Comment améliorer la gestion des documents avec des propriétés dans microsoft office

Chaque document créé par une application Microsoft Office a un certain nombre de propriétés du document, y compris le titre, auteur, sujet, et bien d`autres. La plupart du temps, vous voyez ces lorsque vous cherchez à travers vos fichiers, mais saviez-vous que ces propriétés du document peuvent effectivement être vraiment utile pour gestion de documents

Voici comment afficher, modifier et tirer parti des propriétés du document dans Microsoft Office.

La fenêtre Propriétés du document

Comment vous ouvrez les propriétés de la fenêtre du document dépend de la version d`Office que vous utilisez. Dans Office 2007 des applications, vous cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis cliquez sur Préparer gt; Propriétés gt; Propriétés avancées. En 2010-2016, vous frappez Fichier gt; Info, et les propriétés du document panneau apparaît sur le côté droit du menu. Du Propriétés menu déroulant, sélectionnez Propriétés avancées. Sur un Mac, vous utilisez simplement Fichier gt; Propriétés.

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Ces propriétés sont disponibles dans Word, Excel, PowerPoint, Access et Publisher, mais je vais être en utilisant les trois premières captures d`écran. Le même processus sera utilisé dans l`une des autres applications.

Résumé du document

Lorsque la fenêtre ouvre d`abord, vous verrez les informations de base que vous attendez Excel, Word ou PowerPoint pour stocker votre document dans la section Résumé. Titre, Sujet, Auteur, Directeur, Société, et ainsi de suite. Si vous cherchez à changer la feuille de calcul Excel auteur propriété ou une autre propriété de base, vous pouvez le faire à partir de cette première fenêtre.

Statistiques document

L`onglet suivant, statistiques, contient des données calculées automatiquement, comme les dates de création et de modification, les numéros de révision, des caractères imprimés, des lignes, et ainsi de suite.

Les statistiques collectées ici dépendent du programme que vous utilisez. PowerPoint, par exemple, a des détails sur des diapositives, des diapositives cachées, le multimédia et les notes.

Excel, en revanche, ne stocke pas beaucoup dans la section statistique du tout.

Contenu du document

L`onglet suivant, Table des matières, ne contiendra probablement rien pour la plupart des documents que vous travaillez actuellement. Mais cela pourrait changer quand vous voyez comment il est utile. Pour vous montrer ce qu`il peut faire, nous allons utiliser un document que j`ai créé, une histoire de la musique thrash dans les années 1980. Cela fonctionnerait aussi bien avec un rapport de recherche, plan de marketing ou roman.Google Docs vs Microsoft Word: Le Death Match pour la rédaction de la rechercheGoogle Docs vs Microsoft Word: Le Death Match pour la rédaction de la recherchesolutions en ligne deviennent la norme. Nous avons décidé de voir comment les piles Microsoft Word contre Google Docs. Lequel fera le meilleur travail de recherche?Lire la suite

Maintenant, nous allons jeter un oeil à l`onglet Contenu de la fenêtre des propriétés.

Comme vous pouvez le voir, l`onglet Contenu vous donne un aperçu de ce qui est contenu dans le document. Où est-il obtenir ces informations? Des positions. Si tu utilises Les styles de titre de Microsoft Word (Que vous pouvez personnaliser en Vue gt; modes), Ils seront importés dans l`onglet Contenu pour créer automatiquement un aperçu. Si vous avez un document très long et que vous voulez avoir une idée de ce qui est en elle, cela peut aider.Comment faire pour utiliser les styles dans Microsoft Word pour sauver beaucoup de travailComment faire pour utiliser les styles dans Microsoft Word pour sauver beaucoup de travailLire la suite

Comme on pouvait s`y attendre, les différentes applications de bureau apporter différentes informations dans l`onglet Contenu, ainsi. Excel, par exemple, juste saisit les noms des feuilles de travail que vous avez créées.

PowerPoint, d`autre part, vous donnera des informations sur les polices que vous avez utilisé, qui thème de la présentation utilise actuellement, et les noms des diapositives.7 conseils pour créer des modèles PowerPoint7 conseils pour créer des modèles PowerPointPersonne ne bénéficie d`une présentation PowerPoint ennuyeux. Utilisez ces conseils pour vous assurer que vos efforts toujours saisir leur public.Lire la suite

Propriétés du document sur mesure

L`onglet final est où les propriétés du document deviennent vraiment utiles. Si vous souhaitez enregistrer (ou trouver) absolument aucune information sur un document, c`est là que vous pouvez le faire. L`onglet personnalisé est le même pour Word, Excel et PowerPoint, donc je vais juste être en utilisant Word pour les captures d`écran.

Voici la liste de toutes les propriétés de document intégrées:

• Vérifié par
• Client
• Rendez-vous complet
• département
• Destination
• Disposition
• Division
• Numéro de document
• Éditeur
• Envoyer à
• Groupe
• La langue
• Mailstop
• Matière
• Bureau
• Propriétaire
• Éditeur projet
• Objectif
• Reçu de
• Enregistré par
• date d`enregistrement
• Référence
• La source
• Statut
• Numéro de téléphone
• Dactylographe

Enregistrement Qui a collaboré avec le document

Ce qui rend cette liste est particulièrement utile que vous pouvez ajouter plusieurs éléments d`information à toute propriété. Disons que vous voulez tout le monde dans votre équipe pour vérifier un document. Au lieu d`avoir des gens que vous envoyez un courriel, laisser une note dans le document, ou utiliser une autre méthode qui indique qu`ils ont regardé le document, ils peuvent simplement modifier le Vérifié par la propriété à ajouter leur nom.

Si vous voulez tout le monde d`avoir leur nom sur une ligne distincte, vous pouvez profiter de la capacité de l`Office d`ajouter des propriétés personnalisées en cliquant sur le prénom la boîte et l`ajout d`une nouvelle propriété. Vérifié par, Vérifié par 2, Vérifié par 3, et ainsi de suite, ne vous laisser le nom de tout le monde sur une autre ligne.

Ces propriétés ont un potentiel apparemment sans limites. Si vous voulez enregistrer les personnes qui vous avez consulté sur ce document, vous pouvez ajouter un certain nombre de La source Propriétés. Vous voulez vous assurer que vous vous souvenez qui vous a envoyé le document? Ajouter leur nom Reçu de. Assurez-vous de ne pas envoyer le document au mauvais client? Ajouter un Client entrée. Avec ces 26 propriétés, vous pouvez ajouter une énorme quantité d`informations utiles au document.

Enregistrement des informations personnalisées sur votre document

La possibilité d`ajouter des propriétés personnalisées à l`onglet personnalisé est l`une des choses les plus utiles que vous pouvez faire pour la gestion des documents dans Microsoft Office. Vous voulez des dossiers détaillés de qui a édité le document et quand? Il suffit de taper « Edité » dans le prénom champ, puis ajouter un nom et une date dans le Valeur champ, comme ceci:

Maintenant tout le monde peut ajouter leur nom et la date de modification du document afin que vous puissiez garder une trace. Voulez-vous tout le monde à peser sur la façon dont ils pensent que le bon document? Tapez « Note » dans le champ Nom, changer la Type champ Nombre, et tout le monde peut rapidement et facilement vous dire à quel point ils pensent que le doc est.

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Vous n`êtes limité que par votre imagination toute sorte d`information qui pourrait être utile pour les personnes qui travaillent avec le document peut être ajouté aux propriétés du document personnalisé.

Gardez un oeil sur vos documents

Les propriétés du document fenêtre dans la suite Office est l`une des meilleures façons de gérer vos documents, surtout si vous êtes le travail en équipe et déplacer vos fichiers autour d`un lot. De changer l`auteur d`une feuille de calcul Excel pour enregistrer l`édition d`un jeu de diapositives PowerPoint, vous pouvez tout faire à partir du document, ce qui signifie que vous ne devez pas utiliser un autre type de système complexe. Une fois que vous maîtrisez les propriétés de la fenêtre du document dans Microsoft Office, vous serez un vrai Officemasterkey!Équipe de travail: 10 conseils pour la collaboration en ligne efficace en temps réelÉquipe de travail: 10 conseils pour la collaboration en ligne efficace en temps réelLire la suite

Utilisez-vous des propriétés du document? Quels sont ceux qui vous trouvez-les plus utiles? Que voulez-vous les utilisez pour? Quote-part dans les commentaires ci-dessous!