Un guide rapide pour commencer à utiliser microsoft access 2007

Il y a des idées contradictoires sur la façon dont il est difficile d`utiliser Microsoft Access. Une école de pensée suggère qu`il est difficile, complexe, et au-delà des gens normaux. L`autre est qu`il est tout aussi facile à utiliser comme Excel.

Je suis ici pour vous dire la vérité. Et il se trouve quelque part entre les deux. L`accès se fait plus d`efforts pour se familiariser avec d`une feuille de calcul, mais il est pas difficile, et il est très puissant.

Vous pouvez commencer ici. Après cette introduction tutoriel Microsoft Access, je vais suivre avec les messages sur les différentes parties qui composent l`accès, et vous montrer comment gagner du temps et d`efforts.

Un Microsoft Access Tutoriel: À partir de début

Tout d`abord en place, un peu de théorie ennuyeuse. Je vais faire aussi vite que possible, et nous espérons que ce ne sera pas trop mal.

Microsoft Access est un SGBDR (système de gestion de base de données relationnelle). Il est souvent appelé une base de données, que ce terme fait référence à l`information que vous maintenir. Il est comme la différence entre une feuille de calcul Excel particulier et lui-même.

En tant que SGBDR va, l`accès est décidément à la plus petite extrémité de l`échelle. Ce n`est pas idéal pour des bases de données plus grandes que d`environ 2 Go, et ne traite pas très bien avec une base d`utilisateurs simultanée de plus d`une demi-douzaine.

Mais dans ces limites, il est difficile de trouver quelque chose de plus complet pour le prix, et beaucoup de gens ont déjà le produit, si elles ont une version applicable de Microsoft Office.

Pour ceux d`entre vous qui ont utilisé Excel, ou à peu près toute autre feuille de calcul, il y a quelques différences fondamentales pour comprendre, puis tirer profit.

Tout d`abord, les données et l`affichage sont séparés dans Access. Autrement dit, vous ne formatez pas les données à l`air agréable, ou d`être facile à l`entrée. Au lieu de cela, vous structurez à donner un sens, puis concevoir des formulaires séparés et des rapports pour transmettre les données.

Deuxièmement, vous faites les calculs de magasin non (en général). Vous pouvez stocker des données brutes et effectuer des calculs lorsque vous en avez besoin.

Troisième et dernier pour l`instant. Il est très facile dans Excel pour faire face à une exception. Par exemple, si vous avez une colonne qui est plein de valeurs numériques, il est tout à fait simple sur une seule rangée, de décider que mettre le mot « ~Jim » dans la cellule fait place plus de sens. Vous ne pouvez pas le faire dans une base de données d`accès judicieusement conçu, si la planification est plus important.

Pour obtenir votre tête autour, certains de brefs résumés des différentes parties d`accès. Il n`a pas tous besoin de donner un sens la première fois. Je vais couvrir chacun de ces en profondeur avec les messages séparés bientôt.

Il y a une hypothèse tout au long de cette série de messages que vous avez une certaine familiarité avec Excel ou quelque chose de similaire. Si vous avez passé les dernières décennies sous un rocher, passer un peu de temps à l`aise avec Excel en premier. Vous me remercierez plus tard. Je vais aussi supposer que vous souhaitez créer une base de données locale pour les utilisateurs Windows, même si l`accès peut également créer des bases de données web.

Nous avons écrit quelques utiles articles Excel avant, donc ne hésitez pas à prendre une vagabonder à travers eux. Nous pouvons vous aider calendriers, budgets, graphiques et impression. J`ai même écrit un petit morceau sur l`utilisation de la remplir poignée gagner du temps.Comment faire un modèle de calendrier Dans ExcelComment faire un modèle de calendrier Dans ExcelVous aurez toujours besoin d`un calendrier. Nous vous montrons comment créer votre propre modèle personnalisé gratuit avec Microsoft Excel.Lire la suite

Video: Access 2007: Partie 3 - Création et mise en forme du formulaire VistesPatients

les tables

Ce sont les éléments de base d`une application d`accès, et la partie qui fonctionne le plus comme une feuille de calcul.

La planification est nécessaire que, parce que vous devez décider comment toutes les colonnes vont travailler avant de commencer.

Voici quelque chose à travailler à travers dans votre esprit avant de revenir à cela en détail plus loin dans ce tutoriel Microsoft Access. La plupart du temps, avec Excel, vous avez affaire à une seule feuille de calcul.

Video: Tutoriel et cours Access n°1 : Création d'une base de données

Dans Access, vous impliquent en général un certain nombre de tables. Parfois, un nombre important. Les tableaux de l`accès peuvent être reliés entre eux, de manière logique en termes de la façon dont l`information est liée. C`est là le « ~R » dans SGBDR vient, et qui est la puissance derrière Access.

requêtes

Ceci est la façon dont vous posez des questions d`accès. Vous pouvez les concevoir à la volée, et de les enregistrer pour une utilisation ultérieure. D`une manière générale, les réponses ne sont pas enregistrées. Juste les requêtes qui fourniront les réponses. C`est super, parce que la prochaine fois que vous posez la question, si les données ont été mis à jour, vous aurez une réponse différente.

Formes

Ce sont les éléments visuels qui rendent la saisie et l`affichage des données à l`écran facile.

Tout le monde va être directement des données aux confortables Saisie des tables que vous créez, et vous voudrez peut-être plus de contrôle sur la façon dont fonctionne cette entrée. Les formulaires sont la réponse.

Vous pouvez également configurer pour le visionnement plus pratique des données à partir des tables ou des requêtes à l`écran.

Rapports

Parfois, vous ne voulez pas voir les choses à l`écran. vous voulez les imprimer ou les envoyer par courriel à votre patron.

Vous pouvez transmettre des informations à quelqu`un qui ne peut pas utiliser eux-mêmes accès. Vous pouvez facilement concevoir et construire des rapports appropriés à la plupart des situations.

Macros et des modules

C`est là que les choses deviennent un peu plus complexe. Il est préférable d`avoir une bonne compréhension de tous les composants ci-dessus avant de passer un moment avec ces derniers.

Les deux options sont façons d`automatiser les tâches dans l`accès, avec des macros étant le choix plus facile, et les modules VBA étant plus capable. Les deux ont leurs utilisations, et nous reviendrons plus tard.

Résumé

L`accès est complexe, mais il est pas difficile. Du point de vue Excel, tableaux d`accès sont comme des feuilles de calcul, mais plus structuré. Tout le reste de manipuler les tables à la question, vue, rapport et automatiser.

Video: Formation L'Access 2010 en Français

La complexité est la peine, en raison de l`accès de puissance vous permet d`obtenir plus. Je serai bientôt de retour avec un poste tout sur les tables.

En attendant, trouver une feuille de calcul, vous voudrez peut-être remplacer par une base de données. Jetez un oeil sur les draps, et voyez si vous pouvez trouver des incohérences. Vous devez ranger ceux pour utiliser les données dans Access.

Utilisez-vous l`accès à tous? Avez-vous eu du mal? Quels types de problèmes avez-vous? Faites-moi savoir dans les commentaires.