Reprenez le contrôle de votre boîte de réception avec ces 5 conseils pour la gestion gmail

Tout le monde sait que ces jours-ci, il est assez difficile de survivre ou de gérer vos affaires sans e-mail. En fait, la plupart des gens ont deux ou trois e-mails à gérer, sans une bonne poignée sur la gestion des e-mail, cette boîte de réception occupé peut obtenir assez rapidement hors de contrôle.

Je sais, vous vous demandez-nous vraiment besoin un autre article sur la gestion des e-mail? Je veux dire, juste en 2012 seulement, nous avons eu beaucoup d`entre eux, comme l`article de Tina sur la gestion projets email intense dans Gmail, et son e-mail au sujet l`importation et la gestion de plusieurs comptes. Gmail couvert Yaara nouvelle fonctionnalité Compose, Aaron a expliqué comment obtenir votre e-mail pour se démarquer en personne d`autre boîte e-mail encombrés, et tout récemment Yaara couvert réponses en conserve. Ne nous fait encore?Gérer & Collaborer par email Projets intense à l`intérieur de Gmail avec Streak [Chrome]Gérer & Collaborer par email Projets intense à l`intérieur de Gmail avec Streak [Chrome]Streak est une gestion de projet puissant Gmail add-on pour Chrome. Il est livré avec des modèles pour de nombreux types de projets, par exemple le soutien à la clientèle ou la planification d`événements. En Streak, les projets sont appelés pipelines. Vous pouvez...Lire la suite

Eh bien, la vérité est que l`un des problèmes que les gens les plus courants ont est que, malgré tous leurs efforts, malgré tous les plug-ins les plus cool et les dossiers créatifs qu`ils créent pour contenir des e-mails, la boîte de réception se bloque à nouveau inévitablement.

La raison est que peu importe combien vous essayez d`organiser votre boîte de réception, si vous gardez le système sur une base manuelle - si vous comptez sur vous-même de se rappeler de prendre le temps d`aller et gérer votre boîte de réception de temps en temps, il va ne se produira jamais.

, Il est préférable d`automatiser au lieu complètement l`organisation de votre boîte de réception avec l`utilisation des meilleurs outils à l`intérieur et à l`extérieur de Gmail. Dans cet article, je vais vous montrer cinq choses que vous pouvez faire dès maintenant pour automatiser votre boîte de réception Gmail afin que vous n`avez jamais à vous soucier d`essayer de creuser à travers le fouillis pour trouver ces e-mails importants.

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5 conseils pour la boîte de réception Gmail Gestion

Vous ne devez pas continuer à perdre le contrôle comme celui-ci. Tous ces efforts pour organiser votre boîte de réception dans des dossiers bien rangé ne pas devenir un gaspillage d`efforts dans un mois où toutes ces choses changent, et votre nouveau système de dossier ne fonctionne tout simplement pas de sens.

La grande chose à propos de Gmail est qu`il ya des outils d`automatisation brillants disponibles que vous pouvez utiliser Gmail pour laisser se faire tout le travail pour vous.

Utiliser les filtres & Étiquettes Pour Automatiser Organisation

Ceci est quelque chose d`un certain nombre d`écrivains ici à MUO ont prêché souvent. En fait, Craig couvert filtres Gmail assez bien en arrière en 2011, mais au-delà de filtrage et de tri juste une fois, il est essentiel d`appliquer des filtres à chaque fois que vous recevez un nouveau message dans votre boîte de réception qui n`a pas été fourni automatiquement avec l`un de vos étiquettes existantes.5 filtres Gmail pour aider à Prioriser & Organisez votre boîte de réception5 filtres Gmail pour aider à Prioriser & Organisez votre boîte de réceptionQuels sont les filtres doivent chaque personne ont dans leur arsenal de sorte que leur boîte de réception est aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à commencer à configurer vos cinq premiers filtres, ou ...Lire la suite

Revenons en arrière un peu. Disons que votre boîte email ressemble un peu comme le mien. Un désordre confus de courrier indésirable, quelques vieilles étiquettes que j`ai créé il y a quelques années, et un tas d`e-mails importants dispersés à travers. Notez que ma boîte de réception est passé à plus de 10.000 e-mails? Fou, non?

Donc, nous allons commencer à faire le travail que Gmail quoi faire avec ces e-mails qui viennent dans la boîte de réception tous les jours. En suivant ces étapes que je vais couvrir, vous allez remarquer votre compte de la boîte de réception d`e-mails commencent tomber quelques centaines de courriels à la fois.

Tout d`abord, quand vous voyez un e-mail dans votre boîte de réception qui ne porte pas d`étiquette, de savoir ce que vous voulez faire. Sont-ils des e-mails d`un client que vous avoir pour répondre à en temps opportun? Est-ce une alerte Google avec des histoires intéressantes que vous allez vouloir lire quand vous avez le temps plus tard? Pour chaque message, créez un nom d`étiquette qui s`applique.

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Une fois que vous avez votre nouveau label créé, ouvrir ce courriel et utiliser la liste déroulante sur la droite pour sélectionner «Comme filtre les messages de cette« . Cela crée automatiquement la règle requise qui identifiera que le courrier électronique entrant la prochaine fois qu`un nouveau arrive - généralement en utilisant l`e-mail de l`expéditeur.

Vous pouvez définir des règles supplémentaires qui ont du sens dans votre cas. Au-delà de l`e-mail de l`expéditeur, vous pouvez vous assurer que seuls certains e-mails de cet expéditeur - tels que ceux qui ont certaines lignes de sujet ou avec des e-mails contenant certains mots, s`appliquer avec cette étiquette.

Pour chaque filtre, vous devez dire à votre compte Gmail comment organiser automatiquement ou gérer que le courrier électronique entrant. Dans ce cas, je sais que cette adresse e-mail est d`un client particulier, et que ces e-mails sont très importants, donc je vais avoir Gmail appliquer automatiquement une étiquette où je peux répondre à ces e-mails sur une base quotidienne - peu importe comment l`encombrement est beaucoup réellement dans ma boîte de réception.

En effet, vous pouvez simplement cliquer sur l`étiquette sur le côté gauche de votre compte Gmail et vous ne verrez que les e-mails. Pas de courriels plus importants perdus dans la pile de courrier indésirable et des alertes de faible priorité.

Mieux encore, au-delà de la simple application d`une étiquette, dire Gmail pour marquer toujours ceux aussi important (de sorte que le drapeau jaune apparaît à côté d`eux), et rappelez-vous de cocher «Appliquer le filtre» Afin que les centaines d`e-mails de remplir votre boîte de réception s`organiser immédiatement en un seul clic.

Si vous avez trouvé courrier indésirable depuis longtemps et oublié de résilier votre abonnement de ceux-ci, il est possible que vous avez des centaines, voire des milliers d`e-mails de remplir votre boîte de réception qui sont complètement inutiles. Lorsque vous tombez sur ceux-ci, appliquer un filtre et au lieu de créer un nouveau filtre, appuyez simplement sur le bouton de recherche.

Ceci listera tous les e-mails dans votre boîte de réception de cet expéditeur. Maintenant, vous pouvez sélectionner tous et les supprimer en vrac. Surveillez votre boîte de réception rétrécir rapidement bombement plus en plus vite vers zéro.

Gardez des courriels d`information hors de votre boîte de réception

Une chose qui est très courant dans ma boîte de réception est des alertes entrantes constante ou des mises à jour d`état d`un groupe de systèmes que je suis inscrit, comme Google Alerts pour certains termes de recherche, ou des rapports de données hebdomadaires de Google Analytics ou Google Adsense. Vous n`avez pas vraiment d`ouvrir ceux-ci et les lire tout le temps, mais vous ne voulez stocker cette information loin.

Pour garder les encombrent votre boîte de réception, créez un filtre et sélectionnez pour «La boîte de réception », et assurez-vous d`appliquer une étiquette de sorte que vous serez en mesure de trouver ces e-mails rapidement à une date ultérieure lorsque vous avez le temps à consacrer à eux.

Maintenant, vous devriez déjà avoir votre boîte de réception à un nombre gérable merveilleusement des e-mails - même zéro peut-être!

Cependant, nous ne sommes pas fait l`automatisation de cette boîte de réception. La réalité est qu`il ya encore plus de choses que vous pouvez faire pour déposer et trier automatiquement des informations importantes sans avoir à réellement faire vous-même.

Pièces jointes automatiquement le fichier

Aaron premier couvert Attachments.me retour l`an dernier, et à mon avis, il est tout à fait la méthode la plus intelligente de garder la taille de votre boîte Gmail sous contrôle.Libérez votre boîte de réception Gmail Pièces jointes avec Attachments.meLibérez votre boîte de réception Gmail Pièces jointes avec Attachments.meAvez-vous déjà reçu un courriel de votre patron, membre de la famille, un ami ou une autre connexion avec une pièce jointe, puis a sauvé ce courriel parce que vous vouliez accéder plus tard, la pièce jointe? Vous probablement...Lire la suite

Si vous recevez régulièrement des rapports ou des données de personnes qui travaillent pour vous, les chances sont bonnes qu`ils utilisent toujours le même sujet quand ils vous envoient ces rapports (et probablement parce qu`ils ont automatisé leur système). Vous pouvez connecter le service Attachments.me à votre compte Gmail afin qu`il puisse télécharger automatiquement les pièces jointes à votre compte de stockage en nuage préféré - comme Dropbox, Box, Google Drive ou SkyDrive.

Une fois que vous avez signé pour le service, il va apparaître sur le côté droit de votre compte Gmail tout moment que vous ouvrez un e-mail avec une pièce jointe. Vous pouvez simplement cliquer sur «Envoyer à votre Cloud» Pour envoyer cette pièce jointe à votre boîte de stockage en ligne préféré, sans avoir besoin de passer du temps le télécharger sur votre PC.

Cela permet d`économiser du temps, mais si vous voulez économiser encore plus de temps, d`automatiser le processus! Vous verrez une icône de trombone en haut de votre écran Gmail. Cliquez dessus et choisissez «Règles automatiques de dépôt« .

Maintenant, vous pouvez créer quelque chose de similaire au filtre Gmail que vous avez été l`application jusqu`à ce point. Par exemple, je reçois des rapports hebdomadaires Adsense d`un client, donc j`ai créé un dossier pour le Adsense_Files dans mon compte DropBox, et ici je mis en place une règle pour rechercher des e-mails à partir de Adsense, avec la ligne d`objet de ce client.

Maintenant, quand Attachement.me voit un e-mail entrant correspondant à ces règles, il va télécharger automatiquement le fichier sur votre compte de stockage Cloud. Cela signifie que vous ne devez pas faire une seule chose - vous pouvez juste être sûr que quand vous allez dans ce dossier dans votre compte de stockage en ligne, vous aurez toujours les derniers fichiers.

Il convertit essentiellement votre compte Gmail dans un assistant automatisé qui reçoit des informations et trie toutes les informations pour vous. Il est comme avoir un secrétaire personnel, à moins que vous ne devez pas payer les prestations.

Fichier e-mails entrants Tâches

L`une des choses les plus cool que Google pourrait faire serait d`ajouter la possibilité d`ajouter un filtre dans Gmail qui crée automatiquement un Google Task. Malheureusement, cette fonctionnalité est pas encore disponible, mais vous pouvez au moins avoir votre compte Gmail trier certains e-mails entrants comme les tâches que vous devez ajouter manuellement à votre liste.

Par exemple, je reçois des messages vocaux et des e-mails formulaire de contact des lecteurs à TopSecretWriters que je dois répondre de temps en temps. Je n`ai pas toujours le temps de répondre quand je les reçois, mais je ne veux pas répondre plus tard.

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Pour ce faire, je viens de créer un filtre pour les e-mails comme indiqué au début de cet article, puis créer une nouvelle étiquette pour elle, et nid sous cette étiquette une étiquette de maître que j`ai créé appelé «TASKS_TO_ADD« .

En utilisant cette approche rend votre compte Gmail fichier automatiquement ce genre d`e-mails entrants que vous connaissez aura des tâches qui leur sont associées, sous cette étiquette dans la barre de navigation.

Sur une base quotidienne, ou quand vous le souhaitez, vous pouvez aller à ces dossiers, consultez les e-mails, et si vous pensez que l`e-mail justifie une autre action de votre part, cliquez sur le «Plus» Dropdown perdu en haut de votre compte gmail et cliquez sur «Ajouter aux tâches« .

Cela envoie automatiquement ce courriel comme une « tâche » dans votre compte Google Tasks.

Encore une fois, si vous auto-archiver les e-mail et le supprimer de votre boîte de réception, ce genre d`e-mails n`ont pas encombrer votre boîte de réception, mais vous savez que vous ne serez pas les manquer à cause de votre rituel quotidien pour gérer « to-do » articles de votre compte e-mail.

Utilisez les réponses en conserve pour faire le travail Grunt

Le dernier conseil sur la façon d`utiliser l`automatisation Gmail pour réduire votre charge de travail est grâce à des réponses automatiques en boîte.

Dans mon cas, je veux Gmail pour envoyer une réponse en boîte chaque fois que je reçois un e-mail de mon formulaire de contact Writers Top Secret. Il suffit de créer un filtre pour les e-mails, et sélectionnez «Envoyer Canned Response« .

Bien sûr, vous devrez avoir déjà créé une réponse en boîte à utiliser, mais vous pouvez apprendre à le faire dans l`article que Yaara a récemment écrit sur le sujet.email Plus rapide & Mieux avec les réponses en conserveemail Plus rapide & Mieux avec les réponses en conserveNe pas avoir le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une boîte. Vous avez besoin d`chow de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenir de la nourriture en conserve. Fatigué de taper les mêmes réponses par courrier électronique? Essayez des e-mails en boîte! Pense...Lire la suite

Une fois que vous avez configuré tout cela automatisation dans votre compte Gmail, vous ne serez pas à vous soucier tellement de gérer activement votre boîte de réception manuellement. Il n`y a pas de meilleure façon de reprendre le contrôle de votre boîte de réception que pour automatiser toutes les tâches qui peuvent consommer beaucoup de votre temps chaque jour.

Connaissez-vous d`autres frais astuces d`automatisation Gmail pour mettre votre boîte de réception Gmail sous contrôle? Partagez vos propres trucs et astuces dans la section commentaires ci-dessous.