Guide de réunion en ligne: logiciel et stratégie

Table des matières

§1. Introduction

§2 libres et des services à faible coût des réunions

§3-Cloud Storage Services

§4-préparation et la tenue de réunions

§5-Online & Outils de réunion mobiles

§6-iPad Apps pour les réunions

§-Conclusion

1. Introduction

services de vidéoconférence modernes sont faciles à utiliser et disponible pour presque tout le monde avec un ordinateur ou un smartphone. La possibilité de se connecter et de rencontrer des gens en ligne signifie que nous ne sommes plus limités par la situation géographique. En outre, de nombreux sites nous offrent une grande variété d`outils et de ressources pour organiser des réunions, la planification et l`exécution des projets, et en réduisant la quantité de papier imprimé traditionnellement nécessaires pour faire avancer les choses.

Le but de ce guide est de vous présenter un grand nombre des populairement utilisés, libres ou relativement bon marché, des ressources en ligne et des outils pour organiser des réunions en ligne et en travaillant en collaboration sur des projets, des rapports, des présentations, des documents, etc.. Je donne également des conseils et des suggestions pour la façon dont certaines ressources sont plus utiles que d`autres, ce que vous pourriez considérer comme vous faire des choix sur les ressources dont vous avez besoin pour votre équipe ou un comité.

Gardez à l`esprit que tout en tenant des réunions avec la vidéoconférence en ligne peut souvent gagner du temps et de l`argent, vous avez encore besoin de travailler dans les limites de la vidéoconférence. En outre, la tenue de réunions en ligne nécessite toujours autant la préparation des réunions que pour les réunions traditionnelles face-à-face. Dans le chapitre 4 Je donne une vue d`ensemble de base pour la préparation et la conduite des réunions. Je suggère aussi des livres qui vont plus en détail sur ce sujet.

Le guide est pas exhaustive. Comme vous la recherche et essayer différentes ressources, vous gagnerez une meilleure idée de ce que vos besoins spécifiques pour les réunions en ligne et la construction du projet.

En écrivant ce guide, je suppose que vous avez de base à la compréhension intermédiaire comment utiliser un ordinateur, naviguer sur Internet, et vous inscrire à des services en ligne. Je donne une vue d`ensemble des diverses ressources en ligne, et que vous vous inscrivez sur la plupart des sites vous verrez les développeurs de ces sites font un très bon travail de fournir des instructions étape par étape pour l`utilisation de leurs outils et de services.

Mais avant de commencer à explorer les sites de rencontre en ligne et des ressources, il y a des avantages et des inconvénients à des réunions de rapport visioconférence face-à-face physiques traditionnelles réunions vous devriez considérer au moment de décider des meilleures options pour la réunion avec votre équipe, comité ou groupe .

Avantages des réunions en ligne:

• Les réunions virtuelles peuvent être organisées avec les participants à travers les régions géographiques, ce qui réduit les frais de déplacement.
• Les réunions en ligne sont rentables, ce qui permet aux membres de partager des documents, des sites Web et d`autres médias via des services cloud ou sur Internet, ce qui réduit la nécessité de programmes de papier, rapports et autres documents.
• Les réunions en ligne peuvent être enregistrées et archivées pour examen ultérieur.
• Les réunions en ligne peuvent être effectuées dans un cadre confortable, comme une maison de participant ou au bureau, ou même dans un café Internet.
• conférences vidéo permettent une communication visuelle entre les participants, permettant de reconnaître la communication non verbale.

Inconvénients des réunions en ligne:

• Les réunions virtuelles peuvent être interrompues par des erreurs techniques et des problèmes (par exemple de mauvaises connexions Internet, son médiocre ou la qualité vidéo, les problèmes de navigateur Web, et des dysfonctionnements informatiques.)
• Certains participants à la réunion virtuelle peuvent ne pas avoir les compétences informatiques et Internet nécessaires pour participer de manière adéquate aux réunions en ligne.
• Les réunions virtuelles ne permettent pas toujours face à face et le contact physique entre les participants, ce qui est utile pour établir des relations interpersonnelles.
• Les réunions virtuelles ne sont pas toujours propices à des ateliers interactifs, des séances de formation, et de grands groupes de dire dix personnes ou plus.

2. Services de réunions gratuites et à coûts bas

Bien que ce guide décrit les services de réunion en ligne gratuits et populaires, y compris Meetings.io, Google Hangouts, et LiveMinutes, il y a plus d`une douzaine d`autres sites de vidéoconférence haut, vous devriez vérifier et prendre en compte. Notez toutefois que certains de ces sites, comme Tinychat, Sifonr et Faceflow sont essentiellement pour des conversations vidéo très personnelles, et peuvent ne pas convenir à des réunions officielles en ligne. D`autres sites comme Skype et Go Pour Meeting sont puissants, mais exigent le compte des primes, payées pour l`accès aux réunions du groupe. Les sites que je couvre dans ce guide sont en grande partie libre et accessible via toutes les plateformes informatiques. Voici une liste d`autres sites que je ne couvre pas dans le guide, mais toutes les fonctions de la même façon que ceux que je décris dans les sections suivantes.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Meetings.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• Tokbox
• Meet.fm

Les caractéristiques à rechercher

Voici les caractéristiques que vous voudrez à considérer lorsque vous le choix d`un outil de vidéoconférence en ligne.

• La croix-plate-forme de service? Cela signifie peut-il être accessible sous Windows, Mac OS X et Linux les systèmes d`exploitation. La plupart des services sont multi-plateforme, mais pas tous.
• Quel est le nombre maximum de participants pour le service? Par exemple, Google Hangouts est limité à 10 participants à la fois.
• Quel est le prix du service, et combien sont limités les options gratuites?
• Peut-liens URL partagées pour inviter d`autres aux réunions, ou ne le service exiger que les participants d`avoir un compte enregistré afin de participer à une vidéoconférence?
• Est-ce que le service permet d`accéder à des réunions en ligne via un smartphone ou une tablette?
• Est-ce que le service permet d`appeler intégré conférence?
• Le service comprend des outils de collaboration intégrés pour créer des documents, des listes de remue-méninges, et en prenant des sondages?
• L`outil de conférence vidéo une partie d`un compte de groupe plus important qui permet aux membres d`ajouter des fils de messages, documents, tâches, etc?
• Est-ce que le service comprend une fonctionnalité de messagerie instantanée afin que les participants à la conférence vidéo peuvent partager des messages en privé et publiquement les uns aux autres?
• Peuvent réunions de visioconférence sont enregistrées et archivées pour les visionner plus tard?
• Est-ce que le service inclut des options pour le partage d`écran de bureau, de sorte que les participants peuvent voir le bureau de l`ordinateur de l`autre?
• Est-ce que le service vous permet de planifier et d`envoyer des liens vers la page de conférence plusieurs jours avant la réunion? Prévoit-il un lien permanent pour les espaces de réunion individuels en ligne?
• Y at-il intégré dans les fonctionnalités de partage de fichiers qui peuvent être utilisés lors d`une réunion de vidéoconférence?
• Est-ce que le service comprend un calendrier intégré et carnet d`adresses, ou est-elle au moins intégrer avec des outils tels que le calendrier Google ou Exchange?

Quel service en ligne que vous utiliserez dépendra du type de réunions que vous détenez, à savoir, un groupe permanent ou le changement formel ou informel- privé ou public. Si vous utilisez le service pour un groupe permanent ou d`un comité, vous et quelques autres membres devraient discuter du type de fonctionnalités en ligne, vous pensez que vous aurez besoin pour la tenue de réunions en ligne. Si vous cherchez à organiser des réunions publiques et des présentations, vous devriez envisager un service qui est facilement accessible aux nouveaux utilisateurs.

La tenue de réunions en ligne peut économiser beaucoup de temps et des dépenses, mais vous voulez aussi garder à l`esprit le nombre d`autres outils en ligne membres de votre équipe ou comité auront accès afin de rencontrer et de travailler sur des projets. Plus les membres du groupe d`outils ont accès, plus il est difficile de gérer les messages et collaborer sur des documents. Pour cette raison, Google et sa fonctionnalité Google Hangouts, par exemple, peuvent offrir une partie de la plus large gamme d`outils et de services pour les membres inscrits Google.

Cependant, l`interface utilisateur des services Google peut souvent être difficile à utiliser, surtout pour les nouveaux Google. Si vous avez des membres de l`équipe qui sont pas des utilisateurs de Google existants, ils ne seront pas seulement de mettre en place et d`apprendre à utiliser un compte de messagerie Google, mais ils devront aussi apprendre à utiliser les applications Google Drive, mis en place la conférence vidéo, et peut-être utiliser les pages de réseautage social Google+ et les communautés. Ainsi, si vous ajoutez constamment de nouveaux participants à chaque réunion, vous voulez choisir un service que les participants peuvent accéder rapidement sans la mise en place d`une adhésion et se familiariser avec tous les outils. Meetings.io est un service gratuit qui permet à ce type d`installation rapide jusqu`à.

Gardez à l`esprit que les services de visioconférence les plus en ligne ne proposent pas les outils dont vous avez besoin pour planifier réellement et organiser des réunions. Alors voulez regarder dans les services comme yaM.com ou MyCommittee.com, que je parle au chapitre 5.

Dans les sections suivantes de ce guide, je donne un aperçu des services gratuits populaires de réunion en ligne. Quel service vous choisissez bien sûr dépendra de vos besoins particuliers, mais nous espérons que ce guide sera utile pour faire ces considérations. Je vous recommande essayer quelques services avant de s`installer sur un, afin de vous assurer que vous obtenez toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre groupe ou clients.

Meetings.io

L`une des réunions en ligne les plus rapides et les plus élégants outils que je recommande est Meetings.io. Le service il est facile de se retrouver avec un maximum de cinq personnes en ligne à la fois, et le site fonctionne bien pour des présentations, des démonstrations de produits, conférences clients, et tout simplement les réseaux sociaux ancienne plaine.

Meetings.io ne nécessite pas d`inscription du site, sauf si vous voulez créer votre propre page de profil personnalisé avec une URL permanente. Vous pouvez partager l`URL assignée avec les autres, et après avoir un lien vers ce dont ils ont besoin tout simplement de mettre en place leurs connexions vidéo et audio. Cet outil de conférence en ligne est un excellent moyen de se connecter avec des clients ou des groupes existants sans les sentir dépassés par trop de fonctionnalités en ligne et des services.

Vous pouvez également créer une page Meetings.io personnalisée avec un nom et sous-titre, dans lequel l`URL inclut le nom que vous lui donnez (par exemple, https://meetings.io/bakari). Une page personnelle est comme inviter les clients dans votre bureau virtuel ou une salle de démonstration. Vous pouvez également envoyer des liens directs vers vos sites de réseaux sociaux à partir de votre page Meetings.io.

Vous pouvez planifier des réunions instantanées, de non prévus, ou vous pouvez définir une date, l`heure et la durée des réunions futures. En outre, à partir du service que vous pouvez envoyer une demande à d`autres pour participer à une réunion que vous organisez, et les bénéficiaires ont besoin juste pour lier et mettre en place leur webcam et microphone pour le joindre.

Les fonctionnalités incluent:

• Partager une URL permanente aux réunions prévues.
• La capacité à des réunions de nom.
• La capacité d`exiger l`autorisation d`entrer dans une réunion.
• le partage d`écran de bureau en temps réel.
• En direct chatbox.
• Intégré dans le bloc-notes personnel pour chaque participant.
• Le partage de fichiers entre les participants.
• La possibilité pour les participants d`éteindre leur micro ou webcam.
• minuterie de réunion intégré qui commence lorsque chaque participant signe à la réunion.
• La possibilité pour les participants de mettre leur écran VideoCAM mode paysage ou portrait.
• La possibilité de passer à une source de caméra ou d`un microphone connecté différent.
• La possibilité de régler le volume du haut-parleur et le gain de microphone.
• La possibilité de définir l`espace de réunion en mode plein écran.

Caractéristiques Non inclus:

• Aucun outil de création de documents intégrés, à l`exception de la fonction de bloc-notes.
• Aucun outil pour la définition des programmes ou des réunions de conservation.
• Aucune possibilité de collaborer sur des documents.
• Pas d`accès mobile app, bien que les développeurs disent le soutien arrive bientôt pour l`iPhone.
• Aucune fonctionnalité de chat privé.

Google Hangouts

Google a lancé Google+ en 2011 pour être un réseau social dans la tradition de Facebook et Twitter. Lorsque vous vous inscrivez pour un compte de messagerie avec Google, vous obtenez automatiquement la configuration d`une page Google+, qui est un espace en ligne où vous pouvez vous connecter avec d`autres utilisateurs de Google, rejoindre des communautés d`actualité, et maintenir ce qu`on appelle Google Hangouts et événements - les deux plates-formes de visioconférence gratuit utile pour la tenue de réunions publiques et privées.

Je l`ai écrit en détail comment utiliser Google Hangouts pour la tenue de réunions - le logiciel a évolué depuis, mais les caractéristiques de base demeurent.Conseils sur la planification & Tenir des réunions efficaces avec Google HangoutsConseils sur la planification & Tenir des réunions efficaces avec Google HangoutsGrâce à la technologie Internet d`aujourd`hui, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et rentable surtout si vous les pré-planifier et utiliser des outils de gagner du temps. Pour les deux derniers mois, j`ai participé à des réunions en ligne ...Lire la suite

Les utilisateurs de Google Hangouts peuvent contenir des visioconférences avec jusqu`à 10 personnes. Si vous hébergez un Hangout, vous envoyez une invitation aux membres de vos cercles Google+ et / ou des e-mails directs pour votre Hangout prévu. Les gens qui ne sont pas membres Google+ peuvent également participer à des conférences vidéo Hangout si elles sont envoyées une invitation sous la forme d`un lien URL. Un hôte Hangouts ou un autre participant peut également ajouter des participants par appel téléphonique, mais cette fonctionnalité est limitée à un participant par téléphone à un moment. (Voir les instructions supplémentaires ci-dessous organiser des réunions de Hangouts.)

Google+ et toutes ses fonctionnalités sont disponibles dans son iOS (iPhone et iPad) et des applications smartphone Android, que les utilisateurs peuvent utiliser pour participer à Google Hangouts tant que leur dispositif comprend un microphone et videocam.

Avant une réunion Hangouts a lieu, assurez-vous de rappeler aux participants qu`il est préférable d`utiliser un casque avec un micro pour éviter le bruit ambiant ou des commentaires audio lors de la conférence vidéo.

Les participants doivent simplement créer leur webcam et d`un microphone pour participer. Toutefois, si elles ne l`ont déjà fait, les participants devront installer sur leur ordinateur une voix Google et plugin vidéo. Si vous avez des membres de l`équipe qui sont nouveaux à Google, vous devez leur fournir ce lien pour obtenir des instructions sur la façon de commencer avec Hangouts.

Google+ et Google Hangouts sont tous les deux une partie d`une sorte d`écosystème qui comprend les caractéristiques suivantes utiles pour les réunions privées et publiques en ligne:

• Google+ fonctionne comme Facebook en ce qu`elle permet aux utilisateurs de construire une suite et de partager du contenu en ligne.
• Les utilisateurs de Google peuvent facilement planifier des événements et des réunions sur leur calendrier Google et dates partager avec d`autres membres du groupe ou des clients.
• Google Hangouts est un service de partage vidéo instantanée qui permet jusqu`à 10 personnes, y compris l`hôte à se joindre.
• Google dispose d`un service Google Drive, qui se compose d`outils de création de documents qui peuvent être utilisés dans la zone Hangouts vidéoconférence.
• Hangout participants peuvent utiliser intégré dans les notes partagées et un tableau blanc lors des réunions en ligne.
• Les participants peuvent regarder une vidéo YouTube en même temps dans la zone Hangouts, et utilisez la boîte de chat sur le côté droit de la page Hangouts pour la discussion.
• Hangouts comprennent un chatbox pour les participants du groupe.
• L`espace de réunion comprend Hangouts également le partage d`écran intégré.

A partir Hangout

Vous commencez un lieu de rencontre en allant à votre Google, plus la page et en cliquant sur le bouton Hangouts jaune sur le côté gauche de la page. Si ce n`est pas là, vous devriez le trouver replié à l`intérieur l`élément de menu « Plus » sur le côté gauche de la page. Ensuite, cliquez sur le bouton « START Hangout » rouge en haut de la page.

Si vous avez le plugin Google approprié déjà installé sur votre ordinateur, vous pouvez procéder en donnant votre Hangout un nom, et en ajoutant des invités au moyen de noms, un ou plusieurs de vos cercles, et par des adresses e-mail. Les gens vous invitent à un Hangout Google+ reçoivent une notification si elles sont un membre de l`un de vos cercles, ou par courriel.

Notez que si vous allez avoir des réunions régulières Hangouts avec le même groupe de personnes, vous devez créer un cercle Google+ pour vos membres du groupe afin que vous puissiez facilement envoyer des invitations.

planification Hangouts

En règle générale, les invitations sont envoyées pour Google Hangouts à peu près au moment où ils sont détenus, mais il y a un moyen de preschedule invite à un Google Hangouts. Voici comment:

1. Cliquez sur le bouton Événements sur le côté gauche de la page Google+.
2. Cliquez sur Créer un événement.
3. Ajoutez les informations pertinentes pour votre événement et les participants (dans vos cercles ou des e-mails) que vous souhaitez inviter.
4. Cliquez sur les options de l`événement bouton et choisissez les options appropriées dans Basic.
5. Cliquez sur le bouton Avancé et sélectionnez Hangout Google+.
6. Cliquez sur le bouton Inviter et tous vos participants indiqués recevront une notification Google+ dans laquelle ils peuvent RSVP pour le Hangout.

Si vous voulez que votre Hangout à être vu par le public, et enregistré automatiquement sur votre chaîne YouTube, vous pouvez activer Hangouts On Air, une autre caractéristique de Google+.

Hangouts On Air fonctionne de façon similaire à Google Hangouts régulièrement, et peuvent inclure jusqu`à 10 participants, mais sur les événements Air peuvent également être publiquement vu par toute personne qui a un lien vers l`événement.

Caractéristiques Non inclus:

• Prescheduling Hangouts est pas aussi simple que cela devrait être.
• Il n`y a pas intégré fonction de messagerie privée pour les Hangouts Google+ participants- Cependant, les membres peuvent utiliser la fonction chat privé hors de la zone Hangouts.
• Il n`y a pas des modèles intégrés pour créer des programmes ou de maintien minutes.
• réunions Hangouts ne peuvent être archivés en ligne sans les enregistrer sur YouTube en premier.

LiveMinutes

Alors que Google Hangouts peut être un service utile pour traîner avec vos contacts Circle, un service plus formel et moins importune comme LiveMinutes peut-être mieux pour les réunions officielles en ligne. Et alors que Google Hangouts met les participants au centre de sa plate-forme, LiveMinutes met des outils de collaboration de l`équipe au centre. LiveMinutes est plus comme un bureau virtuel qu`un réseau social. Il dispose d`une interface utilisateur propre, et il est facile de mettre en place une vidéoconférence avec quelques clics.

Les fonctionnalités incluent:

• Les participants peuvent se connecter à une réunion de LiveMinutes via un navigateur Web, téléphone ou Skype. Jusqu`à 9 personnes peuvent participer à une réunion à la fois.
• Chaque réunion est attribué une chambre Lien unique, qui peut être partagée.
• Les visiteurs peuvent visiter une réunion sans enregistrement d`Account- cependant, ils ne seront pas en mesure d`afficher les rapports de réunion en ligne ou recevoir des invitations à le faire.
• Les participants peuvent également se connecter à une réunion par appel téléphonique et la broche.
• La capacité de partager, annoter et collaborer sur des documents importés dans l`espace de réunion. Les documents peuvent provenir d`une source sur votre ordinateur, et ils peuvent être enregistrées dans l`espace de travail LiveMinutes.
• chat instantané entre les participants.
• Intègre avec Evernote et Dropbox, ce qui rend plus facile d`importer et exporter des documents.
• outil d`esquisse en direct pour la collaboration entre tous les participants.
• Toutes les réunions de LiveMinutes sont enregistrées et archivées pour consultation ultérieure.
• Après une séance est levée, un rapport professionnel, y compris tous les documents collaboré à, peut être partagé et téléchargé en format PDF.

Caractéristiques Non inclus:

• Pas de partage d`écran de bureau.
• Aucun modèle dédié pour le développement de l`ordre du jour, des procès-verbaux, ou la création d`une liste de tâches.
• Aucune fonctionnalité de chat privé pour les participants.
• A ce jour, aucun support d`accès mobile app.

Wiggio (travail en groupe)

Wiggio est une autre application de vidéoconférence en ligne qui fournit une plate-forme comme bureau, et plusieurs outils pratiques (par ex, calendrier, liste de tâches, preneur de sondage, le partage de documents) pour la planification et la gestion de projets. Wiggio est un service de grande collaboration pour les clubs, les écoles et les salles de classe, et les entreprises et les organisations. Ses fonctions de vidéoconférence permettent des réunions jusqu`à 10 participants à la fois.Prenez votre groupe au prochain niveau avec Wiggio Pour Getting Things DonePrenez votre groupe au prochain niveau avec Wiggio Pour Getting Things DoneJe redoute travailler et de collaborer sur un projet de groupe dans lequel les membres de l`équipe insistent sur principalement recours à des réunions en face-à-face physique, documents papier, et d`innombrables échanges de courriels. Il y a tant de ressources en ligne qui peuvent ...Lire la suite

Les fonctionnalités incluent:

• Installation facile d`un compte de groupe avec un compte de messagerie de groupe dédié.
• Plusieurs groupes peuvent être créés.
• Les documents peuvent être téléchargés à des groupes et partagés.
• Chaque groupe reçoit son propre calendrier pour les événements de planification, réunions et dates d`échéance.
• les participants du groupe peuvent organiser des réunions virtuelles en ligne et des conférences téléphoniques.
• Les réunions virtuelles peuvent être préprogrammé et les dates de réunion possibles demandes peuvent être envoyées par courriel aux membres du groupe décident.
• Les participants peuvent se joindre à des réunions via URL personnalisée et mot de passe, appel téléphonique et la broche, ou en entrant un numéro de réunion.
• Liens vers des réunions en ligne peuvent être partagées à Twitter et Facebook à partir de la zone de rencontre.
• Les participants peuvent être informés d`une réunion par SMS et par message électronique à partir avec le compte du groupe.
• Le partage d`écran est autorisé.
• Chat instantané entre les participants en ligne.
• la collaboration entre les membres Whiteboard.
• iPhone app support qui comprend la plupart des fonctionnalités de la plate-forme en ligne, à l`exception de la fonction de vidéoconférence.

Comme vous pouvez le voir, Wiggio est l`un des plus riches en fonctionnalités des services décrits ici. Le site comprend des courts tutoriels sur chacune de ses fonctionnalités, qui peut être consulté dans la zone de réunion. L`application en ligne peut ne pas être aussi facile à utiliser comme Meetings.io, mais il est très utile pour les groupes, les comités et les équipes qui travaillent ensemble sur une base régulière. La grande variété de fonctionnalités offre Wiggio signifie participants peuvent planifier et collaborer plus facilement sur des projets, sans avoir à utiliser plusieurs autres outils en ligne.

Caractéristiques Non inclus:

• Aucun modèle dédié pour le développement de l`ordre du jour et procès-verbaux.
• Pas d`intégration avec Evernote, Dropbox ou Springpad.
• Impossible d`utiliser l`application iPhone Wiggio pour participer à des chats vidéo.

3. Services Cloud Storage

Cloud Services et partage de documents

La plupart des réunions - à la fois en ligne et hors - tournent autour de faire avancer les choses. Lors de sa rencontre pour planifier des événements, travailler sur des projets, d`évaluer les budgets et les idées de remue-méninges, nous collaborons comme une équipe ou un comité chargé d`accomplir les objectifs convenus et des tâches. Quand il vient au travail de collaboration et de l`équipe, l`Internet offre des outils impressionnants pour travailler et collaborer plus efficacement, tout en réduisant la quantité de papier, e-mails et les appels téléphoniques que nous devons utiliser pour faire avancer les choses.

Quand je commence un nouveau projet, je crée généralement une nouvelle Evernote, Springpad, et / ou un dossier Dropbox. Pour moi, ces services de stockage en nuage sont principalement pour la synchronisation des documents, des notes et des pages Web entre mon ordinateur bookmarked et les appareils mobiles. J`utilise rarement le dossier local de documents sur mon ordinateur plus. Il n`a pas de sens de le faire quand je travaille entre plusieurs appareils.

Mais j`utilise aussi ces services de stockage, car ils sont un moyen pratique de partager des documents avec des gens avec lesquels je travaille. Je partage le contenu de mes dossiers en ligne en quelques clics simples. Si les autres membres de l`équipe avec qui je travaille sont avertis Internet, nous pouvons partager des dossiers et de réduire la quantité de courriels pour partager et communiquer les documents et les notes.

Avec les services de cloud computing comme Evernote, Dropbox, Google Drive, et Springpad, vous pouvez partager des liens vers des notes, des fichiers ou des dossiers dans votre compte par courrier électronique, un réseau social ou un site Web.

Le choix d`un Service Cloud

La meilleure façon de choisir et d`utiliser un service cloud pour votre équipe ou d`un groupe est d`examiner quels services cloud ils déjà c`est utilisation-, à moins que votre entreprise ou organisme utilise déjà une plate-forme d`entreprise comme Dropbox, Evernote ou Google Drive. Chacun de ces services de cloud a ses avantages et ses inconvénients, mais je dirais que Google et sa plate-forme cloud Google Drive a, à ce point, la plus large gamme d`outils et de services gratuits - bien que l`interface utilisateur de Google Drive, à mon avis, peut ne pas être aussi intuitive et attrayante comme Evernote et Springpad.

Si chaque membre de votre équipe a déjà un compte Google, Google Drive, il est facile de partager des événements de calendrier Google et collaborer sur des documents. La plupart de suite bureautique de services Google avec Google intègrent également Hangouts. Google est largement accessible, et la plupart de ses services sont gratuits, aussi longtemps que vous ne me dérange pas d`annonces occasionnelles.

Si les membres de l`équipe utilisent différents services de cloud computing, vous voudrez peut-être décider en tant que groupe d`utiliser un service unique pour les projets et les réunions du groupe afin que la collaboration entre les membres est plus efficace. Soyez également prêt à passer à un autre service après que vous avez compris ce qui est vraiment besoin de votre collaboration d`équipe sont. Si vos besoins principaux sont le partage de fichiers entre les membres du groupe, alors Dropbox devrait suffire. Mais si vous voulez collaborer à la rédaction de documents, Google Drive, Evernote ou Springpad peut être de meilleurs choix parce que chacun de ces services de cloud computing a un document application de création intégré dans lequel je discuterai plus dans la section suivante.

Dropbox et Google Drive

Je recommande Dropbox et / ou Google Drive comme une sorte de plates-formes de stockage de fichier universel qui offrent les meilleurs services faciles à utiliser pour le stockage, la gestion et le partage de fichiers sur un ordinateur - sans parler des appareils de smartphones les plus populaires et les tablettes. Notez, cependant, la plus grande caractéristique manquante pour Dropbox: il ne contient pas une application éditeur de texte intégré comme les autres services de stockage en nuage. Google Drive, d`autre part, fonctionne comme Dropbox - mais il contient également une suite d`applications de bureau pour créer des documents, feuilles de calcul, des présentations et plus.

Bien que je l`utilise à la fois Dropbox et Google Drive, j`utilise principalement Dropbox pour tous mes documents et autres fichiers multimédias, principalement parce qu`il intègre si bien avec d`autres applications mobiles populaires sur mon iPhone et iPad. Comme il gagne plus d`utilisateurs, Google Drive finira par se développer et intégrer à d`autres applications et appareils mobiles.

Dropbox fait un travail magnifique de servir votre dossier Documents en nuage. Vous pouvez télécharger et installer le Mac, PC et application mobile versions de Dropbox sur votre ordinateur (s) et le soutien des appareils mobiles, et tous les documents et les fichiers multimédias que vous ajoutez à votre compte Dropbox sont synchronisées automatiquement entre vos ordinateurs et appareils . Vous pouvez aussi aller en ligne et accéder à votre Dropbox à partir de tout navigateur Web.

Alors que vous créez un document Word sur votre ordinateur et l`enregistrer dans un dossier dans votre compte Dropbox, avec Dropbox, vous serez en mesure d`accéder et de modifier ce document sur vos autres ordinateurs supportant et les appareils mobiles, et vice versa.

Dropbox Partage

Pour les projets d`équipe, Dropbox est très utile pour partager des fichiers et des dossiers. Par exemple, vous pouvez le bouton droit ou Ctrl-cliquez sur un fichier ou un dossier que vous avez enregistré sur votre compte Dropbox local ou en ligne et obtenir une URL unique qui peut être partagé publiquement par e-mail ou en ligne partout. Le lien permettra d`autres de visualiser et de télécharger le fichier en ligne, qu`ils soient membres ou non Dropbox.

Vous pouvez également partager des dossiers entiers privé avec d`autres membres de votre équipe, qui doit également enregistrer un compte Dropbox pour accéder au dossier. Pour partager un dossier dans votre Dropbox, le bouton droit ou Ctrl-clic sur le dossier que vous souhaitez partager - soit sur votre machine locale ou d`un compte en ligne Dropbox - et sélectionnez Partager ce dossier. De là, vous serez redirigé vers la fenêtre de partage où vous pouvez entrer ou adresses e-mail à l`importation pour les personnes que vous souhaitez partager le dossier. Notez également que vous pouvez sélectionner pour permettre à ces contacts désignés à leur tour inviter d`autres personnes à partager le dossier.

Les utilisateurs que vous partagez des dossiers avec seront en mesure de visualiser et de modifier des fichiers dans ce dossier.

Remarque: Dropbox offre jusqu`à 2 Go de stockage gratuit, mais vous pouvez obtenir plus en invitant vos participants à vous inscrire à un compte, ou vous pouvez payer 99 $ par année jusqu`à un 100 Go de stockage.

Google Drive

Google Drive fonctionne de la même manière que Drobox. Il vous commence avec 5 Go de stockage gratuit, dans lequel vous pouvez enregistrer tout type de fichiers sur votre compte. Comme Dropbox, vous pouvez télécharger et installer l`application Google Drive qui permet de synchroniser et de miroirs tous vos documents Google Doc dans votre compte en ligne. Vous pouvez également accéder au contenu Google sur vos appareils mobiles qui prennent en charge l`application mobile Google Drive.

Comme je l`ai souligné précédemment, l`avantage de Google Drive est qu`il a intégré dans les applications pour créer des documents texte, feuilles de calcul, des présentations, des sondages en ligne et formulaires. Ces applications ne sont pas téléchargées sur votre ordinateur, mais sont accessibles via votre compte Google. Vous ne devez jamais installer ou mettre à niveau le logiciel sur l`ordinateur. Vous pouvez exporter des documents créés dans Google Docs et les ouvrir dans l`application comme Word et Excel.

Vous pouvez également partager des documents Google Drive avec d`autres utilisateurs de Google et non Google, mais le processus est pas tout à fait aussi facile que avec Dropbox, Evernote ou Springpad. Vous devez aller en ligne à votre compte drive.google.com, cochez la case à côté du fichier ou le dossier que vous souhaitez partager. Ensuite, cliquez sur le bouton Partager au-dessus des documents énumérés.

Les options de configuration pour le partage surgiront, et comprendra une URL unique pour le document que vous souhaitez partager. Vous pouvez choisir de partager ce lien public ou privé avec les personnes sur votre liste de collaborateurs, qui sera très probablement aussi une adresse e-mail Google.

Malheureusement, vous ne pouvez pas partager des documents directement à partir de l`application Google Drive, des dossiers ou des fichiers stockés sur votre disque local que vous pouvez avec Dropbox, Evernote et Springpad.

Notez, cependant, que le plus grand avantage d`utiliser Google Drive et ses applications de création de documents est que vous et d`autres membres de votre équipe peuvent collaborer sur des documents littéralement en même temps - vous pouvez regarder les modifications apportées par d`autres en temps réel, et ils peut voir le vôtre. Avec Dropbox, les membres de l`équipe devront télécharger des fichiers et de les ouvrir sur leur ordinateur ou appareil mobile afin de modifier ou d`y ajouter du contenu.

Base de partage Evernote

Evernote et Springpad - à la fois des services de prise de notes populaires - offrent aussi le document puissant et des fonctionnalités de partage de dossiers, que je décris en détail dans cet article MUO, Comment partager Notebooks Evernote & Springpad. Ici, je vais donner une vue d`ensemble de ces services.Comment partager Notebooks Evernote & SpringpadComment partager Notebooks Evernote & SpringpadSpringpad et Evernote sont des classeurs impressionnants pour le stockage et la gestion des articles, des recettes, des produits et des coupures de texte que nous voulons épargner pour un examen ultérieur. Mais une autre façon de maximiser ces ordinateurs portables puissants est de ...Lire la suite

Avec Evernote, vous pouvez cliquer sur le bouton de partage d`une note enregistrée dans votre compte, et sélectionnez le lien que la note sur Facebook, Twitter ou LinkedIn réseaux. Cela peut se faire par courrier électronique, ou en copiant l`URL de votre presse-papiers de l`ordinateur et de le coller où vous le souhaitez. Liens vers les notes partagées téléchargeront comme une page Web, qui peuvent sauver les téléspectateurs tour à leur compte Evernote, et aussi de partager avec les autres.

Vous pouvez également partager vos cahiers individuels avec vos Evernote membres de l`équipe, mais vous aurez besoin d`un compte premium (45,00 $ par année) pour le faire.

Base Springpad Partage

Springpad est populaire pour créer des ordinateurs portables pour enregistrer des liens vers tout ce que vous trouverez sur Internet, par exemple, des recettes, les pages, les descriptions des films, des livres, des articles explicatifs, etc. Comme je l`explique dans un article MUO, Springpad est visuellement orienté et attrayante à utiliser.Springpad vs Evernote: Pourquoi l`orientation visuelle Matters dans un ordinateur portable en ligneSpringpad vs Evernote: Pourquoi l`orientation visuelle Matters dans un ordinateur portable en ligneIl est facile de comprendre pourquoi il y a des tonnes d`ordinateurs portables et de logiciels en ligne là-bas au choix: surtout parce qu`il ya tellement d`informations à gérer, signet et partager notre ligne et mobile ...Lire la suite

Cependant, vous pouvez également utiliser Springpad comme outil portable et de collaboration bonafide où vous pouvez créer des documents texte de base, des listes de tâches et ajouter des fichiers - y compris des photos et des films à partir de votre ordinateur. Comme avec Evernote, vous pouvez partager des liens vers les notes et autres contenus enregistrés dans vos carnets Springpad. liens téléchargés peuvent être consultés et partagés par tous ceux que vous envoyez les liens vers.

Vous pouvez également partager des cahiers entiers avec d`autres membres Springpad, et les inviter à contribuer notes et autres contenus à votre bloc-notes partagé. Contrairement aux Evernote, le partage d`ordinateur portable à Springpad est libre. Cependant, notez que vous ne pouvez pas définir les paramètres en lecture seule pour vos ordinateurs portables Springpad partagés. Lorsque vous les partager, ils sont automatiquement mis en place pour la collaboration.

Vous pouvez inviter des contributeurs à un bloc-notes en cliquant sur le bouton Paramètres de vitesse se trouve sur l`avant de l`icône d`aperçu d`un ordinateur portable, ou sur le bouton à gauche d`un ordinateur portable ouvert. Dans Paramètres, vous cliquez sur Contributors et envoyer des invitations à des collaborateurs, qui doivent également être utilisateurs Springpad. Votre ordinateur portable ne sera pas affiché dans leur compte jusqu`à ce qu`ils aient approuvé votre invitation.

Springpad comprend plusieurs autres fonctionnalités gratuites non disponibles dans Evernote ou Google Drive. Ceux-ci comprennent les paramètres d`alerte pour les documents, listes de tâches et comme- partage public de contenu, et un outil de recherche spécial pour localiser les titres de livres, films, musique, recettes, produits, émissions de télévision et des vidéos.

À première vue, Springpad peut ne pas ressembler à une solution de cloud computing pour les entreprises ou les organisations, vous pouvez voir Springpad en tant que service membres de votre groupe peuvent utiliser à des fins privées et de réunion / projet.

En ligne de listes de tâches

Faire avancer les choses exige que nous utilisons des outils pour rappeler nous des choses que nous nous sommes engagés à faire. Mais les distractions quotidiennes et d`autres responsabilités peuvent nous amener à oublier ou négliger des tâches mineures ou difficiles. C`est là listes de tâches peuvent être utiles. Similaire aux services de vidéoconférence en ligne, numériques listes de tâches peut être plusieurs fois plus utile que la liste des choses à faire par écrit sur papier - parce que vous pouvez collaborer.

Les services d`ordinateurs portables et de cloud computing que je décris dans la section précédente de ce guide sont intégrées dans les listes de choses à faire qui peuvent être partagées et utilisées à des fins de collaboration. Springpad inclut même un libre « Rappelle-moi » caractéristique qui peut être ajouté à une note ou à faire la liste de vos ordinateurs portables, ainsi qu`une note d`alarme dédié que vous pouvez définir pour obtenir des notifications dans votre e-mail. Ces caractéristiques fonctionnent également avec les applications mobiles Springpad.

Wunderlist 2

Si vous êtes à la recherche d`un dédié, multi-plateforme liste de choses à faire en dehors des services de portables que je décris dans la section précédente, vous voudrez peut-être donner Wunderlist 2 un essai. Wunderlist peut être consulté dans un navigateur Web en ligne, et est disponible en téléchargement sur Mac, Windows, Android, iPad et l`iPhone.

Les fonctionnalités incluent:

• La possibilité de créer différents espaces de travail pour les différents projets.
• La possibilité d`inviter vos contacts Facebook et Twitter, les collègues et les membres de l`équipe de collaborer et de partager des listes de choses à faire.
• Vous pouvez créer des tâches récurrentes.
• Les alarmes peuvent être ajoutées à des tâches qui sont envoyées par courrier électronique et en application des notifications.
• Les tâches peuvent être favorisées.
• Et les listes Workspaces peuvent être sauvegardés et réutilisés pour des projets récurrents et des événements.
• Les listes et les tâches peuvent être étiquetés avec des mots clés tels que « réunion », « recherche », « email », « contact », « rapport », « document », etc.
• Workspaces comprennent une vue détaillée que la liste des rappels, ainsi que les tâches récurrentes et sous-tâches.
• La conception de Workspaces peut être personnalisé.
• comptes Wunderlist sont sécurisées par un cryptage SSL 128 bits via le protocole HTTPS.
• Workspaces incluent une fonctionnalité Sticky Notes.
• les extensions du navigateur Web peuvent être utilisés pour ajouter rapidement des tâches à votre compte Wunderlist.

Caractéristiques Non inclus:

• Vous ne pouvez pas importer des documents et d`autres médias en tâches Wunderlist et des espaces de travail.
• Il n`y a pas de messages instantanés fonctionnalité pour les discussions en ligne.
• Les images ne peuvent être ajoutées aux tâches et notes.
• Il n`y a pas d`intégration avec d`autres services comme Evernote, Dropbox ou Google Drive.

Gardez à l`esprit que Wunderlist est un service distinct en plus des autres services en ligne vous et votre équipe peut utiliser. Si, par exemple, vous utilisez Google Hangouts ou LiveMinutes pour les réunions en ligne, il pourrait ne pas être une bonne idée d`ajouter un service distinct comme Wunderlist. Il serait sans doute préférable d`accéder à autant d`outils possibles dans une plate-forme. Cela étant dit, si vous aimez vraiment Wunderlist je pense qu`il pourrait certainement être utilisé comme principal outil de planification du projet.

Kanban2Go

Kanban2Go est une autre application Web de gestion des tâches qui est un excellent outil pour travailler avec lors des réunions de vidéoconférence en ligne, en raison de son orientation très visuelle et la facilité d`utilisation.

Les fonctionnalités incluent:

• Plusieurs conseils de gestion des tâches peuvent être créés pour différents projets.
• Les tâches peuvent être déplacés / traîné hors de la liste « à faire » d`un conseil d`administration, à « En cours » et « Terminé ».
• les membres de l`équipe peuvent être invités à collaborer à bord des tâches.
• Les alarmes peuvent être attachées à chaque tâche.
• Les tâches peuvent être marqués et filtrés par tags.
• Un état de mise à jour peut être ajouté à des tâches.
• Les tâches peuvent être exportées au calendrier iCal ou Google.
• Les tâches peuvent être partagées via Evernote et des liens vers les conseils peuvent être partagés à Twitter.
• Les conseils peuvent être liés à au public ou resteront privées.
• Les conseils sont consultables.

Caractéristiques Non inclus:

• Vous ne pouvez pas importer des documents et d`autres médias en planches Kanban2Go.
• Il n`y a pas de fonction de messagerie instantanée pour les discussions en ligne.
• Les images ne peuvent être ajoutées aux tâches et notes.
• Il n`y a pas d`intégration avec d`autres services tels que Facebook, Dropbox ou Google Drive.

4. Préparation et tenue de réunions

Dans mon expérience, le plus grand défi pour la tenue de réunions en ligne ne sont pas tellement en utilisant le logiciel en ligne et des outils, mais il planifie et la tenue de réunions et de les rendre aussi productifs que possible. Chaque fois que je participe à une réunion, ou en ligne, où il n`y a pas d`ordre du jour ou de facilitateur nommé, je sais à peu près pas beaucoup sera fait. Une réunion mal planifiée peut être une énorme perte de temps, surtout quand les participants ne sont pas conscients de leurs propres rôles et responsabilités dans la prise d`une réunion productive. La plupart des gens aiment parler et socialiser pendant les réunions, mais ils se plaignent souvent que les réunions sont une perte de temps. Toutefois, si les participants aux réunions à comprendre et à utiliser des stratégies pour organiser des réunions efficaces, les réunions peuvent être très utiles pour faire avancer les choses, surtout quand on travaille en collaboration.

Il y a plusieurs excellents livres sur la planification et la tenue de réunions efficaces que je recommande:

• Comment faire des rencontres au travail, par Micheal Doyle et David Straus
• Les réunions ennuyeuses sucent: De meilleurs résultats sur les réunions, ou Get Out de plus de réunions, par Jon Petz
• Réunion d`excellence: 33 outils pour diriger des réunions qui donnent des résultats, par Glenn Parker et Robert Hoffman

boring_meetings_suck_by_jon_petz1.png

Je me rends compte que les livres sur la tenue de réunions efficaces ne sont pas en haut de votre liste de lecture, mais si vous participez régulièrement à des réunions, ou en sont responsables de la planification, la lecture et l`utilisation des méthodes expliquées dans au moins l`un des livres ci-dessus sera très utile. Cependant, rappelez-vous que si vous en tant que planificateur de réunion peut comprendre ce qu`il faut pour tenir des réunions efficaces, vous n`êtes pas tenue de réunions avec juste vous-même. Les membres de votre équipe, comité et organisation devraient également connaître et mettre en œuvre des pratiques de réunion productives. Les réunions sont généralement le reflet de la force et l`efficacité d`une entreprise, une organisation ou d`un groupe.

Voici un aperçu de la planification et la tenue de réunions efficaces. Si vous trouvez que vos réunions ne sont pas productifs qu`ils devraient être, vous devriez en fait, à un moment donné, tenir une réunion avec votre groupe afin de discuter de la façon de rendre la réunion plus productive.

réunion de préparation

Vous savez sans doute que toutes les réunions efficaces comprennent généralement un animateur qualifié, quelqu`un qui sait comment faire avancer le programme long et garder les gens concentrés. Mais des réunions efficaces exigent également la préparation. Vous - ou quelqu`un de votre équipe - doit assumer la responsabilité des réunions de planification, notamment en établissant une heure et le lieu de chaque réunion, l`ordre du jour de développement, et l`envoi des documents et d`autres ressources qui seront abordés lors des réunions.

Je trouve que des réunions efficaces sont mieux organisées sur une journée régulière et le temps. Des réunions hebdomadaires ou aux deux semaines sont très utiles pour le développement de la participation et la cohésion du Groupe, et si les réunions sont planifiées et organisées de manière cohérente, ils devraient devenir plus facile à gérer et à devenir plus productifs.

Paramètre d`agenda

Vous devriez créer plus certainement un programme standard pour vos réunions, ce qui devrait comprend les éléments et les sections suivantes:

Réunion en-tête:

• Date de la réunion
• Réunion heure de début
• Réunion de fin
• lieu de la réunion
• but réunion
• Liste des participants
• Liste des documents de référence de la réunion (le cas échéant)

Points:

• Pour chaque élément, liste les éléments suivants:
• Titre ou sujet
• Description succincte du sujet
• Responsable de l`élément (plomb)
• Durée du temps pour l`élément
• Liste des documents de référence relatifs à l`élément (le cas échéant)

La source: MyCommittee

les éléments de l`ordre du jour devrait être une action, par exemple, le marketing d`examen des idées de Brainstorm Plan- pour le marketing révisé plan- approuver le budget trimestriel.

L`une des raisons pour lesquelles j`aime utiliser MyCommittee est qu`il comprend un modèle pour les ordres du jour, et tout ce que je dois faire est de vérifier et décocher les éléments dans le modèle pour chaque nouvelle réunion, et ajouter de nouveaux éléments au besoin. En MyCommittee, votre agenda peut être transformé en une forme de minute avant la réunion commence. Le preneur de notes minute enregistre, les tâches et les missions au cours de la réunion, et prépare le procès-verbal d`un rapport pour examen par les participants du groupe.

L`ordre du jour d`une réunion doit être envoyée au moins 24 heures avant est prévue pour avoir lieu les réunions. Avec MyCommittee, les membres inscrits du site peuvent se connecter et consulter l`ordre du jour avant la réunion. Ils peuvent ajouter des notes et des liens vers des éléments de l`ordre du jour avant la tenue de la réunion.

Ordres du jour devraient également mettre en évidence qui est responsable de chaque point de l`ordre du jour. Tâches et responsabilités d`autres devraient être répartis entre les participants du groupe afin que tous les travaux ne tombe pas sur une ou deux personnes.

Deux applications utiles pour la création de programmes sont réunion Expections et ignames, les deux dont je discuterai plus en détail au chapitre 5. Avec ces applications, les programmes peuvent être partagés par courrier électronique et en format PDF. Voir la section sur les outils en ligne et mobiles pour d`autres recommandations.Créez facilement des Ordres du jour Utiliser les attentes de réunion [iPad]Créez facilement des Ordres du jour Utiliser les attentes de réunion [iPad]Bien qu`aucun d`entre nous attendons avec impatience d`assister aux réunions, il y a heureusement un certain nombre d`applications en ligne et mobiles utiles, tels que AgreeDo, qui rendent la tâche des réunions de planification plus facile. Toutes les réunions commencent ... avec succèsLire la suite

Quelle que soit l`application que vous utilisez pour créer un agenda, vous devez être prêt à poster en ligne afin que les participants à la réunion peuvent voir lors de la réunion de vidéoconférence. Bien que les membres du groupe devraient être responsables d`avoir une copie du procès-verbal ouvert et accessible au cours de la réunion, il ne fonctionne pas toujours de cette façon. De plus, si vos réunions comprennent souvent des invités ou des nouveaux membres, vous voulez avoir l`ordre du jour affiché afin qu`il puisse être vu par tout le monde. Chacun des services de cloud computing que j`ai décrites dans ce guide présente un moyen de partager des documents rapidement en utilisant un lien URL attribué.

réunion Facilitateur

Chaque réunion devrait avoir un facilitateur. Si un facilitateur ne choisit pas, et il n`y a pas d`ordre du jour, les réunions ont tendance à tomber dans beaucoup de socialisation, et pas assez se fait. Alors qu`il serait bien si tous les membres se sont relayés pour être un facilitateur, je l`ai trouvé qu`il vaut mieux pour un ou deux membres ayant des compétences de facilitation pour faire le travail, surtout si votre groupe est nouveau. Mieux encore, l`embauche d`un animateur professionnel pour des réunions spéciales est un bon investissement. Un animateur professionnel est, bien sûr, pas un membre du groupe et peut donc être plus neutre lorsque le traitement des conflits qui se posent dans les réunions.

Un bon facilitateur encourage tous les membres à participer, et essaie de garder les participants ont porté un point de l`ordre du jour à la fois. Avec les grandes réunions de cinq participants ou plus, il est préférable pour le facilitateur de rester un participant neutre, et ne pas partager son ou de ses opinions sur les idées ou les décisions prises. De cette façon, l`animateur peut se concentrer sur la facilitation, et ne pas s`aspiré par des arguments et des conflits. Un bon facilitateur protège aussi les individus et leurs idées contre les attaques. Michael Wilikinson est Les secrets de la facilitation: Le S.M.A.R.T. Guide d`obtenir des résultats avec des groupes, et Sam Guide de l`animateur de Kaner à la prise de décision participative (Business Jossey-Bass & Gestion) sont des livres utiles sur le développement des compétences pour la facilitation efficace des réunions.

Procès-verbal-Taker

Chaque réunion devrait inclure un preneur minutes, ou un enregistreur - une personne affectée à prendre des notes des décisions et des tâches faites au cours de la réunion, ainsi que prendre des notes des noms des membres du groupe qui sont responsables de diverses tâches ou missions. Si une réunion est plus grande que cinq participants, idéalement l`enregistreur de réunion serait également un participant neutre, afin qu`il ou elle peut se concentrer sur d`être un enregistreur. En général, le rapport minutes doit correspondre aux points à l`ordre du jour. Avec MyCommittee et ignames, la forme de l`ordre du jour se transforme en une forme de minutes au début de la réunion.

Comme je l`ai décrit dans la section sur les outils de réunion, faisant usage d`une forme de minutes est fortement recommandé pour les réunions efficaces. Je suggère MyCommittee ou ignames, parce que si votre groupe se réunit sur une base régulière, minutes rapports sont archivés automatiquement dans votre compte MyCommittee ou ignames. Lorsqu`un minutes signalé est terminée, vous pouvez envoyer un avis aux participants pour leur faire savoir qu`il est prêt pour l`examen, ou dans le cas de YAM, minutes rapport inséré directement dans l`e-mail qui est envoyé directement aux participants.

Agreedo est une autre source en ligne utile pour les minutes d`enregistrement, et si vous ne me dérange pas de prendre quelques minutes en utilisant l`iPad, quelques bonnes applications iOS (voir la section suivante) sont également utiles pour créer et partager des rapports professionnels minute.Agreedo: Ecrire & Gérer vos réunions d`affaires Minutes gratuitement en ligneAgreedo: Ecrire & Gérer vos réunions d`affaires Minutes gratuitement en ligneDepuis plusieurs semaines maintenant, je cherchais depuis un site facile à utiliser ou une application qui me permettrait de garder et de stocker les procès-verbaux des réunions. L`approche du document de texte traditionnel n`est plus