Si vous utilisez des documents office pdf ou microsoft? Les avantages et les inconvénients

Nous rencontrons tous les documents PDF tous les jours - c`est le format aller à des relevés bancaires, des manuels d`instruction, rapports en ligne, et beaucoup plus.

Mais est-il toujours le meilleur format? Comment savez-vous si vous devez utiliser un document PDF ou l`un des types de fichiers Microsoft Office?

Si vous êtes dans une situation embarrassante dont le format à utiliser à cet effet,, continuez à lire. Dans cet article, je vais vous expliquer les avantages et les inconvénients de l`utilisation d`un fichier PDF par rapport au DOC, XLS, PPT et fichiers.

PDF: Les avantages

Commençons par évaluer les avantages des documents PDF. Dans quelles circonstances vous les utiliser toujours?

Video: How to Save Files as a PDF in Microsoft Office 2007

Indépendant

Si vous produisez du contenu à distribuer à d`autres personnes - par exemple, des présentations de vente, notes de cours, ou des bulletins d`information - vous devez utiliser le format PDF pour envoyer les fichiers.

La raison? PDF sont autonomes. Le fichier lui-même contient toutes les mise en forme, polices, dessins et modèles de mise en page. Ils rendront la même manière à chaque fois sans compter sur le système d`exploitation, du matériel ou des logiciels.

Toute personne qui a ouvert un document Microsoft Word sur Google Drive sait combien cela est important. Si vous envoyez un fichier DOC à un autre utilisateur qui n`utilise pas la même application ou ne pas les mêmes polices installées, il va souvent de regarder en désordre.

Impression de haute qualité

Parce que les documents PDF sont autonomes, les magasins d`impression se fera un plaisir de les accepter. Souvent, ils n`accepteront documents Word ou d`autres formats Microsoft Office.Comment imprimer documents Microsoft Office de la bonne façonComment imprimer documents Microsoft Office de la bonne façonSemble t-il parfois impossible d`imprimer les documents exactement comme vous le voulez? Nous pouvons aider! Nous vous montrons toutes vos options d`impression et de vous aider à choisir les bons réglages pour les documents imprimés parfaitement.Lire la suite

PDF sont « Ce que vous voyez est ce que vous obtenez » - quelle que soit la page ressemble à l`écran, vous pouvez être assuré qu`il regardera de la même façon sur une copie physique. Des images haute résolution conserveront leur aspect professionnel et mises en page page ne seront pas compromis.

Par conséquent, si vous souhaitez imprimer un lot d`affiches, flyers, ou même un diaporama PowerPoint, assurez-vous d`enregistrer votre fichier au format PDF avant d`aller en ville.

Formats multiples

Oui, vous pouvez importer des paragraphes de texte dans un fichier PowerPoint ou coller un diapositives PowerPoint dans Excel, mais le processus exige beaucoup de bricoler si vous voulez rendre le document fini respectable regarder. Les différents formats de bureau ne sont pas vraiment conçus pour d`innombrables formats et beaucoup de embeds.

Même si vous obtenez votre document en regardant bien sur l`écran, si le fichier est grand, il pourrait prendre beaucoup de temps pour ouvrir et / ou enregistrer. Les documents PDF peuvent facilement prendre en charge le texte, presque tous les types d`images, des graphiques vectoriels, diapositives, code HTML, et plus encore.

Interactif

les fichiers Microsoft Office peuvent être interactifs, mais les fichiers PDF sont un meilleur choix pour les formulaires de demande, les formulaires de rétroaction et d`autres situations qui nécessitent la saisie des données. Voici pourquoi:

• Les champs fixes - Il n`y a aucune possibilité pour un utilisateur final supprimer accidentellement un champ, interpréter correctement les données est nécessaire, ou manquer une question.
• Étape par étape Guides - Les créateurs peuvent ajouter des notes de marge pour guider les utilisateurs à travers des formes compliquées.
• formules - Vous pouvez faire un PDF ajouter instantanément la taxe de vente ou de calculer les taux de change sur une facture. De toute évidence, Excel vous permet également de travailler avec des formules et des équations, mais il n`y a aucun moyen de conserver les formules lors de la conversion de XLS en PDF.
• Signature - Certains services, tels que Adobe Signez et DocuSign, laissez-vous ajoutez votre signature aux contrats et autres documents personnels d`une manière facile et sécurisé.

Video: Edit PDF Documents in Word 2013

Compatibilité

Il y a mérites pour l`utilisation à la fois navigateurs et lecteurs PDF spécialisés.PDF Reader vs navigateur: Quel Viewer PDF est le meilleur pour vous?PDF Reader vs navigateur: Quel Viewer PDF est le meilleur pour vous?Un lecteur de PDF est souvent l`un des premiers outils installent sur leur nouvel ordinateur. Ce n`est pas glamour ou sexy, mais il est un outil essentiel dans votre arsenal de productivité. Ou est-ce?Lire la suite

En fin de compte, cependant, tant que le récepteur dispose d`un navigateur installé sur leur système, ils seront en mesure d`ouvrir votre fichier. Ce n`est pas le cas si vous envoyez un fichier dans le DOC, XLS, PPT ou. Pas toutes les suites de bureau peuvent gérer tous les formats.

Fichiers PDF: Alternatives et inconvénients

En dépit de ces avantages apparents, il y a encore des moments où un format PDF ne convient pas. Je vais examiner certaines de ces situations, et vous conseiller ce que vous devez utiliser à la place.

composition du texte

documents PDF ne disposent pas des outils puissants de mise en forme de Microsoft Word et d`autres processeurs. Vous ne pouvez pas modifier la mise en page, les polices, et d`autres questions importantes stylistiques.

De plus, ils ne sont pas les correcteurs d`orthographe, de grammaire, de dames et d`autres aides à l`écriture. Vous devez utiliser un processeur traditionnel mot pour composer votre texte. Seulement enregistrer le fichier en format PDF lorsque vous êtes sûr que vous avez terminé.

Contenu d`édition

PDF sont pas non plus un bon choix quand quelqu`un d`autre a besoin de modifier ou ajouter d`autres détails à votre document. Par exemple, si vous êtes responsable de l`ajout de texte à un document et à un stade ultérieur de la personne de processus autre est responsable de l`ajout d`images, il est sage d`envoyer le fichier dans un format PDF.5 outils gratuits pour Modifier les fichiers PDF5 outils gratuits pour Modifier les fichiers PDFPDF sont universellement utiles. Cependant, ils ne répondent pas quand il vient à l`édition. Nous sommes là pour vous montrer les meilleurs outils pour éditer vos libres fichiers PDF.Lire la suite

Le format est non modifiable par la nature. PDF sont simplement une image d`un document existant, plutôt que d`être un document original dans leur propre droit. Au mieux, la plupart des lecteurs PDF ne vous permettra d`éditer à un moment quelques mots.

Images

Si vous pourriez avoir besoin de réutiliser les images d`un document à une date ultérieure, coller à des applications de bureau. Vous trouverez plus difficile - sinon impossible - d`extraire les images incorporées dans un document PDF.

S`il est absolument nécessaire d`extraire une image à partir d`un PDF, vous pouvez saisir un écran d`impression et de modifier l`image dans Paint - mais pas un flux de travail efficace, et vous aurez probablement perdre une partie de la qualité de l`image.

Collaboration

des applications de création de PDF ne disposent pas d`outils de collaboration. Certains outils payés présentent des caractéristiques qui les meilleurs lecteurs gratuits ne comprennent pas, mais le processus est lourd.Les 6 meilleurs lecteurs PDF pour WindowsLes 6 meilleurs lecteurs PDF pour WindowsLa plupart des gens ne cessent de penser au lecteur PDF qu`ils installent - ils installent simplement Adobe Reader. lecteur de PDF d`Adobe est pas la seule option, mais - il y a un certain nombre de haute qualité, sans PDF ...Lire la suite

La plupart des suites de productivité tels que Microsoft Office 365 et les applications de Google Drive permettent maintenant en temps réel la collaboration sur les documents. Encore une fois, vous pouvez faire tout votre travail en utilisant une suite traditionnelle, alors seulement enregistrer en PDF une fois que le document est complet.

Partagez vos opinions

J`espère que je vous ai donné une introduction générale sur la façon dont les documents PDF comparer avec les formats de fichiers suite Office typiques, ainsi que pour expliquer quand utiliser les fichiers PDF et quand les éviter.

J`aimerais entendre ce que vous voulez ajouter à cette liste. Ai-je manqué les pros? Ai-je négligé aucun contre important? Vous pouvez laisser vos pensées et vos opinions dans la boîte de commentaires ci-dessous.