoup mieux, que ce soit. En d`autres termes, faire comprendre vos sentiments, mais ne pas réagir de façon excessive.10 Conseils Email pour traiter avec colère, trolls, ou des courriels impolis10 Conseils Email pour traiter avec colère, trolls, ou des courriels impolisIl est incroyablement frustrant de vérifier votre boîte de réception e-mail uniquement pour trouver un message complètement haineux. Pourquoi dans le monde que les gens agissent comme ça? Cela dit, vous devez apprendre à vous défendre en ...Lire la suite

4. Gardez-le court (Mais comment court?)

Je sais je sais. Il y aura des exceptions. Un des mes sites préférés cérébraux, Cerveau Pickings envoie des courriels incroyablement longues qui sont un plaisir à lire. Mais dans l`ensemble, les données que vous devriez éviter suggère des e-mails longs.

En fait, ainsi que d`informations sur les types de mots que vous devez utiliser dans vos messages, Boomerang a également la longueur « idéale » d`un e-mail. Sur la base de leur analyse de 40 millions d`e-mails, ils ont trouvé ceux ne contenant pas plus de 50-175 mots avaient le plus de chances de recevoir une réponse (49-50%). Ceci est également soutenu par les résultats d`une étude du MIT 2010.

Ce conseil est sage, mais pas toujours pratique. Mais la leçon est de garder vos e-mails concis. Une façon de le faire est de souscrire à la philosophie Cinq phrases, et ne jamais envoyer des courriels sur cinq phrases. Comme investisseur et auteur Guy Kawasaki a dit Entrepreneur.com, « moins de cinq phrases est souvent brusque et grossier, plus de cinq fois les déchets phrases. »

5. Utilisez la Parole « Parce que »

Si vous avez l`audace de demander à quelqu`un de faire quelque chose pour vous, au moins lui dire ou elle Pourquoi. Nous avons connu cela depuis les années 70, lorsque le professeur de psychologie à l`Université de Harvard, Ellen Langer a publié une étude mettant en évidence l`importance du mot « parce que ».

Video: L'e-mail professionnel : Introduction et présentation

Nous recevons beaucoup trop souvent des courriels qui demandent juste quelque chose ( « Pouvez-vous me faire parvenir ce rapport 14 heures? »), Sans expliquer pourquoi. Mais en introduisant le mot « car » dans notre demande ( « Pouvez-vous me faire parvenir ce rapport à 14 heures, car il doit être modifié en 17 heures), les chances d`augmentation de la conformité.

Selon cette étude, cela pourrait être parce que « les gens vont sur le comportement « automatique » ... comme une forme d`une heuristique ou raccourci. En entendant le mot « parce que » suivi d`une raison (peu importe comment boiteux la raison en est), nous amène à se conformer « .

6. Ne pas offrir plus de 3 choix

Le paradoxe du choix est là que nous avons une telle abondance d`options que nous devenons paralysés. Pour vous assurer que vos e-mails ne donnent pas lieu à un paradoxe de choix, essayez de ne pas offrir plus de trois options.

L`esprit humain aime la magie de trois. C`est la raison pour laquelle nous donnons trois médailles aux Jeux olympiques. Nous analysons les choses en termes d`optimiste, réaliste et pessimiste (ou élevé, moyen et faible). Et c`est pourquoi les marchés économiques mûrissent souvent que la maison trois principaux concurrents.

En ce qui concerne la prise de décision, nous aimons aussi compter sur trois raisons ou trois choix. Ceci a été démontré par la recherche intitulé Lorsque trois Charms Mais Quatre alarmes, menée par deux spécialistes du comportement. Appliqué à emailing, si vous organiser une réunion ou un appel, essayez de ne donner trois options heure et la date. Sinon, vous pouvez utiliser un outil de rencontre comme Doodle calendrier, que nous avons examiné autrefois.Doodle Supprime la frustration des réunions de planification ou d`événementsDoodle Supprime la frustration des réunions de planification ou d`événementsSouvent, la planification d`une réunion ou d`un événement pour un groupe de personnes d`accord sur peut être aussi frustrant et du temps que de trouver vos enfants perdus dans un centre commercial occupé. L`application Web de sondage en ligne, ...Lire la suite

7. Ecrire au niveau de troisième année

Le niveau de qualité de lecture de vos e-mails peut avoir un effet énorme sur votre taux de réponse. Selon Boomerang, e-mails écrits à un niveau de lecture des collèges avaient un taux de réponse de seulement 39%. La note de lecture la plus efficace était de troisième année, qui a atteint un taux de réponse de 53%.

Le niveau de lecture est principalement figuré dehors en regardant « nombre de syllabes dans vos mots et le nombre de mots dans vos phrases. » Pour améliorer votre taux de réponse alors, gardez vos deux phrases et vos mots courts. Pour vérifier la qualité de lecture de vos e-mails, les copier et les coller dans des outils tels que Lisibilité-score, ou de l`éditeur Hemingway.

8. Relisez votre texte

Pour des e-mails plus cela va sans dire, mais pour des e-mails plus courts, la correction d`épreuves est souvent négligé. C`est une mauvaise idée.

Dans une étude réalisée en 2001, Larry Beason a montré que des erreurs dans l`écriture (y compris l`orthographe et de grammaire, ainsi que les erreurs logiques) ont plusieurs effets négatifs sur la perception de l`écrivain.

Lorsqu`un lecteur remarque une erreur, ils font automatiquement des hypothèses sur l`écrivain. Dans cette étude, les hypothèses les plus courantes étaient que l`écrivain était un penseur défectueux, pas une personne détaillée, un mauvais communicateur, et / ou mal éduquée.

Ce sont des attributs très dommageables, vous pouvez éviter d`être vu, d`avoir simplement par correction des épreuves chacun de vos e-mails.Gramaticalmente Lite - une extension du navigateur pour tous vos besoins Relecture [Chrome, Firefox, Safari]Gramaticalmente Lite - une extension du navigateur pour tous vos besoins Relecture [Chrome, Firefox, Safari]Comment avez-vous relisez actuellement ce que vous tapez sur votre ordinateur? Tapez dans Google? Coller dans Word? Ou utilisez-vous un site de correction d`épreuves que vous collez votre texte dans? Je suis sans aucun doute ...Lire la suite

Video: 26 Rédiger un mail pour répondre à une réclamation

9. Numéros d`affichage en chiffres

Si les chiffres comme les statistiques, les données, les dates, l`heure, etc. sont importants dans votre message, afficher ces chiffres comme plutôt que de les taper (12, au lieu de douze).

Des études de suivi des yeux ont montré que balayent généralement les yeux d`un lecteur sur le texte, alors que « les chiffres arrêtent souvent l`œil errant ». En effet, « chiffres représentent des faits ». Les chiffres sont des données difficiles que l`esprit peut choisir rapidement. L`esprit du lecteur suppose que ces chiffres sont une partie importante du message.

Gardez cela à l`esprit lors de l`élaboration de vos propres e-mails. Si les chiffres sont une partie importante de votre message, afficher ces chiffres en sorte que votre lecteur peut filtrer l`essentiel de l`accessoire.

Rendre le travail e-mail pour vous

Dans la plupart des emplois, des e-mails sont un élément essentiel à la façon dont nous communiquons avec nos collègues. Que vous envoyez 10, ou 100 e-mails par jour, sachant comment créer des messages efficaces est une compétence que vous avez besoin d`apprendre.

Video: comment créer un e-mail professionnel

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, ce n`est pas difficile. De petits changements, comme la fabrication de vos e-mails plus succinct, la correction d`épreuves, ou en changeant l`émotion de votre écriture peut avoir un grand impact. Et avec outils d`amélioration de courrier électronique gratuit pour aider, il n`y a aucune excuse.5 Outils qui peuvent vous aider à mieux écrire des emails5 Outils qui peuvent vous aider à mieux écrire des emailsTout le monde tente toujours de résoudre le problème de courrier électronique. Alors, parlons aussi de l`habitude la plus fondamentale de tout - l`art d`écrire de meilleurs emails. Avec l`aide de quelques outils cool.Lire la suite

Ces chances ne peuvent que rendre plus probable que vos e-mails seront remarqués et ont répondu, mais aussi aider à cultiver une image professionnelle améliorée de vous-même.

Quels sont les changements que vous avez apportées à la façon dont vous écrivez des e-mails qui ont amélioré leur efficacité? Nous aimerions entendre!