Comment créer le dernier système de gestion du temps parfait que vous aurez jamais utiliser

J.R.R. Tolkien a écrit, à travers le personnage de Gandalf, « Tout ce que nous devons décider est ce qu`il faut faire avec le temps qui nous est donnée. » Si vous voulez connaître le secret de la création du système de gestion du temps parfait du monde, alors vous devez écouter Gandalf.

Mon propre chemin personnel au système de gestion du temps parfait a été longue, et il est jonché de carcasses de tentatives passées. Ils disent que la route de l`enfer est pavé de bonnes intentions. Eh bien, disons que j`ai toujours commencé à utiliser chaque nouveau système avec de très bonnes intentions.

J`ai essayé Gqueues, Todoist, Google Tasks et tous les trucs de gestion de la vie entre. Si vous êtes comme moi, vous avez probablement fait la même chose. Il est une constante recherche de plus d`organisation avec moins de travail. Une façon de créer plus de temps dans votre emploi du temps pour accomplir tout ce que vous rêvez d`accomplir, sans perdre le sommeil.Prenez Google Gestion des tâches et la planification à un tout nouveau niveau avec GQueuesPrenez Google Gestion des tâches et la planification à un tout nouveau niveau avec GQueuesGoogle Tâches ne fonctionne pas si vous voulez aller au-delà de la gestion du temps d`aujourd`hui dans la planification visionnaire de demain. C`est là GQueues étapes jusqu`à la plaque.Lire la suite

Quel est le système de gestion du temps parfait?

Si vous êtes comme moi, vous vous sentez probablement comme vous avez un système qui presque ce dont vous avez besoin, mais pas tout à fait. Il y a presque toujours quelque chose qui manque.

Le système de gestion du temps parfait doit avoir les qualités suivantes.

• Permet un « calme » pour contempler vos objectifs de vie et les rêves
• Fournit une intégration transparente des tâches liées à vos objectifs
• vous permet d`organiser facilement et à planifier vos responsabilités quotidiennes et hebdomadaires
• Il vous aide à ne pas oublier les tâches importantes
• Est compact et simple, mais efficace et tout compris

Ce dernier est comme demander la lune, est-ce pas? Il est le besoin de simplicité combinée à l`exigence qu`il soit tout compris qui permet de trouver le système parfait si impossible.

Créer une ligne Assemblée Gestion du temps

Le système de gestion du temps idéal devrait fonctionner comme une ligne d`assemblage efficace. Vous avez un travail entrant (tâches), et ceux qui besoin d`être organisé et planifié, puis intégré dans votre calendrier. Ce processus ressemble à ceci:

Le problème avec la plupart des tentatives d`utiliser un seul application comme gTasks ou quelque chose du genre est que ces applications sont spécialisés pour gérer une ou deux parties de ce processus vraiment bien.Utilisez gTasks Pour synchroniser vos tâches avec Google [Android]Utilisez gTasks Pour synchroniser vos tâches avec Google [Android]Ces jours-ci, il y a un million et une grande façons de gérer une liste de tâches en ligne et via des applications mobiles. Cela dit, il y a souvent encore quelques personnes qui ne sont pas encore en utilisant l`une des ...Lire la suite

outils de suivi du temps ou en utilisant la technique Pomodoro te faire remettre à plus tard moins en gérant votre horaire hebdomadaire, mais ne vous aident pas à organiser vos tâches.

Ce ne fut que Justin m`a montré sa technique avec l`utilisation LEGOS comme méthode de gestion du temps que je commencé à avoir une petite idée de quelque chose qui pourrait fonctionner mieux pour moi. Cela a conduit à ce que je pensais allait devenir mon meilleur et le dernier système de gestion du temps de tous les temps, en utilisant Trello.Comment faire pour utiliser LEGOs Pour mieux gérer votre tempsComment faire pour utiliser LEGOs Pour mieux gérer votre tempsJe pense que j`ai trouvé l`outil de productivité ultime: legos. Ne laissez pas! Laisse-moi expliquer.Lire la suite

Les pièces du puzzle

Cependant, Trello était toujours pas un endroit facile à planifier des objectifs de vie, et la gestion des tâches d`une étape du calendrier à l`autre était très maladroite.

Pour ces raisons, je me suis finalement décidé de prendre toutes les leçons que j`ai appris des systèmes depuis que je l`ai testé, et tout combiner en un système de gestion unique temps, automatisé qui fait tout.

1er - Créer votre feuille Gestion du temps Maître

Le flux de travail que j`ai volé de Justin et utilisé dans le système Trello fonctionne bien. En gros, vous commencez d`un côté avec toutes vos nouvelles tâches entrantes que vous devez adapter en quelque sorte dans votre emploi du temps. Puis, à la gauche de cela, vous avez une liste de toutes les tâches que vous souhaitez terminer ce mois-ci. A gauche de cela, cette semaine.

Ce système a fonctionné pour moi pendant quatre ou cinq mois. J`ai commencé à oublier les choses qui étaient sur certaines listes. Ils ne sont déplacés à « aujourd`hui » et puis juste enterrés se sont. Le système a commencé à me manquer.

Alors, voici ce que je faisais. Vous devez d`abord créer une feuille de calcul Google, et de créer quatre feuilles.

Dans ce cas, vous commencez à gauche et de créer un nouveau drap. Ceci listera toutes les tâches entrantes de vos divers autres systèmes.

A droite de cela, vous créez un demandes mensuelles drap. A droite de ce créer un demandes hebdomadaires drap. A droite de cette créer votre Horaire hebdomadaire drap.

Nous allons passer au formatage ces feuilles individuelles dans un instant. Mais d`abord, créez un calendrier hebdomadaire dans le Horaire hebdomadaire feuille en créant une ligne de jours de la semaine et une colonne de chaque demi-heure pour une journée entière.

Maintenant que vous avez votre horaire hebdomadaire prêt à l`emploi, il est temps de commencer à entrer des tâches dans votre nouveau système de gestion du temps!

Sur le feuille entrante, créer des en-têtes pour Tâche, Projet, date ajoutée, Étiquette, Priorité, Lien, prévu, et Terminé.

Ces champs seront tous sens dans un moment où nous commençons à nourrir votre feuille « entrant » avec flux automatisés.

2 - Créer et automatisez vos objectifs de vie

Le premier de ces flux sont vos objectifs de vie.

La leçon la plus importante que j`ai appris est que quand il vient aux grands objectifs, vous avez besoin d`un espace qui est propre et destiné uniquement à un seul but - contempler sur les choses les plus importantes pour vous.

De toutes les applications de gestion du temps que j`ai jamais essayé, c`est un but pour lequel Todoist est parfait.

Il est propre et simple. Vous créez les grands objectifs de la vie sur la gauche, puis sur le côté droit, vous briser ces objectifs vraiment grands dans les sous-objectifs que vous allez travailler vers toute votre vie.

Par exemple, un de mes objectifs de vie est d`avoir une famille heureuse. Certains sous-objectifs de ce seraient « Fournir une enfance positive » pour mes enfants, ou « Soyez un Consacré & Prendre soin mari ». Dans ces sous-objectifs, sont où vont plus de détails. Par exemple, la construction d`une chambre pour ma fille serait certainement lui donner une expérience plus positive enfance.

Maintenant, c`est un actionnable tâche. Ce que vous voulez faire est de mettre en place des étiquettes pour ces tâches à une action, de sorte que Todoist envoie automatiquement ces derniers à votre maître Le temps du système de gestion.

Vous aurez besoin d`utiliser Todoist Premium pour avoir accès aux étiquettes (c`est pas cher et valent la peine!)

Dans Todoist, cliquez sur Étiquettes dans la barre de navigation de gauche, puis cliquez sur le Ajouter Étiquette bouton.

Dans l`exemple ci-dessus, pour la construction d`une tâche de chambre, après avoir créé une étiquette happy_family, j`ai ajouté « @happy_family » à la tâche elle-même, de l`étiqueter.

Pourquoi ces étiquettes vous aider? Parce que maintenant vous pouvez utiliser IFTTT pour repérer les tâches étiquetées et insérez les tâches dans votre nouvelle marque nouveau feuille dans Google Sheets.

Dans IFTTT, il suffit de choisir le déclencheur Todoist et sélectionnez Nouvelle tâche créée avec l`étiquette.

Ensuite, vous pouvez choisir parmi une liste déroulante des étiquettes que vous avez créées, ainsi que le projet où vous avez utilisé l`étiquette.

Enfin, définissez l`action sur Google Drive, sélectionnez Ajouter une ligne à une feuille de calcul, et tapez le nom correct de votre feuille de calcul Google où vous avez créé la feuille « entrant ».

Remarquez les champs de cette sortie? Ce sont les mêmes champs que vous venez de créer dans la feuille de calcul.

Alors maintenant, chaque fois que vous créez une tâche liés aux objectifs de vie dans Todoist et appliquez l`une des étiquettes que vous avez créées pour IFTTT déclenche, cette tâche sera automatiquement chargée dans la feuille de calcul entrant.

Penses-y. Maintenant, vous pouvez vous asseoir, vider votre esprit, et planifier tout vos objectifs de vie. Pas de soucis sur la façon de planifier ce que vous devez faire pour les atteindre - il suffit de réfléchir et tâches de l`étiquette que vous devez accomplir pour y arriver. Laissez le prendre soin d`automatisation du reste.

3 - Automatisez vos demandes urgentes

Bien sûr, votre vie est plus que vos objectifs de vie. Avouons-le, les demandes quotidiennes, des appels téléphoniques et des e-mails tout ce que vous bombardent constamment de nouvelles exigences et de nouvelles tâches. Vous avez besoin d`une façon de traiter les demandes aussi bien.

La réponse à cela est aussi un flux d`automatiser « entrant » à partir de votre compte e-mail. Ne vous inquiétez pas, cela est vraiment facile. Il suffit de créer un déclencheur ifttt pour chaque fois que vous étoile un e-mail dans votre boîte de réception.

Ensuite, créez la même action que vous avez fait avant - Ajouter une ligne à une feuille de calcul. Assurez-vous de taper le même nom de feuille de calcul correctement. Vous aurez également besoin de personnaliser la ligne formatée de sorte qu`il produise les champs requis pour la table entrant vous avez créé.

L`important est juste pour que le sujet des lignes de contact avec vos proches avec le champ « Tâche » dans votre feuille de calcul.

Maintenant, chaque fois que vous enregistrez un e-mail dans votre boîte de réception, cette ligne email sujet est ajouté à votre feuille de calcul comme une autre tâche entrant.

La beauté de ceci est que vous numérisez des e-mails et vous repérer un e-mail qui nécessite votre temps, il doit devenir une tâche planifiée dans votre flux de travail. Ne perdez pas votre temps à essayer d`accomplir la tâche immédiatement. Juste étoile et passer à autre chose.

Video: Comment ne plus avoir peur en 8 étapes - #WUC 154

Maintenant que vous avez vos objectifs de vie et vos e-mails tous les jours tous automatisés pour remplir la file d`attente des tâches entrantes de votre nouveau système de gestion du temps, il est temps de se mettre à l`organisation du flux de travail de ce système.

4 - Organiser votre temps Workflow Management

Maintenant vient la partie amusante. Si vous avez utilisé Todoist pour planifier vos objectifs à long terme, et vous avez été Mettant en vedette choses importantes dans vos e-mails, vous verrez un tas de nouvelles tâches sont arrivés dans la feuille!

Se souvenir du prévu et Terminé Les champs que vous avez créé? Eh bien, ceux qui étaient extras qui ne seront pas remplis par l`automatisation. En effet, que vous sélectionnez chaque nom de la tâche et les déplacer vers la Ce mois-ci ou Cette semaine feuilles, vous aurez besoin de faire une note que vous avez programmé cette tâche. Lorsque vous avez terminé la tâche, vous pouvez le marquer comme fait en utilisant le champ Terminé.

Une fois qu`une tâche est planifiée, il existe dans la feuille mois ou par semaine. L`idée est que sur une base mensuelle, vous devez déplacer toutes les tâches entrantes que vous pensez que vous pouvez accomplir ce mois-ci dans le Ce mois-ci drap.

le Ce mois-ci et Cette semaine feuilles doivent avoir les champs suivants: Tâche, Qui pour?, La fréquence, Répéter et Le but de la vie.

Lorsque vous vous déplacez un nom de tâche de incoming à ce mois-ci, prenez le temps de remplir ces champs. Qui (quel client ou une personne) est la tâche? Est-ce une tâche que vous devez répéter tous les mois? Est-ce un de vos objectifs de vie?

Plus important encore, définir lorsque la tâche doit être complétée par. Tri par ce domaine vous aidera à établir des priorités qui des tâches à accomplir lorsque vous planifiez votre semaine.

Rappelez-vous, faire tous les mois. De plus, prenez le temps au début de la semaine pour déplacer des tâches de la Ce mois-ci feuille à l`identique Cette semaine drap. Ou, dans les cas où la tâche répète chaque mois, vous pourriez ajouter la tâche directement à votre calendrier hebdomadaire et mettre à jour le champ « Next Due ».

C`est la beauté de ce système. Il peut vous aider à gérer tout - tâches liées à ces objectifs importants de la vie, des tâches quotidiennes banales qui sortent des e-mails, des droits mensuels et hebdomadaires que vous devez effectuer, peu importe quoi, et puis les tâches importantes que vous ajoutez à la nouveau feuille vous-même.

Comme les tâches traitées et se coulent d`un onglet à, ils sont datés et par ordre de priorité, et vous pourrez enfin l`ajouter à votre horaire pour la semaine à venir. Voici le programme du dernier onglet que vous avez créé au début de cet article. Celui-ci utilise la temps stratégie de blocage que Rob a récemment écrit - qui fonctionne très bien.Temps de blocage - L`arme secrète pour une meilleure mise au pointTemps de blocage - L`arme secrète pour une meilleure mise au pointVous cherchez un moyen plus efficace d`organiser vos journées de travail? Essayez temps de blocage. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à rester sur la bonne voie tout en gardant les distractions, la procrastination, et multi-tâches improductives à distance.Lire la suite

Vous pourriez envisager un code couleur les tâches que vous les ajoutez à votre horaire pour la semaine. Peut-être, créer un code couleur pour chaque client différent ou utiliser différentes couleurs pour signifier différents projets ou priorités.

La clé de ce système est qu`il est capable de gérer tout, de votre planification de la vie et l`établissement d`objectifs, aux projets que vous travaillez en ce moment.5 erreurs critiques à éviter lors de la définition des objectifs5 erreurs critiques à éviter lors de la définition des objectifsL`établissement d`objectifs est un excellent moyen de réduire la procrastination et augmenter la productivité. Si vous n`avez des objectifs, vous n`avez pas de direction. Sans direction, il est facile pour vous sentir perdu et confus. Heureusement,...Lire la suite

Ils sont ensuite prévus pour accomplir sur les deuxième et troisième onglets, et enfin programmés et réalisés sur le dernier onglet. Tant que vous êtes assez disciplinés pour asseoir et utiliser ce système pour planifier votre mois à venir et de la semaine, il va augmenter votre productivité plusieurs fois.

Video: Emploi du temps : Priorité aux Priorités de Stephen Covey

Avez-vous trouvé votre système de gestion de temps encore parfait? Est-ce que ce regard comme ça pourrait fonctionner pour vous? Partagez vos expériences de gestion du temps et des conseils dans la section commentaires ci-dessous!