Conseils sur la planification et la tenue de réunions efficaces avec google hangouts

Grâce à la technologie Internet d`aujourd`hui, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et rentable surtout si vous les pré-planifier et utiliser des outils de gagner du temps. Pour les deux derniers mois, j`ai participé à des réunions en ligne à l`aide de Google Hangouts.

Bien qu`il ait des limites, la plate-forme vocale et vidéo est assez facile à utiliser, et il inclut des fonctionnalités supplémentaires utiles pour la tenue de réunions.

Google Hangouts Préparation

La meilleure façon de se rencontrer les participants à bord avec Google Hangouts est de les envoyer à la façon des instructions pour le téléchargement et l`installation du plug-in Hangouts. Pour ce faire, plusieurs jours avant la réunion pour que les participants aient le temps de mettre en place.

Informer les participants qu`ils auront besoin d`une caméra et d`un micro pour participer. Un micro, même il est une paire d`écouteurs de l`iPhone, sépare la sortie son de la entrée audio, gardant ainsi les voix de l`écho de nouveau dans la conversation.

Video: Conduite de réunions : 5 conseils pour être efficace

Ensuite, développer avec un ordre du jour de la réunion. Un article entier pourrait être écrit sur le programme d`élaboration. Mais une question importante à la création de programmes est en plus de la liste des points, vous devez également fournir une brève description ou le but pour chaque élément. Par exemple, si l`article est « société potluck » ou « réseaux sociaux », l`état de ce que vous ou les autres membres voulez accomplir avec cet élément.

Voulez-vous discuter Pourquoi vous devez construire un réseau social, ou voulez-vous la revue un plan existant pour les réseaux sociaux? Ou le but est peut-être rapport et évaluer des données sur les réseaux sociaux. Fournir un objectif pour chaque article vous aidera à décider de combien de temps chaque élément a besoin, et quelles ressources sont nécessaires pour discuter d`en discuter.

Envoyez une invitation au Hangout au moins 30 minutes avant la réunion aura lieu. Cela donnera le temps aux participants de mettre en place leur caméra et micro. Malheureusement, vous devez envoyer des invitations à chaque fois que vous tenez une réunion à Hangouts. Les invitations peuvent être faites par courriel ou sur votre page Hangouts, et seulement 9 personnes peuvent participer à un Hangout à un moment donné. Aussi, essayez de commencer et terminer les réunions à l`heure.

réunion Apps

Dans la zone Hangouts, l`un des premiers outils participants devraient être informés de c`est la fonctionnalité de chat, au sommet extrême gauche de la page. chats écrits peuvent être utiles pour les éléments de réflexion, de partage des liens, et l`affichage d`autres informations écrites.

La boîte de chat est rapide et facile, mais Google Hangouts intègre avec Google Docs, qui est dans la barre de menu de Hangouts ainsi. Tout participant peut lancer un document Hangouts, mais le document ne sera pas vu par d`autres participants jusqu`à ce qu`ils choisissent Google Docs dans la barre de menu.

Vous pouvez partager des documents de cours existants à l`aide de cet outil, ce qui est un autre moyen efficace de rendre les réunions plus productives. Si l`ordre du jour, par exemple, appelle à la discussion et la révision d`un communiqué de presse, ce document pourrait être tiré vers le haut et a collaboré pendant la réunion.

L`application est Screenshare un autre outil utile. Un participant peut cliquer sur le bouton et sélectionnez Screenshare pour partager une fenêtre ouverte ou un écran entier sur leur bureau. Le Screenshare remplacera la caméra vidéo et de montrer ce qui est sur l`écran de votre bureau. Vous désactivez simplement le bouton Screenshare pour revenir à la caméra.

des procès-verbaux

Si vous tenez des réunions régulières en tant que groupe, organisation ou entreprise, vous voudrez probablement prendre quelques minutes pour vos réunions pour examiner les tâches, les missions et les résumés des discussions. Il existe plusieurs outils pour le faire. Un utile crée simplement un modèle de minutes dans Google Docs.

Cependant, lorsque vous tapez alors dans Google Hangouts, les participants entendront le taper sur votre clavier, même si vous utilisez des casques audio. Donc, quiconque est de taper et des procès-verbaux auront probablement besoin de couper son micro lors de la frappe.

Je préfère toutefois utiliser une application iPad appelée MinuteTaker (7,99 $). Il est très utile pour la prise et la gestion de minutes, et il n`y a pas de bruit de fond lorsque vous utilisez le clavier intégré sur l`iPad.

Quand j`utilise MinuteTaker, je peux terminer à peu près et e-mail les minutes juste après la réunion. Le plus grand inconvénient de l`application est que vous ne pouvez partager minutes en PDF FORMAT- cependant, vous pouvez copier et coller le contenu dans un fichier texte normal. L`application en ligne, minutes.io, est un autre outil pour prendre des minutes ainsi.

Les réunions ne sont jamais parfaits, mais avec une bonne planification et les bons outils, ils peuvent être plus efficaces et moins de temps.

Video: Comment réussir ses réunions et obtenir des réunions efficaces (Perfony - version longue)

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