10 Conseils pour vous aider à envoyer un courriel plus efficacement

Le meilleur conseil que je l`ai entendu parler de la productivité e-mail et email est - ne pas répondre à des e-mails première chose le matin. Il est un peu paradoxal, mais vrai que le courrier électronique et la productivité sont à couteaux tirés les uns avec les autres. Si nous sommes trop obsédé par elle, notre boîte de réception devient une bosse de vitesse massive sur la route de l`efficacité. Mais il ne doit pas être. Avec les bonnes habitudes et les méthodes que nous pouvons dompter la bête qui dort en attente innocemment pour nous de l`instant, nous nous réveillons. Même en temps de listes d`amis et sociale 140 mises à jour de caractère, l`e-mail « personnes âgées » reste le moyen privilégié de communication, peut-être juste le cou et le cou avec SMS.

Ces conseils ne sont pas destinés à vous emmener au Saint Graal de la boîte de réception zéro, mais sont destinés à introduire des changements d`habitudes de courrier électronique légère qui nous l`espérons vous faire courriel plus efficacement. Ouvrir la boîte de réception.

Agir maintenant!

Votre boîte de réception est une ligne d`assemblage. Traitez ce qui est devant vous et l`expédier. C`est-à-dire votre devise à partir du moment où vous ouvrez une session doit être lu - répondre - supprimer (ou d`archives). Beaucoup d`entre nous dans nos journaux, comptes de messagerie et il suffit de lire les e-mails sans prendre aucune mesure. Tôt ou tard, nous devons y revenir, et cela signifie que le double du travail, et double le temps perdu. Ensuite, il y a toujours le risque de manquer un e-mail important dans la deuxième manche. Donc, il est plus efficace de lire et de répondre immédiatement. Archive lire les courriels, de sorte que la boîte de réception contient les plus importantes et exploitables.

Les e-mails ne sont pas à dos

Les e-mails peuvent être transformés en points d`action avec des étiquettes comme dans Gmail, ou des drapeaux comme dans Microsoft Outlook. Mais il est facile de les perdre dans le fouillis de la boîte de réception. Il est plus efficace de déposer les points importants à une action dans un lieu séparé et archiver le courrier électronique pour toute référence ultérieure. Vous pouvez transformer des e-mails en points d`action de deux façons:

Utilisez les tâches dans Gmail: Apportez le volet Tâches en cliquant sur le menu déroulant à côté de Mail. Tâches est une simple liste de choses à faire, mais un outil de gestion de projet très efficace. Il suffit de cliquer et tapez pour ajouter de nouvelles tâches, les dates d`échéance établies ou ajouter des notes, et les vérifier que vous hors avez terminé. Vous pouvez augmenter la productivité avec des touches de raccourci. Par exemple, avec Maj + T, vous pouvez créer une tâche en fonction du message ouvert.

Utilisez un document Google: Vous pouvez activer la fonction Créer une document dans les laboratoires Gmail. Ouvrez un email. Cliquer sur Plus - Créer un document. Le corps de l`email est automatiquement copié dans Google Doc. Si vous avez des raccourcis clavier dans Gmail, vous pouvez frapper g et W d`ouvrir un document Google en blanc alors que vous êtes dans un courriel.

Créez votre personnalité dans une signature

Voici comment ressemble ma signature Gmail officielle comme. Il a été créé avec WiseStamp- le compte gratuit vous permet de créer deux signatures, j`ai donc un des e-mails personnels et un pour le travail. Ma signature a des liens à mes Twitter, LinkedIn, Facebook et les profils Google+. Avec une simple signature, je ne suis pas seulement offrais mon email ID comme référence de contact, mais d`autres aussi où je peux être contacté. Un profil basé Signature aide à créer un e-mail plus professionnel et agit comme un pont pour les réseaux sociaux. Vous pouvez même promouvoir votre travail avec juste une signature électronique.Comment faire pour pimenter vos signatures email WiseStampComment faire pour pimenter vos signatures email WiseStampWiseStamp vous permet de créer plusieurs signatures de courriels personnalisés pour tous les comptes de messagerie standard, y compris Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail et AOL Mail. En plus des données personnelles standard et profil de réseau social ...Lire la suite

Avez-vous entendu parler de modèles?

Tout à fait quelques courriels qui atterrissent peuvent être traitées avec des réponses boilerplate. Gmail Labs a une fonctionnalité appelée Les réponses en conserve qui, comme son nom l`indique peut être utilisé pour donner des réponses instantanées standard et aux e-mails communs.

Activer les réponses en boîte de Paramètres - Labs - Réponses en conserve. Cliquer sur Sauvegarder les modifications. Composer un nouveau e-mail ou une réponse, cliquez sur le bouton qui conserve des réponses est juste au-dessous de la ligne de sujet. Votre première réponse en conserve est mis en place. Vous pouvez configurer plusieurs réponses en boîte qui peuvent être utilisés comme modèles pour des e-mails communs. Mark est entré dans les usages des réponses en conserve dans deux articles il y a quelques années qui reste valable aujourd`hui:

• Gagnez du temps avec les modèles de Gmail à l`aide « réponses » en conserve
• Créer une réponse automatique e-mail avec un nouveau filtre de Gmail

Ne pas déranger - désactiver les notifications

l`efficacité Email est ce que vous envoyez et aussi ce que vous invitez. Chaque site que vous vous connectez à un courrier électronique a des notifications activées par défaut. Il n`y a rien qui est autant un tueur de productivité que le flux constant de notifications de Facebook, Twitter, Google+, Pinterest, et leurs semblables. les désactiver. Avez-vous besoin des notifications lorsque vous visitez les sites eux-mêmes? Sachez qu`il est facile de perdre le focus, et très difficile à gagner en arrière.

Asseyez-vous un jour ... et vous désabonner loin

L`un des plus grands coupables de l`encombrement du courrier électronique sont des bulletins, des abonnements professionnels, et des sources d`information. Si vous faites une vérification de tout ce que vous êtes abonné, vous trouverez peut-être que la plupart d`entre eux ne sont pas nécessaires. Mais ils sont devenus la forêt que vous manquez les arbres. Gmail Boîte de réception prioritaire aide à un degré. Mais la meilleure façon est de les résilier votre abonnement manuellement. Il est temps, mais vous obtenez une boîte de réception propre. Vous pouvez également gérer vos abonnements en utilisant des services comme - Unroll.me et SwizzleLa boîte de réception prioritaire de Gmail permet de résoudre le problème bacnLa boîte de réception prioritaire de Gmail permet de résoudre le problème bacnLire la suite

Fossé les fils

conversations taraudés sont grandes. Ils font la lecture e-mail plus facile, mais ils ont aussi l`habitude de se transformer en une chaîne lourde parfois longue. Vous avez sans doute remarqué que la plupart des e-mails ont généralement la bande de roulement de conversation entière dans le dernier courriel envoyé / reçu. Ainsi, vous pouvez ne garder que cette dernière e-mail et supprimer le reste qui l`a précédée.

Soyez bref

Un de mes marottes est les réponses de mots simples qui ne disent rien de plus qu`un « OK », ou un « Thank You ». L`ouverture et les lire enlève une fraction d`une minute et au cours d`une journée bien remplie, il pourrait ajouter. Oui, mais ne gardez vos e-mails bref. Il aide à l`expéditeur ainsi que le récepteur. Coupez votre e-mail afin qu`ils répondent à l`essentiel. En outre, la structure de votre courrier pour une meilleure lisibilité. L`utilisation de points ou paragraphes bulleted bien définis aide à analyser un message plus rapidement. Il est bon de se rappeler la règle de cinq phrase de Guy Kawasaki -

« Tout ce que vous devez faire est d`expliquer qui vous êtes, ce que vous voulez, pourquoi vous devriez obtenir, et quand vous en avez besoin par. »

Et puis, le prochain conseil est toujours sacro-saint.

Objet ... sujet ... sujet

Dans mon expérience, je l`ai manqué des e-mails importants. Je suis également ouvert des e-mails qui semblait important. Tous deux avaient une chose en commun - une ligne sujet mal construit. Il faut quelques secondes pour imaginer une ligne de sujet intelligent qui reflète le message. Encore une fois, il aide à la fois l`émetteur et le récepteur comme il devient plus facile de récupérer l`e-mail plus tard, soit avec une recherche ou même manuellement. Rappelez-vous - « LOL » est pas un sujet!

Regardez ma, pas de mains!

efficacité Email nécessite malheureusement le contraire. Votre efficacité permettra d`améliorer considérablement si vous apprenez les raccourcis clavier au lieu de compter sur le clic de la souris. Les clients de bureau comme support Outlook et Thunderbird raccourcis clavier, et avec eux il est facile de brise à travers les fils de conversation. Qu`en est-il Gmail? Ces conseils devraient couvrir tout cela, et un peu plus:

• TÉLÉCHARGER utiles Raccourcis Gmail
• Raccourcis pour Gmail: Une extension utile qui vous guide sur les raccourcis clavier pour votre compte Gmail [de Chrome]
• Apprendre rapidement clavier Raccourcis de Gmail avec KeyRocket Pour Gmail

Les e-mails sont peut-être le genre de partenaires que vous ne voulez pas vivre avec, mais ne peuvent pas vivre aussi sans. Mais comme tout partenaire, il peut être un pour votre productivité aussi. Nous devons jouer juste. Email et gestion des courriels a été un sujet favori de la nôtre ici à MakeUseOf.com. Vous ne manquerez pas de conseils, mais plus que nous attendons avec impatience le vôtre. Deux mises en garde ici - je base la plupart de ce poste sur Gmail car il est le choix populaire, et aussi j`évité de mentionner l`utilisation des dossiers, des étiquettes et des filtres, et d`autres conseils de flux de travail plus évidents.

Alors, quel est le meilleur conseil que vous avez qui peut aider tous nous envoyer un email plus efficacement?