Marre des réunions inefficaces? Envoyer ces 8 règles à votre patron

La grande majorité d`entre nous savent combien de réunions de drainage peut être à la fois notre temps et de productivité. Mais si une réunion est bien organisée (et bien géré), il n`y a aucune raison pour laquelle il ne peut pas améliorer la productivité, le sens du but, et le moral, pour chaque participant unique.

Video: Пьер Ришар. Непонятый / Pierre Richard, l'incompris (2015)

Il y a beaucoup de contenu là-bas pourquoi nous détestons réunions. rants Facebook écrit dans un moment de frustration complète en raison de des occasions manquées grâce entièrement à une réunion apparemment inutile mal organisée qui a traîné bien au-delà de son temps alloué.

Voici quelques règles à suivre pour de meilleures réunions et pour vous assurer que vous n`êtes pas perdre du temps de tout le monde. Croyez-moi.

Avoir un but et assurer que les gens le savoir

Si vous appelez simplement tout le monde ensemble pour donner une mise à jour ou d`avoir une plainte, c`est une conférence. Une conférence est pas une réunion. Si vous avez besoin de mettre à jour tout le monde, envoyer un e-mail ou poster à tout le monde sur un outil d`équipe comme Slack qui rend plus facile la communication du groupe. Ce sera un bien meilleur usage du temps de tout le monde.Slack rend la communication plus facile et plus rapide GroupeSlack rend la communication plus facile et plus rapide Groupee-mails de groupe peuvent vraiment tuer la productivité. Il est temps de mettre les clients de messagerie pour se reposer et utiliser les services de collaboration comme Slack vient d`être lancé.Lire la suite

Si vous êtes dans une position où une réunion est en effet nécessaire (à savoir quand vous avez besoin de mettre quelque chose au groupe, parler des choses, échanger des idées, etc.), assurez-vous qu`il a un objectif clair. Pourquoi, exactement, êtes-vous tous ensemble?

Bad but: « Pour tout le monde à la vitesse sur ce qui se passe ».

Mieux but: « Pour recueillir des idées, définir un calendrier et attribuer des actions à côté de chaque membre de l`équipe afin que nous puissions exécuter un lancement réussi de X360 produit d`ici la fin de Mars ».

Et s`il vous plaît, assurez-vous que tous les participants connaissent le but de la réunion avant qu`elle ne survienne. Si les gens savent ce que les résultats finaux d`une réunion seront, ils seront beaucoup plus susceptibles de se présenter prêts, et nous espérons avoir réfléchi quelques-uns des sujets en discussion plutôt que de penser à la volée.

Créer un cadre clair, structuré Agenda

Votre but est votre destination. Votre agenda est votre feuille de route pour la façon dont vous allez y arriver. Sans cette feuille de route, les réunions en spirale souvent hors de contrôle, aller hors sujet et loin d`être aussi nombreuses décisions seront prises que vous espériez. Si vous remarquez que vos réunions vont hors-sujet, mettre un terme à cette discussion capricieuse, et le ramener sur la bonne voie le plus rapidement possible.

Structurez vos agendas de réunion soigneusement à l`aide d`un produit tel que les attentes de réunion (iPad) ou des outils en ligne comme MyCommittee et Minutes.io. Fixer une date limite stricte pour chaque point à l`ordre du jour, tout en donnant aux gens individuels une tête à ce qu`on attend d`eux. Si vous voulez que quelqu`un contribuer à une certaine discussion à la réunion, leur faire savoir! Par exemple:Créez facilement des Ordres du jour Utiliser les attentes de réunion [iPad]Créez facilement des Ordres du jour Utiliser les attentes de réunion [iPad]Bien qu`aucun d`entre nous attendons avec impatience d`assister aux réunions, il y a heureusement un certain nombre d`applications en ligne et mobiles utiles, tels que AgreeDo, qui rendent la tâche des réunions de planification plus facile. Toutes les réunions commencent ... avec succèsLire la suite

Ordre du jour

1. Déclaration de fin de la réunion et prep- (5 minutes)
2. post-mortem dernières semaines launch- quelles étaient nos indicateurs de performance clés (Kim de faire rapport à ce sujet). Qu`est-ce qui s`est bien passé? ce qui n`a pas? (15 min)
3. Des idées sur la façon dont nous pouvons sensibiliser le prochain lancement (tout le monde - s`il vous plaît penser à quelques idées avant la réunion) - (15 minutes)
4. Décider de 3 de ces idées pour étoffer plus avant la prochaine réunion - (10 minutes)
5. Affectation d`actions à chacun des membres suivants de l`équipe - (5 minutes)

Assurez-vous que tout le monde a ce dont ils ont besoin

Je redoute de penser combien de temps est gaspillé chaque année dans le monde entier en raison de gens se tournent à des réunions non préparés (y compris l`absence comment prendre des notes de réunion appropriées). Partagez votre agenda avec tous les participants au moins deux jours avant la réunion afin qu`ils puissent recueillir tout ce qui est exigé d`eux.Rendre le travail Minutes: comment prendre des notes efficaces lors d`une réunionRendre le travail Minutes: comment prendre des notes efficaces lors d`une réunionC`est une compétence que peu de gens ont perfected- les comptes rendus de réunions parfaites. L`enregistrement des événements vous permet d`économiser des maux de tête plus bas de la ligne. Voici comment vous prendre quelques minutes efficaces lors d`une réunion.Lire la suite

Si vous avez besoin d`un certain membre de l`équipe d`apporter quelque chose le long, assurez-vous qu`ils comprennent combien il est important et qu`il est imprimé (si nécessaire) à l`avance, afin d`assurer qu`ils ne soient pas coincés dans une file d`attente pour l`imprimante. La dernière chose dont vous avez besoin est participants excusait themselves- «Oh, désolé, je ne l`ai pas eu la chance de le faire, je vais prépara- qu`elle sera prête pour la semaine prochaine« . Cela ne contribue pas à personne.

Si vous tenez une réunion avec des gens qui travaillent à distance, d`abord, consultez notre détaillée «Guide de réunion en ligne» De plus, faire chacun sait comment utiliser l`outil selon la conférence que vous décidez d`utiliser. Avant la réunion, incitent les gens à vérifier leur micro, webcam et pour vous assurer qu`ils ont tous les plug-ins installés qui pourraient être nécessaires pour des choses comme Google+ Hangouts.Conseils sur la planification & Tenir des réunions efficaces avec Google HangoutsConseils sur la planification & Tenir des réunions efficaces avec Google HangoutsGrâce à la technologie Internet d`aujourd`hui, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et rentable surtout si vous les pré-planifier et utiliser des outils de gagner du temps. Pour les deux derniers mois, j`ai participé à des réunions en ligne ...Lire la suite

Seulement Inviter des personnes qui sont nécessaires

Ne pas inviter l`ensemble de l`équipe juste pour vous faire sentir comme le grand patron. Seulement inviter les personnes dont vous avez besoin. Autrement dit, les gens qui sont en mesure de vous aider à atteindre l`objectif de la réunion. Tout le monde peut être mis à jour plus tard en lisant le procès-verbal de la réunion, ou en ayant une conversation avec leurs collègues à un moment plus opportun.

Un procès-verbal détaillé

Utilisation d`un produit tel que Agreedo (libre) à un procès-verbal détaillé que vous pouvez aller de manière fiable et revenir à réellement comprendre. Cet outil vous permet de prendre des minutes détaillées à l`aide de raccourcis clavier, suivre les résultats des réunions (telles que les tâches accomplies), et de partager ces minutes rapidement et facilement avec votre équipe. Si vous utilisez un iPad, vous pouvez également essayer MinuteTaker (7,99 $) pour rapports de réunions professionnelles.Agreedo: Ecrire & Gérer vos réunions d`affaires Minutes gratuitement en ligneAgreedo: Ecrire & Gérer vos réunions d`affaires Minutes gratuitement en ligneDepuis plusieurs semaines maintenant, je cherchais depuis un site facile à utiliser ou une application qui me permettrait de garder et de stocker les procès-verbaux des réunions. L`approche du document de texte traditionnel n`est plus productif ...Lire la suite

Assurez-vous que quand les gens lisent ces minutes, ils connaissent les principaux points / résumés de ce qui a été discuté, et ce qui a été décidé, ainsi que rapidement être en mesure de se référer à ce document pour savoir ce qu`ils, eux-mêmes, doivent faire ensuite.

L`exclusion est pas toujours mieux que l`inclusion

Je sais que je (juste) mentionné que seuls les gens qui sont vraiment nécessaires devraient assister à une réunion, mais tout aussi souvent, vous devriez aussi inclure tout le monde pour une plus jam session informelle, où vous pouvez tout échanger des idées, parler de ce qui pourrait améliorer l`organisation.

Profitez de l`occasion de construire une équipe plus forte. Pour ce faire, autour d`un repas ou une bière. Avoir un peu de nourriture savoureuse apporté dans le bureau, et mettre tout le monde à prendre une heure ou deux de leur journée pour apprendre à connaître leurs collègues mieux, alors que tous travaillent ensemble pour apporter des améliorations à la société dans son ensemble. Encore une fois, un but, et un ordre du jour, mais essayer de faire ce genre de se réunir plus informelle, moins structurée, mais toujours avec un thème général, comme « rendre l`organisation plus efficace », ou « Des idées sur la façon dont nous pouvons diversifier ».

Attribuez des éléments d`action Next » Clear »

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Avant de terminer la réunion, assurez-vous que tout le monde dans la salle connaît l`action exacte dont ils ont besoin pour prendre la prochaine, et son calendrier. C`est un truc qui est vraiment poussé par David Allen dans son livre fantastique « Getting Things Done ». Quoi qu`on en projet travaille, assurez-vous qu`il ya une prochaine action claire qui doit être prises pour maintenir ce projet en mouvement vers l`avant.

Je le répète, cela doit être une action spécifique (ou un ensemble d`actions), avec un délai strict, pas seulement une idée générale qui doit être fait « dès que possible ». Par exemple

Bad action suivante: « Résumer le lancement du mois dernier.

Une meilleure prochaine action: « Mettre en place une feuille de calcul (avec quelques graphiques utiles) où figurent nos indicateurs de performance clés de la période globale de lancement. Partagez avec l`équipe de lancement, ainsi que l`envoi d`un bref courriel expliquant comment vous pensez que le lancement est allé. S`il vous plaît que cela soit fait par jeudi. »

Demandez des commentaires

Beaucoup de gens se méfient de critiquer leurs « supérieurs ou des collègues, donc après chaque réunion, demander aux gens de laisser des commentaires anonymes via un formulaire en ligne (il y a une liste d`une outils gratuits de sondage en ligne ici). Découvrez ce que les gens pensaient de la réunion - a été trop longtemps? At-il se sentir utile pour eux? Étaient leurs points de vue ont écouté? Comment la réunion pourrait être amélioré la prochaine fois?C`est ce que tout le monde dit: 5 Outils gratuits pour les enquêtes en ligne efficaceC`est ce que tout le monde dit: 5 Outils gratuits pour les enquêtes en ligne efficacePendant un certain temps, vous ne l`auriez pas eu beaucoup de choix quant au service à utiliser l`enquête, mais de nos jours il y a beaucoup à choisir. Lequel est le mieux pour vous?Lire la suite

Quels que soient les commentaires que vous recevez, assurez-vous que vous ne l`ignorez pas. Evolve vos réunions pour vous assurer qu`ils fonctionnent bien pour tout le monde.

Dans l`ensemble, en suivant ces règles simples pour vous assurer que vos réunions sont bien préparées et bien gérées, vous serez en mesure de raccourcir la longueur, et d`accroître l`efficacité de vos réunions, tout en gardant la frustration de tout le monde à un minimum!

Et vous? Si vos réunions ont été effectuées plus comme cela, pensez-vous qu`ils seraient plus efficaces?