Comment utiliser des formulaires google pour créer un flux de travail interactif

Google Forms est l`interface de flux de travail de bureau, vous ne saviez pas que vous aviez besoin.

Google Forms est non seulement une autre outil simple d`enquête. Dans sa forme la plus simple, il est un outil de collecte de données gratuit. Avec un peu de savoir-faire, vous pouvez libérer la puissance combinée dans les formulaires Google, Google Sheets et Add-ons pour créer des flux de travail puissants pour vous aider à en faire plus dans le bureau.Comment créer une enquête libre et recueillir des données avec ExcelComment créer une enquête libre et recueillir des données avec ExcelÊtes-vous fatigué de devoir collecter manuellement et consolider les données, de diverses personnes, dans votre feuille de calcul Excel? Si oui, les chances sont que vous avez encore à découvrir Excel Survey.Lire la suite

Ce que vous pouvez faire avec Google Forms

Hors de la boîte, Google Forms vous permet de collecter des données et stocker chaque réponse en ligne dans une feuille de calcul. Ici, nous allons vous montrer comment vous pouvez utiliser le même formulaire pour travailler avec que les données recueillies pour ajouter des informations à une ligne existante, ou déclencher un processus.

Ceci est utile dans toutes les situations où vous devez prendre des mesures sur les données collectées, par opposition à des rapports uniquement sur elle. Un exemple de cela est lorsque vous utilisez un formulaire pour recueillir une demande pour un service qui nécessite une réponse, d`approbation ou d`une autre action. Au lieu de manipuler manuellement chaque nouvelle demande dans la feuille de calcul, vous pouvez rouvrir la demande dans votre formulaire pour effectuer l`étape suivante dans le processus.

Concevez votre flux de travail

Pour démontrer le concept, envisager un scénario dans lequel vous devez créer un processus structuré pour recevoir, documenter, de répondre et de rapports sur les demandes d`aide soumises à votre équipe.

Oui, vous pouvez utiliser un outil de gestion des incidents sophistiqués pour ces types de demandes. Cependant, cela peut ne pas être possible dans une petite entreprise, ou il peut juste être un moyen de traiter le type ad hoc des situations qui ne nécessitent pas vraiment ce niveau de sophistication (ou d`une bande rouge).

Pour gérer cette tâche d`une manière simple, vous pouvez créer une solution à l`aide de Google Forms qui permet d`atteindre les éléments suivants:

1. Crée une nouvelle demande et capture les données dans une feuille de calcul Google.
2. Envoie un courriel au demandeur, en reconnaissant que la demande a été reçue.
3. Envoie un courriel à l`équipe de support pour les informer d`une nouvelle demande qui nécessite une action.
4. Permet à l`équipe de support pour modifier l`enregistrement avec les informations de résolution.
5. Envoie un courriel au demandeur les informations de résolution.
6. Enregistre toutes les informations contenues dans la fiche Google pour permettre des rapports.

Construisez votre formulaire

• Pour créer un nouveau journal de formulaire Google en Google Drive: https://drive.google.com
• Sélectionner Nouveau gt; Plus gt; Google Forms

Assurez-vous que votre formulaire capture toutes les données que vous aurez besoin pour soutenir votre processus. Étant donné que vous serez emailing notifications, il est important que vous capturez que les informations de contact pour chaque utilisateur, en plus des données de demande d`aide.

Ajouter une logique conditionnelle

ramification Page est l`élément clé dans ce processus de workflow de formulaire. Il vous permet de passer d`une section spécifique du formulaire, sur la base d`une réponse que vous fournissez. Étant donné que ce formulaire sera l`interface pour les nouvelles demandes et les mises à jour, cette question sera posée au début, de sorte que vous pouvez diriger l`utilisateur vers la section appropriée. Un demandeur ne soumettra Les nouvelles demandes et le personnel de soutien utiliseront les Demande de mise à jour (Admin uniquement) option.

Pour ajouter la page procédez comme suit branchement:

1. Cliquez sur l`icône du menu en bas à droite de la section
2. Sélectionner Passez à la section fonction de la réponse
3. Cliquez sur le menu déroulant à côté de la question et sélectionnez la destination appropriée page

Ajouter la validation d`entrée

De toute évidence, vous voulez empêcher les non-administrateurs d`accéder à la administrateur uniquement section de la forme. C`est là la validation d`entrée est très pratique. Sélection de la Les demandes de mise à jour (Admin uniquement) option vous diriger à une question de défi - dans cet exemple, il est appelé le code d`accès. La validation d`entrée sur cette question est réglée pour accepter uniquement une réponse qui contient une chaîne spécifique.

Gardez à l`esprit ce n`est pas une méthode sûre super mais il fait le travail pour les cas simples d`utilisation. Assurez-vous que vous n`êtes pas collectez des données sensibles. Aussi, assurez-vous de ne pas utiliser votre mot de passe réel comme passcode- vous ne voulez pas être piraté!7 erreurs de mot de passe qui vous Hacked probablement obtenir7 erreurs de mot de passe qui vous Hacked probablement obtenirLes pires mots de passe de 2015 ont été libérés, et ils sont tout à fait inquiétant. Mais ils montrent qu`il est absolument essentiel de renforcer vos mots de passe faibles, avec seulement quelques réglages simples.Lire la suite

Propulsez votre feuille de calcul Google avec des modules complémentaires

Maintenant que vous avez construit votre formulaire, mis en place le workflow de notification à l`aide d`une feuille de calcul Google add-on appelé formMule. formMule vous permet d`envoyer des e-mails personnalisés et structurés, en fonction des déclencheurs tels que sur le formulaire soumettre. Assurez-vous de consultez d`autres add-ons qui pourrait mieux répondre à vos besoins de processus spécifiques.

Pour ajouter formMule à votre feuille de calcul Google cliquez Add-ons gt; Être Add-ons et le trouver dans la liste.

Créez vos modèles e-mail

Pour configurer formMule, cliquez sur Add-ons gt; formMule - Email Utilitaire de fusion gt; Installer et suivez les instructions. Pour cette application, il est important que vous activez la envoyer le formulaire soumettre déclencheur ainsi que de sélectionner l`option connecter l`édition URL pour chaque soumission de formulaire.

Vous utiliserez 3 modèles de courriel pour cet exemple. Les modèles doivent être nommés logiquement, pour le rendre plus facile de les modifier à l`étape suivante.

Utilisez le menu déroulant pour basculer entre les différents modèles et créer l`e-mail personnalisé que vous souhaitez envoyer, pour chacune des étapes du workflow, qui ont été décrits au début:

• Reconnaître
• notifier
• Répondre

La magie vient ici dans le Fusionner Balises, qui fournit formMule. Tous les champs de données que la forme capturée sont disponibles dans les balises, qui vous permettent de créer des modèles personnalisés. En plus des données de formulaire, formMule ajoute également une balise appelée Modifier le formulaire URL. Cette URL est un lien qui rouvre cette réponse spécifique au sein de votre forme originale. Ceci est la clé de lier tous ensemble. Lorsque vous créez la notifier modèle de courrier électronique, assurez-vous d`inclure cette balise, de sorte que les administrateurs de support peuvent mettre à jour la demande en utilisant le même formulaire que vous avez créé!

Ne pas oublier de leur donner le mot de passe que vous avez créé plus tôt, afin qu`ils puissent utiliser la section de demande de mise à jour du formulaire.

Google Script et déclencheurs d`événements

Lorsque vous pensez à d`autres façons d`utiliser Google Forms pour résoudre vos besoins de processus, gardez à l`esprit que vous pouvez également créer vos propres actions qui sont déclenchées sur le formulaire soumettre en utilisant Google Script.3 Bien sûr façons de stimuler votre productivité avec Google Scripts3 Bien sûr façons de stimuler votre productivité avec Google ScriptsIl est possible de faire toutes sortes de automatisations vraiment cool avec Google Scripts, et vous n`avez même pas les créer à partir de zéro. Augmentez votre productivité de façon considérable.Lire la suite

Testez votre travail

Vous avez fait beaucoup de travail dans les formulaires, feuilles et Add-ons. Avant d`aller vivre avec votre nouveau processus impressionnant, assurez-vous de faire une pleine promenade à travers de votre flux de travail. Valider que chaque étape fonctionne comme prévu.

Partagez votre formulaire

Vous êtes tous ensemble pour impressionner votre patron et vos collègues! Pour partager votre processus, ouvrez votre formulaire et cliquez sur le Envoyer bouton. Vous avez deux options pour partager le formulaire, choisissez celui qui fonctionne le mieux pour votre situation, et l`envoyer à votre public cible.

Voir vos réponses

Après votre lien de formulaire a été envoyé, vous pouvez commencer à surveiller votre feuille de calcul pour les réponses et l`analyse des résultats. Les données seront stockées dans la feuille de calcul que l`enquête est liée à.Comment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l`analyse des donnéesComment utiliser un tableau croisé dynamique Excel pour l`analyse des donnéesLe tableau croisé dynamique est l`un des outils les plus puissants du répertoire Excel 2013. Il est fréquemment utilisé pour une grande analyse des données. Suivez notre démonstration étape par étape pour apprendre tout.Lire la suite

Faire plus avec Google Forms

Comme nous l`avons démontré ci-dessus, Google Forms peuvent faire plus que vous aider à recueillir des données. Il offre une grande interface pour des processus simples et des flux de travail aussi bien. Et ne pas oublier, l`ajout de Google Apps Script à l`événement « sur le formulaire présenter » vous offre des possibilités presque illimitées pour l`automatisation.

Quels types de flux de travail pouvez-vous envisager la construction avec Google Forms? Comment voulez-vous mettre en œuvre un processus à l`aide de Google Forms dans votre lieu de travail? S`il vous plaît partager dans les commentaires!