Comment faire face à la surcharge de la boîte de réception et à faire des listes dans les courriels

surcharge Email est un gros problème ces jours-ci. De plus, le courrier électronique est non seulement la communication, il dicte aussi en grande partie votre liste de choses à faire. De plus, les notifications constantes peuvent être une distraction. Nous avons tous besoin d`un moyen d`apprivoiser email.

Astuces pour éviter une boîte de réception déborde sont à l`ordre du jour. Qui de mieux pour parler d`un homme qui a été à la recherche d`apprivoiser Gmail à partir de 2006? Andy Mitchell est le fondateur de ActiveInbox, une application pour organiser votre boîte de réception Gmail.3 façons facile d`arrêter la surcharge Email de frapper votre boîte de réception3 façons facile d`arrêter la surcharge Email de frapper votre boîte de réceptionEmail a une réputation comme un tueur de productivité. Gestion email et peut vous aider à garder votre boîte de réception propre, mais ça ne serait pas génial si vous avez moins pour commencer?Lire la suite

E-mail du matin: Est-ce un must-do, ou si vous triez juste pour plus tard? Quoi de la meilleure stratégie pour faire face à e-mail quand vous vous réveillez?

Andy: J`ai lutté avec cela pendant des années.

• Si vous faites un courriel première chose, vous faire sucer et à perdre toute une matinée (un peu comme regarder une vidéo sur YouTube puis en suivant les associés dans le trou du lapin).
• Mais si vous retardez, vous allez probablement manquer quelque chose de critique, ou se coincer dans quelque chose d`autre et ne jamais revenir.

La réponse est de faire les deux! Mais en deux bouchées faciles.

Premier, atteindre la boîte de réception zéro à l`aide de l`approche David Allen, pour chaque e-mail:5 étapes d`action pour guérir votre boîte de réception zéro Frenzy Email5 étapes d`action pour guérir votre boîte de réception zéro Frenzy EmailBoîte de réception Zero est l`un des mots à la mode les plus populaires. Pour vraiment résoudre vos problèmes de courrier électronique vous devez aller au-delà de la boîte de réception zéro et résoudre les problèmes sous-jacents.Lire la suite

• Est-il indésirable? Supprime-le.
• Pouvez-vous répondre en 2 minutes? Puis faire & supprime-le.
• Dans le cas contraire, l`action pour plus tard. Gmail (avec ActiveInbox) ou Outlook vous permet de spécifier un statut de priorité. (Vous voudrez peut-être répondre à tous les e-mails critiques tout de suite)

Video: Emailing Efficace - Guillaume Fleureau

Pourquoi opter pour la boîte de réception Zero? Pour reprendre les mots de Merlin Mann ...

« Ce zéro? Ce n`est pas combien de messages sont dans votre boîte de réception-ce est la quantité de votre propre cerveau est dans cette boîte de réception. Surtout quand vous ne voulez pas qu`il soit « .

Il vous donne un début propre pour obtenir votre journée.

Élément d`action: Choisissez plusieurs points de faible énergie plus tard dans la journée pour les e-mails fait. Je défends la moitié endormie heure après le déjeuner et juste avant la fin de la journée. Laissez tomber dans votre liste des e-mails en œuvre, la et zoomez à travers eux.

e-mail doit être quelque chose que vous vérifiez tout le temps ou périodiquement?

Andy: Je pense que, si vous suivez la boîte de réception approche du zéro ci-dessus, vous pouvez vérifier toutes les heures pour rester au courant des choses urgentes, mais reporter tout ce qui prend du temps en blocs plus périodiques.

Bien sûr, si vous travaillez dans le soutien aux ventes ou client, vous avez pas d`autre choix-email est votre vie!

Comment classez-vous des e-mails entre les tâches, des informations importantes, et d`autres travaux?

Andy: Tout d`abord, il n`y a que deux grandes catégories qui comptent: Est-ce une tâche, ou est-ce matériel de référence? Tous les autres e-mail simplement se supprimé.

Ensuite, les tâches peuvent être regroupées par statut. Par exemple. haute priorité, faible priorité, et « Waiting For ».

Le « Waiting For » liste est le plus puissant, pour tout ce qui est bloqué pendant que vous attendez pour quelqu`un d`autre de faire quelque chose. Ces e-mails sont normalement ceux qui sombrent dans les profondeurs de notre client e-mail, et nous oublions complètement le suivi.

Élément d`action: Dans Gmail, garder un label- ou dans Outlook garder un et quand vous-drapeau envoyez un e-mail que vous avez certainement besoin d`une réponse à, marquer. Ensuite, une fois par semaine, vous pouvez déposer dans votre attente pour la liste et poursuivre jusqu`à tous ceux qui n`a pas répondu.

Le message doit-être utilisé comme une liste de choses à faire?

Andy: Oui!

Si les tâches arrivent déjà dans votre boîte de réception, quelle est l`alternative? Il faudrait copier & les coller de votre e-mail dans un autre système.

Ceci est une énorme source de perte de temps et de la confusion, les tâches étant dupliquées dans différents systèmes. Pour cette raison, David Allen préconise « des bords durs » (un élément doit apparaître dans une seule liste) pour garder votre cerveau bien rangé et sans stress.

Bien sûr, le principal inconvénient avec les clients de messagerie réguliers est qu`ils ne sont pas bons à manipuler ces tâches de messagerie. Par conséquent, l`idée originale de ActiveInbox était que les courriels sont des tâches. Il n`y a pas de séparation ou de duplication.

Élément d`action: [Note de l`éditeur] Vous pouvez tourner Gmail dans un tableau de tâches Trello comme avec SortD, vous donnant le confort de votre boîte de réception régulière et l`ajout d`une peau de liste de choses à faire dans le processus.Tourner Gmail Dans un Trello-Like Board tâche avec SortDTourner Gmail Dans un Trello-Like Board tâche avec SortDDans la main-d`œuvre moderne, votre e-mail se transforme souvent en votre liste de tâches. Eh bien, vous pouvez maintenant obtenir l`organisation de style Trello directement dans Gmail avec une nouvelle extension Chrome, SortD.Lire la suite

Quels sont les moyens efficaces d`utiliser le courrier électronique pour noter les tâches?

Andy: Si vous souhaitez ajouter une tâche qui ne démarre pas comme un e-mail, il suffit d`envoyer un e-mail à vous-même! Ensuite, vous devez le marquer comme une tâche.

Avec ActiveInbox, vous pouvez remplacer le sujet de l`e-mail avec un nom de tâche, définir un statut & date d`échéance, ajoutez une liste de contrôle & notes, et font partie d`un projet. Il se Gmail dans un gestionnaire complet des tâches.

Élément d`action: Dans Gmail, vous pouvez marquer un e-mail avec étoiles- avec la boîte de réception de Google, vous pouvez ajouter des rappels ou répéter un e-mail.Google Inbox Review: Une bouffée d`air fraisGoogle Inbox Review: Une bouffée d`air fraisGmail est un nom familier dans le département de courrier électronique, mais Google ne se contente pas avec elle. Rencontre avec Google Boîte de réception, une nouvelle façon d`aborder email.Lire la suite

Est-ce que notre boîte de réception d`une liste de tâches deviennent juste un autre système concurrent pour attirer l`attention?

Andy: Il est sûr qu`un système concurrent notre attention, mais notre boîte de réception est déjà en train de faire cela. Il est donc pas un autre. Le fait que votre boîte de réception est une liste des tâches déjà, sans vous vouloir surtout qu`il soit, est précisément la raison pour laquelle vous devez faire votre liste de tâches centrale.

Il est toujours plus facile de nager avec le courant. Vous pouvez essayer de maintenir une liste de tâches ailleurs, mais si la majorité de vos tâches viennent de courrier électronique, voulez-vous garder combat, copie & coller des e-mails dans votre autre gestionnaire de tâches et crier à ses collègues qui gardent emailing vous? Ne pas combattre! Faire email au cœur de votre liste de tâches.

Élément d`action: [Note de l`éditeur] Si vous voulez continuer à utiliser une liste de tâches externe, Todoist et Any.do vous permettent ajouter des tâches directement à partir de Gmail.

L`efficacité est-e-mail une responsabilité individuelle ou en collaboration? Quelle est l`étiquette que nous devrions tous suivre?

Andy: En ce qui concerne l`étiquette, la réponse est sans aucun doute, certainement en collaboration. Comme pour tout le reste dans la société, il est de respecter les autres autant que vous. [Note de l`éditeur: De même, il y a quelques e-mails garantis à offensent, la colère ou d`importuner les bénéficiaires]6 façons de garantir Offenser, Anger & Importunant avec chaque e-mail6 façons de garantir Offenser, Anger & Importunant avec chaque e-mailLes e-mails sont durs. Il est vraiment difficile de faire passer ce que vous voulez vraiment dire dans un courriel, et la moitié des personnes de temps vous méprendre sur presque toujours. Une grande partie du problème vient ...Lire la suite

En dépit d`être apparemment poli, je pense que les courriels qui disent simplement « merci! » Ou « ok! » Sont une perte de temps, et donc le mal.

Cependant, quand il vient à des outils de collaboration, qui est une autre affaire. Email est une expérience en soi solo. Au moins pour coordonner le calendrier d`une équipe, vous avez encore besoin de votre chef de projet, outil CRM et la messagerie instantanée.

Élément d`action: Je suis un fan de 3Sentences. Brevity sauve tout le monde le temps même lorsque vous devez réanalyser l`e-mail à l`avenir. Alors que des e-mails sont paresseux et waffling grossier.

Demandez Andy Votre adresse e-connexes Questions!

Andy Mitchell sera en train de lire les commentaires et répondra à toutes vos questions sur la façon de traiter votre e-mail. Voici votre chance d`obtenir ce problème résolu embêtants!