Sans papier: pour, le contre, et des solutions de contournement numériques

Video: Photos papier : vont-elles disparaître ?

le bureau sans papier semble enfin être sur la capture. En partie, cela peut être dû au plus idée populaire du minimalisme. Mais est-ce tout un nirvana économie d`arbre ou un cauchemar de proportions A4?L`avenir est ici - Votre guide pour avoir une vie Paperless Aujourd`huiL`avenir est ici - Votre guide pour avoir une vie Paperless Aujourd`huiPaperless - un terme qui est utilisé assez souvent de nos jours. Mais qu`est-ce que ça veut dire? Et dans quelle mesure il applique? Certes, nous utilisons tous encore du papier dans une certaine mesure, malgré les progrès ...Lire la suite

Nous étudions les avantages et les inconvénients, ainsi que des conseils concrets, afin que vous puissiez faire votre propre idée et se concentrer sur tout de suite.

Les avantages d`un bureau sans papier

Jetons d`abord un regard sur les avantages de dire adios à papier.

Se débarrasser de la machine Périmé Fax

Malgré le télécopieur ayant été transformé en un dispositif archaïque, il y a encore des gens qui insistent pour accrocher sur elle par leurs ongles. Ce sont les gens qui ont leur numéro de télécopieur bien en vue sur leur carte de visite. Ce sont les gens qui ne peuvent pas accepter que quelque chose appelé « email » a été inventé, et par conséquent, ils se noient dans une mer de papier de fax.

Si quelqu`un comme ça veut absolument que quelque chose doit être envoyé par télécopieur, alors il y a des moyens de les accueillir, sans avoir à traiter avec des bourrages papier, et les arbres tombés sur votre conscience. De nombreux services en ligne peuvent vous attribuer un « numéro de fax virtuel » et l`autre peuvent envoyer par télécopieur à ce numéro. Le fax est ensuite converti en une pièce jointe et vous sera envoyé sur les interwebs.

L`inconvénient est que les plans gratuits pour ces sites sont incroyablement limitatives. Pour obtenir un service décent, vous devez payer pour un forfait mensuel.

Certains ceux à regarder incluent MaxEmail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax et FreeFaxtoEmail.

Avoir plus d`espace pour Tango

En ce moment, j`ai plusieurs boîtes pleines de documents remontant à 15 ans. Ils sont assis dans mon bureau en attendant d`être numérisés pour que je puisse enfin déchiqueter les originaux en papier. Pendant ce temps, alors que mon meilleur ami Tergiverser reste avec moi, je suis constamment trippe sur les boîtes, frapper mes hanches contre eux, et jurant généralement ma tête à eux.

Quand je reçois enfin autour de numériser le document, je vais avoir une grande fête déchiquetage et une boisson chaque fois qu`un document passe par le destructeur de documents (à la fin, je serai totalement legless). Mais ce que je suis en train de rêver vraiment est d`avoir une énorme quantité d`espace dans mon bureau. Je peux utiliser cet espace pour commencer à danser, ou battre le chien. Et me rappeler de quelle couleur est mon plancher.

Si vous êtes une entreprise de dépenser beaucoup d`argent sur l`espace de stockage pour vos documents, il suffit de penser combien vous économiserez, la numérisation de ces documents et brûler tout le lot. Le moral des employés passera par le toit.

Sauver l`environnement de nous-mêmes

L`avantage le plus évident est bien sûr l`environnement. Trop d`arbres sont coupés et la forêt amazonienne est en train de disparaître en partie pour alimenter l`industrie des pâtes et papiers. Tout ce que nous pouvons faire pour ralentir cette baisse est évidemment de bonnes nouvelles pour la planète que nous vivons. Nous imprimons trop et trop de papier est gaspillé. En passant à un environnement sans papier, vous pouvez faire votre part pour Mère Nature.

Si vous DOIT imprimer quelque chose, alors il y a des moyens de réduire la quantité de papier et de l`encre que vous utilisez. Des services tels que PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, et le Printliminator vous aidera à supprimer les éléments inutiles d`une page avant de l`imprimer, telles que annonces. Mais la mesure du possible, la numérisation et le courrier électronique.Meilleures astuces & Outils pour aider à l`impression WebpagesMeilleures astuces & Outils pour aider à l`impression WebpagesPeu importe comment vous essayez d`aller sans papier, parfois, vous avez juste besoin d`imprimer cette page Web. Il est peut-être pour les directions, un article pour la classe, un document pour une réunion de travail, etc. Comme ...Lire la suite

Video: Paper mail vs Terrific Numeric (le Courrier papier contre le Tout numerique !)

Le papier ne sont pas éternels mais les fichiers numériques

Il est un fait de la vie que le papier ne dure pas éternellement. La Magna Carta ne cherche pas probablement aussi frais qu`il a fait quand il a été écrit. Le journal d`Anne Frank commence à brunir et boucle sur les bords. Papier simplement commence finalement à se décomposer, donné assez de temps a passé.

En d`autres termes, il est une façon terrible pour stocker des informations à long terme. Vous ne pouvez jamais être sûr quand il sera brun, déchirure, fondu, boucle, ou simplement une tasse de café jeté sur elle. Mais un fichier numérique? Pourvu que vous conservez dans un format populaire tel que PDF ou TXT et faire des sauvegardes régulières, il sera toujours là quand vous en avez besoin. Dans vingt ou trente ans, il sera toujours le même que lorsque vous faites cela.5 Faits de sauvegarde de base Chaque utilisateur Windows doit savoir5 Faits de sauvegarde de base Chaque utilisateur Windows doit savoirNous nous fatiguons jamais vous rappeler de faire des sauvegardes et protéger vos données. Si vous vous demandez quoi, à quelle fréquence et où vous devez sauvegarder vos fichiers, nous avons des réponses avant droit.Lire la suite

Video: Passer du papier au numérique en 15 minutes (par Manuel Ranchin, Aquafas)

Les employés peuvent travailler à distance

Le problème avec le papier est que dans un environnement de bureau, si vous voulez collègues dans d`autres zones géographiques d`avoir une copie, vous devez l`envoyer par la poste. Cela prend du temps (encore plus si le bureau de poste perd). Le temps dans de nombreux cas, de l`argent perdu, les possibilités retardées, et une frustration.

Si les fichiers sont digitalisées, cependant, ils peuvent être mis en ligne dans une entreprise intranet ou wiki. Ou ils peuvent être envoyés par courriel ou mis dans un dossier de stockage en nuage. Cela permet aux collègues de l`autre bureau pour obtenir leur copie immédiatement, pas besoin d`attendre. Si le document est téléchargé un site de collaboration tels que Google Docs ou Dropbox, alors tout le monde dans tous les lieux peuvent commencer à laisser la rétroaction en temps réel.Configurez rapidement votre Intranet avec ocPortalConfigurez rapidement votre Intranet avec ocPortalAvez-vous déjà pensé à ce qu`il pourrait être comme d`avoir un "page de portail" pour votre famille, tout comme de nombreuses entreprises offrent aux employés? Ne serait-il pas pratique d`avoir un référentiel central sur le Web ...Lire la suite

Les inconvénients d`un bureau sans papier

Mais aller sans papier est pas toujours le paradis, il est fait pour être. La technologie à la rescousse!

Numérisation Chaque. Unique. Pièce. De. Papier.

Dès le départ, ce qui est le plus ennuyeux de l`ensemble de l`entreprise. Trouver l`énergie et l`envie de vous asseoir et analyser chaque morceau de papier. Il est fastidieux, beaucoup de temps, et tout à fait franchement, vous seriez bien plutôt en train de regarder des rediffusions de Alerte à Malibu à la télé.

Mais il y a certaines choses que vous pouvez faire pour rendre le travail un peu plus facile. Tout d`abord, examiner chaque morceau de papier, et le mettre dans l`une des trois piles - scanner certainement, peut-être analyser, et déchiqueter. le déchiqueter choses ... .bien ... .shred et se débarrasser de lui.

Vous pouvez probablement vous débarrasser des factures payées, des reçus pour des choses où depuis longtemps expiré la garantie, les manuels d`instruction (les chances sont le fabricant a téléchargé une version PDF sur leur site Web), les bordereaux de dépôt bancaires (mais pas les déclarations), et ainsi de suite. Il suffit de jeter un regard critique sur elle et de décider «dois-je vraiment besoin de garder cela?« .Impossible de trouver un manuel d`utilisation pour votre équipement? Rechercher Ces sites spécialisés Impossible de trouver un manuel d`utilisation pour votre équipement? Rechercher Ces sites spécialisés Le gars méticuleux avec prévoyance va numériser un manuel d`utilisation et de garder un softcopy dans son ordinateur, ou chercher une copie électronique qui est habituellement disponible au format PDF sur le site du fabricant. Il y a un troisième ...Lire la suite

peut-être balayage est des choses que vous n`êtes pas sûr d`encore et vous ne voulez pas se précipiter dans une décision. Gardez ceux sur le côté.

Vous trouverez alors que la Sans aucun doute balayage pile est probablement plus facile à gérer. Maintenant, créer des dossiers sur votre ordinateur (Taxes, assurance, fiches de paie, etc), et lors de la numérisation d`un document, déplacer immédiatement dans le dossier approprié et ajouter un nom descriptif.

Il y a des applications qui prétendent accélérer le processus pour vous (les résultats sont mitigés à mon avis). A Scannable evernote, qui détecte les bords du document lorsque vous pointez votre appareil photo smartphone à elle. Il y a aussi Photomyne, si vous numérisez des photos. AlternativeTo a quelques bonnes alternatives à numérisables si vous êtes à la recherche d`autre chose. Je ScanBot aime particulièrement.7 des meilleures applications pour le balayage, Piste, & gérer reçus7 des meilleures applications pour le balayage, Piste, & gérer reçusGérer vos reçus pour vous-même ou votre entreprise peut être difficile, mais ces sept applications font beaucoup plus facile.Lire la suite

Se souvenir de tout sauvegarder

Plus vous scannez, plus il est important que vous Le tout est. Parce que si votre ordinateur décide de se suicider ou d`auto-destruction, ne pas avoir des sauvegardes signifie avoir absolument aucun fichier. Et dans de nombreux cas, cela peut être un véritable désastre (surtout si vous avez perdu les documents d`impôt). De nombreuses entreprises dans mon expérience offre des copies de remplacement des documents pour un prix, et vous pouvez bien décider de le faire. Mais vous pouvez dormir plus facile la nuit si vous avez une solution de sauvegarde à proximité ou à distance (ou les deux).

À tout le moins, vous devriez avoir un disque dur portable (au moins 1 téraoctet d`espace). Si tu as un PC sous Windows, le téléchargement et l`utilisation SyncToy, un outil de sauvegarde extrêmement facile. Les utilisateurs de Mac probablement gravitent autour de Machine à remonter le temps. Quoi que vous décidez d`utiliser, vous avez besoin de mettre en place une sorte de système automatisé pour la sauvegarde de vos fichiers en même temps chaque jour, sans faute.Le Guide de sauvegarde Windows Ultimate 10 donnéesLe Guide de sauvegarde Windows Ultimate 10 donnéesWindows 10 effectue des sauvegardes de données sans effort. Nous avons résumé chaque sauvegarde native, la restauration, la récupération et l`option de réparation que nous pourrions trouver sur Windows 10. Utilisez nos conseils simples et ne jamais désespérer de données perdues à nouveau!Lire la suite

Idéalement, vous devriez également avoir une sauvegarde à distance, juste au cas où votre place est inondé ou prend feu. Mais avant d`envoyer vos fichiers précieux au loin dans le nuage, assurez-vous de les chiffrer dans un dossier spécial premier. WinRAR et WinZip peuvent crypter des fichiers, comme Veracrypt, et son prédécesseur obsolète, TrueCrypt. possibilités Cloud comprennent Dropbox, Google Drive, Box et SkyDrive.

Trouver une base de données avec la technologie OCR-Type

Une fois que vous avez scanné tout, vous pouvez suivre la voie d`avoir des dossiers et sous-dossiers triés par date et catégorie de mois (et même des dossiers jour aussi bien, si vous voulez vraiment obtenir précis). Ou le numéro de porte à deux est de trouver une sorte de base de données technologie de type OCR.4 Libère Outils OCR mises à l`ultime test4 Libère Outils OCR mises à l`ultime testAvec les progrès de la technologie OCR, la conversion du texte et des images de votre document PDF numérisé dans les formats de texte modifiables est plus facile. Nous avons testé quelques outils gratuits en ligne OCR afin que vous ne devrez pas.Lire la suite

OCR pour la reconnaissance optique des caractères, et il est une technologie qui lit le texte imprimé sur une page et peut soit convertir ce texte en texte de copie en mesure, ou il peut retourner des résultats à vous, en fonction des mots-clés que vous lui donnez. C`est la technologie qui lecteurs Evernote, et est ce que Projet Gutenberg utilise pour scanner tous les textes du domaine public en livres électroniques. Texte dans les deux documents et images peut être trouvé, reconnu, et vous a amené dans les résultats de recherche lorsque vous entrez dans ce mot.

Aux fins de la recherche de documents numérisés, dont vous avez besoin clairement de trouver un moyen de facilement pouvoir tirer ce dont vous avez besoin tout de suite. Donc, si vous allez la route OCR, vous devez décider. Est-ce que vous allez payer une cotisation annuelle Evernote et leur faire confiance avec vos documents sensibles? Vous allez télécharger quelque chose au lieu et tout garder sur votre ordinateur.

Êtes-vous un papier Connaisseur ou un Deviant numérique?

Il y a toujours des avantages et des inconvénients à tout, mais certaines personnes peuvent tolérer un con plus que d`autres. Donc, tout se résume à ce que vous êtes prêt à accepter.

Maintenant, numérise tout inutile et une perte de temps? Ou est-digitalisation la voie de l`avenir? Qu`est-ce que vous dites, les lecteurs?