5 Étapes d`action pour guérir votre boîte de réception e-mail frénésie zéro

Boîte de réception Zero est l`un des mots à la mode les plus populaires dans la communauté de la productivité. Des applications comme, le client e-mail de l`iPhone populaire, boîte aux lettres

le rendre facile pour vous de traiter rapidement tous les e-mails dans votre boîte de réception. Si vous êtes vraiment surchargée, vous pouvez même utiliser un service comme Mailstrom en vrac supprimer des e-mails. L`idée de déclarer faillite email - supprimer simplement tout et recommencer - est en cours sérieusement pris en considération dans certains milieux.Prenez votre boîte de réception Boîte à zéro avec la boîte aux lettres pour l`iPhone Prenez votre boîte de réception Boîte à zéro avec la boîte aux lettres pour l`iPhone Le client par défaut de messagerie pour l`iPhone est devenu à mon avis pas à jour, ou il est certainement pas aussi avancé que le matériel il réside. Mail n`est pas amusant de naviguer, et ses dernières fonctionnalités ...Lire la suite

Tout cela se concentrer sur la suppression de votre boîte de réception, sur la réalisation, l`insaisissable, la boîte de réception zéro, manque deux des problèmes fondamentaux avec la surcharge de courrier électronique. Pour vraiment résoudre vos problèmes de courrier électronique vous devez aller au-delà de la boîte de réception zéro et résoudre les problèmes sous-jacents:

• Pourquoi votre boîte de réception déborde en premier lieu.
• Qu`est-ce que votre relation avec e-mail est.

Le courriel Problème de surcharge

La plupart de la conversation autour de la surcharge de courrier électronique ne parvient pas à établir une distinction entre e-mail désiré et indésirable. Le traitement de chaque élément dans votre boîte de réception comme cible à effacer ignore la réalité de la situation. Un e-mail de votre patron vous donner des commentaires sur une présentation est clairement pas la même chose qu`un email de Groupon offrant traite dans la ville que vous avez quitté l`année dernière. De même, un e-mail d`un vieil ami est probablement le bienvenu, alors qu`un e-mail de Facebook vous dire que le même ami votre nom à une photo est probablement pas.

Video: Vous avez 1 minute ? Nettoyez votre boîte mail

Si vous avez une centaine de courriels assis dans votre boîte de réception, tous que vous vouliez recevoir, mais tout simplement pas encore traité, vous avez un problème de gestion du temps qui ne l`application e-mail peut résoudre. Si vous avez dix e-mails indésirables, vous avez là au lieu d`un problème de courrier électronique, mais encore une fois, aucune application email résoudrez pour vous.

La plupart de la conversation autour de la surcharge de courrier électronique ne parvient pas à établir une distinction entre e-mail utile et brouilleuse

Pour la plupart des gens, les deux causes les plus fréquentes de courrier indésirable sont des notifications de médias sociaux, des bulletins électroniques et des e-mails de travail redondants. Si vous êtes un personnage public, vous pouvez également être soumis à une quantité importante de fan-courrier non sollicité ou demandes de conseils.

Le spam est plus le problème, il était une fois, si vous utilisez un service de messagerie moderne comme Gmail, vous verrez très rarement le spam dans votre boîte de réception.

Le pavlovien Email

Boîte de réception zéro, en tant que concept, omet également de répondre à la plupart des personnes relation avec e-mail. Avoir une boîte de réception vide parce que vous vérifiez toutes les 20 minutes, ou chaque fois que vous recevez une notification, et de répondre à tout est immédiatement à peine une bonne chose. De même, si vous passez 4 heures par jour à l`arrière-et-vient des échanges de courriels, vous n`êtes pas être productif même si vous atteignez la boîte de réception zéro à la fin de la journée.

Ivan Pavlov était un prix Nobel russe gagner scientifique célèbre pour son travail sur le conditionnement classique. En faisant sonner une cloche à chaque fois il a nourri un chien, il a pu obtenir le chien à saliver même sans nourriture être là. En tant que diplômé en psychologie, je maintenant saliver chaque fois que je parle de Pavlov!

Le point crucial du conditionnement classique est que plus fois un stimulus est suivie d`une réponse, plus il est difficile de les séparer. Chaque fois que vous vérifiez vos emails première chose le matin, ou quand une nouvelle notification arrive, vous êtes-vous conditionnement pour continuer à faire la même chose.

Pour aller au-delà de la boîte de réception vraiment zéro, vous devez obtenir un contrôle sur la façon dont vous recevoir et de répondre à Email-vous devez briser le cycle pavlovien. Une boîte de réception vide est simplement une étape possible sur la route pour y parvenir.

Video: Organiser sa boite Mail

Les cinq principes

Heureusement, la résolution de la surcharge de courrier indésirable et la relation pavlovien est facile à faire. Il y a quelques principes simples que si vous mettez en pratique veillera à ce que vous voulez recevoir presque tous les e-mail, et que vous avez le contrôle sur quand et où vous le vérifier.

Principe: Un non-Silos Chevauchement

Pour résoudre le problème de notification des médias sociaux, j`utilise l`idée de silos ne se chevauchent pas. Toutes les notifications Facebook devraient rester à Facebook la fin de l`histoire. Ils ne devraient pas apparaître dans ma boîte e-mail, dans mon menu de notification de téléphone ou un autre endroit que Facebook. Aucune notification Facebook ne sera jamais aussi important que un e-mail de mon éditeur, donc ils ne doivent pas être du même traitement.

Des mesures d`action

Passez 30 minutes vous connecter à tous vos comptes de médias sociaux et désabonnement de chaque e-mail de notification. Vous pourriez être surpris de voir combien vous devez cases décocher. écrivain de mon compatriote Justin a écrit un grand article sur comment arrêter les courriels des médias sociaux ennuyeux avec NotifyMeNot. NotifyMeNot vous emmène à travers les étapes pour vous désabonner de notifications par courriel de tous les principaux sites de réseautage social.

Deuxième principe: Deal or Supprimer

Le problème de bulletin est un peu plus difficile à traiter. Le problème est que, dans de nombreux cas, vous activement signé pour un bulletin d`information parce qu`il contenait des informations que vous vouliez recevoir. Si vous êtes un accapareur numérique comme moi, vous pouvez essayer de vous convaincre que vous voulez toujours obtenir les offres de Groupon par jour. Le principe de traiter ou supprimer vous aide à surmonter ces instincts thésaurisation.

Des mesures d`action

Prévoyez 15 minutes chaque jour pour passer par tous les bulletins électroniques dans votre boîte de réception. Pour chacun, il faut le lire en entier, ou vous désabonner. Si vous ne le lire pendant le temps mis de côté pour faire tout cela, vous ne le sera jamais.

Au cours de deux semaines, je désabonné de près des trois quarts des bulletins d`information que j`avais abonné. Maintenant, chaque fois que je vois des bulletins non lus commencent à se glisser dans ma boîte de réception, je Réintégrer affaire ou supprimer.

Troisième principe: Max Time Email

Pour beaucoup de gens - y compris moi quand je ne suis pas prudent email de vérification est une action réflexive. Si vous ne faites pas activement quoi que ce soit, ou distraits pour une fraction de seconde, vous ouvrez votre boîte de réception et de vérifier vos e-mails. Bien qu`il puisse ne pas sembler une grosse affaire, il brise le flux et vous pouvez être choqué combien de temps vous dépensez réellement email de vérification.

Il vaut beaucoup mieux, comme mon collègue écrivain Akshata recommande, est d`attribuer les temps déterminées et uniquement vérifier le courrier électronique puis. Je vais plus loin et suggère, que pour faire face à la fois la surcharge de courrier électronique et la relation pavlovien - définir un temps e-mail max.

Si vous êtes à mi-chemin en répondant à un e-mail lorsque votre temps est écoulé, sauf les brouillons et ramasser le lendemain.

Des mesures d`action

Choisissez une ou deux fois pour vérifier le courrier électronique par jour et travailler combien de temps il vous faut pour traiter votre importante emails- ceci est votre temps email max. Tout ce que plus de 45 minutes est probablement trop long. Seulement vérifier le courrier électronique à ces moments et ne dépassez pas votre temps max e-mail. Si vous êtes à mi-chemin en répondant à un e-mail lorsque votre temps est écoulé, sauf les brouillons et ramasser le lendemain.

Bien que ce soit une solution extrême, si vous définissez un temps maximum de courrier électronique raisonnable, vous serez en mesure de traiter tous les e-mails vraiment importants tout en ignorant ceux qui sont simplement d`urgence. Si vous ne parvenez pas à traiter le volume des e-mails, vous devez utiliser certains des principes contenus dans cet article pour réduire le montant que vous recevez.

Quatrième principe: Demandez-vous « Pourquoi? »

Certaines personnes ne seront pas le luxe de déclarer qu`ils ne vérifient que courrier électronique à certains moments - si vous êtes l`un d`entre eux, vous pouvez toujours répondre à la vérification des e-mail incessante. Tout au long de la journée, il y aura des moments où vous devez vérifier votre Email- peut-être votre patron a demandé si John envoyé sur un rapport. Mais il y aura aussi des moments où vous êtes en train de vérifier pour aucune raison.

Des mesures d`action

Si vous ne parvenez pas à régler les temps de vérifier les courriels, chaque fois que vous regardez votre boîte de réception, demandez-vous pourquoi vous le faites et écrire la réponse dans un fichier texte ou sur une feuille de papier. Tally toutes les bonnes raisons - « patron m`a demandé de », « loin de bureau pour une heure » - et toutes les mauvaises raisons- « tergiverser », » sur le téléphone et accédait à elle », « en réponse à une notification » - à la fin de la journée. L`objectif est de réduire le nombre de mauvaises raisons. Une fois que vous êtes au courant de Pourquoi vous extrayez email, vous pouvez vous assurer de ne pas seulement quand il y a une raison évidente de le faire.

Principe Cinq: Minimisation Entrées

Si vous avez mis en pratique tous les principes précédents et vous êtes toujours en cours Submergé emails, vous devez répondre aux entrées. La principale source restante de courrier indésirable est de déclenchement heureux coworkers- il y a deux étapes pour y faire face - la première consiste à changer les e-mails que vous envoyez, la seconde consiste à parlez-en à vos collègues.

Des mesures d`action

Considérez chaque email que vous écrivez. S`il est un e-mail d`un mot comme « parfait » ou « merci » de ne pas envoyer it- si vous agissez sur les informations contenues dans l`e-mail que vous avez reçu, il sera évident que vous avez lu et donc la confirmation n`est pas nécessaire. S`il n`y a aucune ambiguïté enlever it- plutôt que de se demander si quelqu`un est libre dans l`après-midi, demandez s`ils sont libres à un moment déterminé.

S`il est possible de revenir en arrière, prenez votre téléphone et appelez instead- ce qui pourrait prendre cinq e-mails à marteler peut prendre moins d`une minute au téléphone.

Considérez chaque email que vous écrivez.

Mettre fin à vos e-mails en disant ce que vous attendez de lui. Informez-les que vous ne serez pas vérification d`une réponse, mais assumerez ils vont commencer à travailler sur ce que vous avez envoyé plus. Assurez-vous de leur fournir tout ce qu`ils auront besoin afin qu`ils ne ont pas besoin de revenir pour vous.

Une fois que vous avez structuré vos e-mails afin que vous ne répondez pas inutilement et minimisez la nécessité pour les autres de répondre, il est temps de parler à vos collègues. En commençant par les pires délinquants, demandez poliment de ne pas être CC`D dans des e-mails à moins qu`ils sont importants et pertinents. De même, demander, si possible, les gens répondent uniquement à l`expéditeur plutôt que de frapper répondre à tous.

Une note sur Fan-mail

Si vous êtes bien connu, ou perçu comme un expert, vous obtiendrez email des étrangers demandant des conseils. La clé pour traiter ce genre de courriels est d`examiner si elles sont recherchées ou unwanted- alors qu`il peut être un fardeau pour passer une heure par jour en réponse à des demandes non sollicitées pour des conseils, si ces personnes sont potentiel ou actuel, les clients, puis vous voulez probablement entendre d`eux.

Si, d`autre part, vous risquez de gagner rien en répondant, vous avez besoin d`examiner comment ils ont accès à votre e-mail en premier lieu. Si elle est affichée publiquement sur votre site Web, retirez-le. Si vous ne pouvez pas, et le volume des e-mails est impossible à gérer, vous pouvez envisager de déléguer toutes les tâches de courrier électronique sans importance à un assistant, virtuel ou autrement.

La plupart du temps je reçois email des personnes qui ont lu les tutoriels que j`ai écrit. Tout en se réveillant à une tirade expliquant pourquoi logiciel X est meilleur que logiciel Y et que je suis un idiot pour écrire sur Y est désagréable, sur l`équilibre, j`aime recevoir les commentaires des personnes qui ont lu mon ai-je TRAVAIL DE de grandes idées pour le suivi sur les tutoriels de leurs questions.

Conclusion

Boîte de réception Zero est une bonne idée en principe, mais il ne répond pas au fond du problème e-mail: faire en sorte que vous obtenez seulement courriel que vous souhaitez recevoir et que vous traitez sur vos propres termes. Passer du tout temps la suppression des notifications de médias sociaux, non lus bulletins électroniques et des e-mails de travail inutiles juste pour atteindre la boîte de réception Zero est pointless- beaucoup mieux de prendre quelques minutes par jour pendant une courte période et d`appliquer certains des principes dans ce tutoriel et l`adresse de votre relation avec e-mail une fois pour toutes.