Comment envoyer un courriel comme un pro

Le courrier électronique est l`une de ces choses qui a commencé comme une fonction pratique, mais devient rapidement quelque chose à redouter. Je sais que quand j`ai des centaines d`e-mails non lus, mon intestin coule rapidement dans un vide profond et j`ignorer ces e-mails encore plus longtemps. Mais peut-être, si nous devions adopter les trucs et astuces des pros du courrier électronique, nous ne considérons notre boîte de réception comme un obstacle.

Il y a beaucoup de facteurs qui jouent dans l`efficacité email - pas seulement l`écriture les e-mails, mais la mise en place de la boîte de réception, la gestion des e-mails, savoir quand consulter vos emails, et plus encore. Stimuler l`efficacité signifie e-mail stimuler la productivité, et cela signifie en fin de compte faire tout en moins de temps. C`est exactement ce que nous voulons.

Note: Un aspect d`être un pro à l`adresse électronique est de rester sûr et sécurisé. Lisez ces 7 conseils importants de sécurité e-mail avant de commencer ici. Perdre l`accès à votre compte de messagerie peut être extrêmement préjudiciable.7 Conseils de sécurité importants Email vous devez savoir sur7 Conseils de sécurité importants Email vous devez savoir surLa sécurité Internet est un sujet que nous savons tous être important, mais il se trouve souvent le chemin du retour dans les recoins de notre esprit, nous leurrer en croyant que "il ne se produira pas me". Qu`il s`agisse...Lire la suite

Horaire « Email Vérification » Time

L`une des plus grandes gaffes des utilisateurs qui ont des boîtes de réception extrêmement actifs est qu`ils quitteront leur Gmail, Thunderbird ou Postbox ouvert 24/7 et en cours d`exécution en arrière-plan. Une autre erreur est l`utilisation d`addons de notification ou des fonctionnalités qui vous alerte à la minute un e-mail arrive, peu importe comment trivial que le courrier électronique pourrait être.

Incontestable fait: vérifier fréquemment sur vos e-mails signifie que vous ne pouvez pas consacrer focus à une autre tâche. Incontestable fait: si jamais vous parvenez à construire le focus, les notifications briseront en un instant.

Par conséquent, vous devriez consulter votre boîte de réception comme une activité comme les autres. Ne laissez pas d`être un « toujours sur » les aspects de votre vie. Au lieu de cela, les blocs de calendrier de temps - peut-être une fois par jour, peut-être trois fois par jour - où vous vérifiez dans la boîte de réception, faire tout ce que vous avez besoin, fermez-le. Il peut prendre un certain temps pour rompre avec l`habitude, mais, croyez-moi, votre productivité va monter en flèche.

Éliminer l`excès

La première chose que vous devez faire lors de l`ouverture de votre boîte de réception est à écumer rapidement et supprimer tous les courriels qui ne semble pas important. Pensez-vous comme un sculpteur avec un énorme bloc de marbre frais. Avant de commencer le travail réel, vous avez besoin de pirater loin à grands traits et se débarrasser de l`excès.

Imaginez vérifier et trouver 350 e-mails en attente d`une réponse. Il suffit de cinq minutes - oui, vraiment! - à parcourir, puis cliquez sur les cases correspondant aux e-mails qui détiennent aucune importance. Lorsque vous avez obtenu à travers la plus grande partie de celui-ci, cliquez sur Supprimer pour effacer tous les e-mails vérifiés. Maintenant, il vous suffit de répondre à 50 et qui est un grand coup de pouce psychologique.

Lire et répondre immédiatement

Un e-mail ne vous ouvrez souvent, voir que vous devez faire quelque chose, mais laisser pour un autre jour? Cela peut être une habitude risquée. Que faire si vous avez oublié à ce sujet? Que faire si vous perdez l`e-mail en quelque sorte? Que faire si vous avez besoin de répondre plus tôt que vous pensez que vous devez?

Il vaut mieux le faire tout de suite. Il empêche l`accumulation de « Je dois encore répondre à cet e-mail » pensées qui Nag loin à vous jusqu`à ce que vous obtenez finalement autour de lui. Il réduit la chance que vous oubliez un e-mail important. Il garde vos clients, amis et contacts d`affaires heureux parce que vous répondez avec une telle ponctualité. En prime, vous aurez une grande charge de votre esprit.

Avec une boîte de réception propre et vide qui ne sont pas encombrés avec des messages auxquels vous devez revenir, vous pouvez mettre en œuvre plus facilement le point de vérifier que plus tôt courriel à certaines heures. Si vous ne voulez vraiment pas lire et répondre immédiatement, au moins regarder dans un email addon de rappel.Ajouter Planification, Suivi & Reminders à Gmail avec ce fantastique Add-onAjouter Planification, Suivi & Reminders à Gmail avec ce fantastique Add-onAvouons-le, Gmail est à peu près parfaite. Ce n`est pas un hasard si c`est maintenant l`un des fournisseurs de messagerie les plus populaires, au moins pour ceux qui préfèrent une interface Web. Il y a, cependant, plusieurs ...Lire la suite

Réponses en conserve

réponses en conserve est un incroyable caractéristique qui est devenu quelque chose d`une norme dans tous les services de courrier électronique haut et clients. En fait, une réponse en conserve est une réponse de modèle que vous pouvez construire à l`avance et l`utilisation d`un seul clic. Ce sont de grands lorsque vous vous trouvez en tapant la même réponse à plusieurs reprises, par exemple lorsque les gens envoient souvent des questions sur un sujet particulier.

Vous pouvez activer les réponses en conserve dans Gmail en activant dans la section Labs des paramètres. Yaara a écrit un poste d`enseignement sur comment commencer avec des réponses en conserve dans Gmail.email Plus rapide & Mieux avec les réponses en conserveemail Plus rapide & Mieux avec les réponses en conserveNe pas avoir le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une boîte. Vous avez besoin d`chow de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenir de la nourriture en conserve. Fatigué de taper les mêmes réponses par courrier électronique? Essayez des e-mails en boîte! Pense...Lire la suite

Soyez bref

La meilleure façon de réduire le temps que le courrier électronique suce loin de vous: passer moins de réponses de temps à écrire. Bien sûr, ne pas sacrifier une bonne affaire ou l`étiquette personnelle en écrivant des réponses laconiques, mais vous ne avez pas besoin d`écrire 5-10 paragraphes pour chaque e-mail que vous envoyez. Le courrier électronique est moins formel que les lettres traditionnelles!

Video: Envoyer un mail comme un PRO

Identifier le message principal que vous voulez faire passer, puis essayez de l`obtenir au destinataire en une à trois paragraphes au maximum. Vous savez comment vous avez un moment difficile obstinés par tant de courriels? Eh bien, le destinataire est confronté probablement le même problème. Non seulement raccourcir vos e-mails sur votre temps d`économiser, il permet d`économiser leur temps ainsi, et ils seront reconnaissants.

Utilisez des filtres pour organiser

Grâce à la puissance des filtres peut révolutionner votre flux de messagerie. En substance, un filtre regarde chaque e-mail entrant et, si elle répond aux critères du filtre, effectue une action sur elle. Cette action pourrait se déplacer le courrier électronique à un certain dossier ou mettre une étiquette particulière. Les critères d`un filtre peuvent inclure l`expéditeur qui est l`objet de l`e-mail, le contenu du corps, etc.

Les filtres sont une méthode fantastique de garder votre boîte de réception organisée. Recevez-vous beaucoup de mises à jour des bulletins des chaînes de vente au détail, les notifications de médias sociaux, ou des factures électroniques? Les filtres peuvent garder ces e-mails séparés de votre boîte de réception, réduisant de façon drastique la quantité de courriels que vous devez bosser à travers. De plus, il y a moins de chance que vous supprimez l`un de ceux accidentellement.

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Conclusion

Le courrier électronique est une technologie simple, mais il existe des moyens avancés pour aller à ce sujet. La chose la plus importante d`être un e-mail pro est de déterminer où la majeure partie de votre temps est passé et trouver des moyens de réduire ce temps. Espérons que les conseils ci-dessus et quelques autres email conseils sur l`efficacité nous avions couvert plus tôt vous aidera à voir où votre temps est en train de couler et comment lutter contre cette inefficacité.

Et vous? Avez-vous des astuces ou des routines que vous utilisez pour maximiser votre productivité e-mail? S`il vous plaît de les partager dans les commentaires!