Comment mettre en place un email sur répondeur bureau avant de partir en voyage

Video: Exemple ChatterPix

N`aimeriez-vous aller en vacances en sachant que vous n`avez pas à consulter votre courrier électronique? Si vous ne pouvez pas compter sur un assistant pour tendre à votre communication numérique pendant que vous êtes absent, un message « hors du bureau » est la meilleure chose.

Voici quelques conseils sur la façon de mettre en place un répondeur automatique avec Gmail et ce qu`il faut garder à l`esprit.

Réduire la charge Avant de partir

Assurez-vous de vider votre boîte de réception et répondre à des demandes d`ouverture avant de partir. Que vous communiquer absentez. Par exemple, vous pouvez ajouter les dates de votre distance prévue du temps à votre signature électronique pendant une semaine ou deux avant votre voyage. De cette façon, vos contacts sont moins susceptibles d`inonder votre boîte de réception lorsque vous êtes parti.6 façons de récupérer votre boîte de réception e-mail6 façons de récupérer votre boîte de réception e-mailY at-il autre chose qui est aussi utile, répandue, et frustrant comme une boîte de réception e-mail? Il a été toujours et nous continuons à l`utiliser, et aussi longtemps que nous continuons à l`utiliser, les gens comme moi ... seraLire la suite

Si vous ne disposez pas encore d`un système de gestion de votre e-mail, c`est le temps de se familiariser avec le Boîte de réception zéro Flowchart. En bref, supprimer des e-mails qui ne sont pas pertinentes, déléguer les tâches que vous ne pouvez pas vous résoudre, résoudre des tâches immédiatement si elles prennent moins de deux minutes, ou les mettre sur votre liste à faire si elles prennent plus de temps que cela.

Vous pouvez également vous désabonner de bulletins électroniques, si vous serez parti pendant une période prolongée.Effacer votre boîte de réception: rapidement Se désabonner de multiples Lettres d`information avec ces outilsEffacer votre boîte de réception: rapidement Se désabonner de multiples Lettres d`information avec ces outilsDésinscription aux newsletters est plus que juste le spam. La plupart des bulletins d`information qui remplissent notre boîte de réception ne vendent pas la médecine ou l`offre d`argent prix - ils sont de véritables lettres d`information des entreprises de confiance que nous nous ... vous êtes abonnéLire la suite

Préparez votre Email Autorépondeur

Peu importe comment vous communiquez vos vacances réguliers, les gens vont toujours essayer d`entrer en contact avec vous. Un répondeur automatique leur rappellera de votre absence. Suivez cette stratégie:

• Ajouter informations de contact pour les questions urgentes à votre répondeur automatique. Cela pourrait être l`adresse e-mail d`un collègue de confiance ou un numéro de téléphone dans lequel vous pouvez vous joindre en cas d`urgence.
• Mettre en place la AutoResponder seulement pour les personnes dans votre liste de contacts. Cela empêche les gens au hasard pour saisir votre numéro d`urgence ou autres coordonnées.
• Installer vers l`avant pour des e-mails importants. Si vous attendez d`entendre une personne en particulier ou sur un sujet particulier, assurez-vous que ces e-mails importants sont acheminés à un collègue qui peut répondre immédiatement.

Configurer Gmail Responder vacances

Vous pouvez trouver Gmail vacances Responder dans les paramètres généraux. Cliquez sur le cogwheel en haut à droite de votre boîte de réception et faites défiler jusqu`au bas de la Général languette. Choisissez les dates, composez votre message WYSIWYG (Texte mis en forme / riche) ou texte brut, et tourner le répondeur de vacances sur. Pour éviter que des étrangers ou les spammeurs de se procurer des informations de contact supplémentaire ou d`apprendre que votre compte de messagerie est actif, sélectionnez à envoyer seulement une réponse aux personnes dans vos contacts. Gmail vous permet de définir une première et une option dernier jour, ce qui signifie que vous ne faut pas oublier de tourner le répondeur automatique quand vous revenez.

Les e-mails sélectionnés avant l`aide de filtres Gmail

Le répondeur de vacances est un message standard - tout actif - est envoyé à tout le monde (sur votre liste de contacts) qui vous envoie un e-mail. Comme mentionné ci-dessus, certains e-mails pourraient avoir besoin d`une réponse immédiate et personnelle. C`est là les filtres de Gmail entrent en jeu.

Notez que dans Gmail, vous ne pouvez transférer des e-mails à des adresses e-mail confirmées. Si vous souhaitez transférer des e-mails à un collègue, vous aurez besoin de leur aide. Cliquez sur le cogwheel en haut à droite de votre boîte de réception Gmail, sélectionnez Paramètres, et passer à la Transfert et POP / IMAP onglet. Clique le Ajouter une adresse d`expédition bouton, entrez l`adresse e-mail de transfert et cliquez sur Prochain pour déclencher l`e-mail de confirmation. Votre collègue recevra un code et des instructions sur la façon de confirmer la demande. S`ils vous transmettre l`e-mail, vous pouvez également saisir le code de confirmation vous pour vérifier leur adresse e-mail.

Pour configurer votre filtre, développez les options de recherche ci-dessus de votre boîte de réception Gmail. Entrez l`adresse e-mail de l`expéditeur dans le de champ ou les mots clés assujettir ou a les mots champ. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail et utiliser des opérateurs de recherche pour connecter plusieurs mots-clés.Mieux réussir à trouver des trucs avec les moteurs de recherche: Recherche booléenne Logique ExplainedMieux réussir à trouver des trucs avec les moteurs de recherche: Recherche booléenne Logique ExplainedIl ne prend que des milliers de Google des serveurs d`une demi-seconde pour interroger environ 50 milliards de pages indexées, il vous prend beaucoup plus de temps pour analyser uniquement la première page des résultats de recherche. En plus,...Lire la suite

Cliquez Créer un filtre à cette recherche en bas à droite et dans la fenêtre suivante choisissez votre action. Dans l`exemple illustré ci-dessous, je choisi une adresse e-mail de transfert et appliqué une étiquette à l`e-mail envoyé. Si vous faites la même chose, vous pouvez identifier rapidement les messages transmis en fonction de leur étiquette une fois que vous revenez de vos vacances.

Au lieu de courriels expédition, vous pouvez aussi mettre en place une réponse personnalisée en boîte pour les expéditeurs ou des sujets spécifiques. Yaara précédemment expliqué exactement comment cela fonctionne.email Plus rapide & Mieux avec les réponses en conserveemail Plus rapide & Mieux avec les réponses en conserveNe pas avoir le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une boîte. Vous avez besoin d`chow de camping qui ne va pas mal? Facile, obtenir de la nourriture en conserve. Fatigué de taper les mêmes réponses par courrier électronique? Essayez des e-mails en boîte! Pense...Lire la suite

Derniers préparatifs avant le congé

Il serait assez décevant si votre système soigneusement mis en place a échoué. Imaginez le stress à votre retour. Il est essentiel que vous testez sur des messages de bureau et vers l`avant avant de partir. Vous pouvez utiliser vos propres filtres d`adresse e-mail secondaire et factice pour tester les filtres, répondeurs automatiques, et vers l`avant.

Ce qui serait tout aussi embarrassant est que si votre répondeur de vacances est resté actif longtemps après votre retour à la maison. Si vous avez une liste de tâches ou un calendrier, créez une tâche ou planifier pour mettre le répondeur automatique et / ou les filtres de votre retour.

Voici un petit résumé de toute la procédure de Steve Dotto:

Que faire Au retour

Il faut espérer que votre système a fonctionné et tous les e-mails urgents ont été traités par votre collègue amical. Lorsque vous êtes prêt à attaquer votre boîte de réception, procédez comme suit:

• Éteignez le répondeur de vacances.
• Désactiver les filtres spécifiques-vacances & vers l`avant.
• Allez dans votre boîte de réception en utilisant la Boîte de réception zéro stratégie décrit ci-dessus.
• Vérifiez votre dossier Éléments envoyés ou une étiquette que vous avez utilisé pour voir quels messages ont été transmis ou reçu une réponse en conserve.
• Entrez en contact avec des collègues qui ont manipulé des e-mails urgents et demandez-leur de vous mettre à la vitesse.
• Suivi si nécessaire.
• Réabonner aux lettres d`information en cas de besoin.

Cela peut être fait dans d`autres clients de messagerie?

Certainement. Vous pouvez mettre en place des filtres auto-réponse dans Thunderbird, que nous avons couvert précédemment. Outlook vous permet également de mettre en place sur les avis de bureau.Comment configurer Mozilla Thunderbird pour Auto-réponses & e-mails planifiésComment configurer Mozilla Thunderbird pour Auto-réponses & e-mails planifiésSi e-mail se sent écrasante, il peut être temps de mettre en place des réponses automatiques et des e-mails programmés. Voici comment faire cela dans Mozilla Thunderbird, la multi-plateforme, libre, et le client de messagerie de bureau open source.Lire la suite

Utilisez-vous un autre client de messagerie ou avez-vous d`autres conseils pour manipuler les répondeurs automatiques de courrier électronique? S`il vous plaît parler et partager vos questions ou des idées dans les commentaires!