3 Conseils pour faire face à une surcharge de courrier électronique dans gmail [show & tell]

La plupart d`entre nous souffrent de la surcharge d`information. Être submergé par des e-mails privés ne peut pas être un gros problème et en ignorant la moitié des e-mails est en fait acceptable dans une certaine mesure. Dans une vie professionnelle, cependant, non seulement vous vous attendiez à trouver des moyens de faire face à tous les canaux entrants, vous devez également traiter l`information, à savoir avant, répondre, discuter, assurer le suivi et le suivi.

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A MakeUseOf nous avons écrit beaucoup d`articles sur les différentes façons d`utiliser Google Mail et comment tirer le meilleur parti de celui-ci. Mais les fonctionnalités et les techniques les gens qui reçoivent des centaines de courriels par semaine vraiment utiliser? Comment pouvons-nous garder une trace des dizaines de tâches tout en restant au-dessus du déluge de courrier quotidien? Bien que je ne peux pas parler pour mes collègues, je peux certainement parler pour moi-même. J`utilise Google Mail pour gérer des e-mails et la plupart de mes tâches et cet article, je voudrais partager mes « trucs magiques avec vous.

Filtrage du courrier entrant

Pour moi, une étape clé pour faire face aux inondations, a été de mettre en place des filtres pour le courrier entrant. Si vous recevez plus de trois ou quatre e-mails par jour et si vous recevez des e-mails à plusieurs reprises spécifiques, par exemple des notifications, des bulletins ou des rappels, je recommande fortement que vous mettre en place des filtres.

Je l`ai mis en place plus de 20 filtres, où le courrier de tri sous 15 étiquettes clés (similaires aux dossiers), par exemple pour prendre soin des notifications de commentaires, courriels liés à MakeUseOf réponses, y compris les nouvelles et publiées des questions ou des e-mails liés au dimanche son.

Je reçois beaucoup de courrier que je n`ai pas vraiment à lire, du moins pas dans ma boîte de réception, par exemple de nouvelles questions soumises à MakeUseOf réponses. J`aime toujours avoir une copie dans ma boîte de réception si, par exemple de transmettre une question à un collègue ou d`y répondre par courriel. Toutefois, étant donné que je n`ai pas lire ces e-mails, je l`ai mis en place un filtre pour trier et de les marquer comme lu.

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Donc, chaque fois que je vois un certain nombre gras pop up à côté d`un de mes étiquettes, je sais qu`il est le courrier que j`ai fait lire. En fonction de ce que l`étiquette est, je l`ai lu immédiatement (par exemple la boîte de réception) ou je laisse de côté un morceau de temps pour lire tous les e-mails de cette catégorie collectivement (par exemple les notifications de commentaires).

Si vous souhaitez en savoir plus sur la configuration des filtres dans Google Mail, je vous recommande l`article 3 grands exemples de l`aide de filtres Gmail pour la productivité. Il contient quelques conseils pour la mise en place email listes de tâches, gérer les rappels ou filtrer les événements de calendrier Google.3 grands exemples de l`aide de filtres Gmail pour la productivité3 grands exemples de l`aide de filtres Gmail pour la productivitéLire la suite

prioriser

Donc, vous avez mis en place des filtres pour les courriels que vous recevez régulièrement, mais votre boîte de réception a toujours tendance à être plein de choses moins importantes? Google Mail a une solution pour cela et il a appelé la boîte de réception prioritaire. Il est facile de mettre en place sous gt; Paramètres gt; boîte de réception. Par défaut, il affichera les étiquettes suivantes au-dessus de votre boîte de réception: courrier Importants et non lus, courrier Suivis et tout le reste dans votre boîte de réception. Vous pouvez le personnaliser pour inclure une autre étiquette importante ou modifier ou supprimer l`un des mentionné ci-dessus.

Pour une introduction complète à la boîte de réception prioritaire, consultez l`article La boîte de réception prioritaire de Gmail permet de résoudre le problème bacn.La boîte de réception prioritaire de Gmail permet de résoudre le problème bacnLa boîte de réception prioritaire de Gmail permet de résoudre le problème bacnLire la suite

Garder la trace

Vous pouvez garder une trace de différents e-mails par automatiquement ou manuellement les étiqueter. Si vous devez marquer manuellement des dizaines d`e-mails tous les jours, cependant, l`étiquetage peut être assez fastidieux car il faut plusieurs clics de souris et une certaine coordination. Ce qui fonctionne beaucoup mieux pour moi est en vedette des e-mails.

L`une de mes principales tâches éditoriales fait le suivi des commentaires. Ceci inclut tous les commentaires à travers MakeUseOf qui doivent être abordées, des commentaires notables en général, les meilleurs commentaires du personnel, meilleurs commentaires pour la meilleure réponse du concours Semaine (Réponses MakeUseOf), et de gagner des commentaires de ce concours. J`ai habituellement entre 50 à 100 commentaires marqués à un moment donné et j`utilise cinq étiquettes différentes diffèrent entre eux. Je peux accéder à tous les messages marqués par l`étiquette Starred, ce qui me permet de traiter rapidement avec tous, et que l`étiquette a tendance à être très coloré.

Pour des délais ou des courriels que je veux suivre sur, je convertir des e-mails en tâches, comme décrit dans ce grand article: 4 étapes simples à la réalisation & Le maintien de la boîte de réception zéro Dans Gmail4 étapes simples à la réalisation & Le maintien de la boîte de réception zéro dans Gmail4 étapes simples à la réalisation & Le maintien de la boîte de réception zéro dans GmailLire la suite

Toutes les petites choses

J`ai mis en place une gamme de petits réglages, qui font face à des e-mails plus facile pour moi. Il va sans dire, que j`utilise la fenêtre de conversation filetée. La plupart des autres paramètres petits sont fournis par Google Labs et caractéristiques ci-dessous une liste de mes favoris.

• Avance automatique...
  pour afficher automatiquement la conversation suivante après le traitement du courrier électronique précédent.
• Par défaut « Répondre à tous »...
  parce que la plupart de mon courrier sortant est destiné à plus d`un destinataire.
• boîte de réception aperçu...
  parce que je ne peux pas attendre de voir ce qui me attend en charge GMail.
• Déplacer colonne des icônes...
  que je trouve plus facile de les numériser quand ils sont sur le côté gauche.
• Envoyer & Archiver...
  pour enregistrer un clic et d`obtenir cette boîte de réception vide plus rapidement.

Conclusion

Si vous attendez encore un tour de magie, je crains que je dois vous décevoir. Il n`y a pas de magie à garder au-dessus des choses! Il faut juste généralement quelques stratégies simples et beaucoup de discipline.

Si vous espériez sérieusement une astuce, essayer 1 astuce Gmail Impressionnant Vous ne savez pas sur.1 astuce Gmail Impressionnant Vous ne savez pas sur. Sérieusement.1 astuce Gmail Impressionnant Vous ne savez pas sur. Sérieusement.Lire la suite

Et beaucoup se trouvent plus de conseils ici:

• Comment transformer votre boîte de réception Gmail en une lecture To-Do List
• Comment rechercher e-mails Dans Gmail Efficacement
• 4 façons de définir Gmail comme messagerie par défaut dans votre navigateur
• 7 Conseils pour faire Gmail le meilleur service de courriel gratuit pour les personnes productives
• 3 choses Pro Les utilisateurs de Gmail ont mis en place dans leurs comptes

Combien de courriels recevez-vous par jour et comment traitez-vous avec eux? Avez-vous des conseils GMail et astuces que je ne couvre pas? Ou est-il une raison pour laquelle vous utilisez un client de messagerie?