10 Conseils pour la gestion des fichiers partagés sur google drive

Ceci est l`un de ces moments où je veux que vous sauter à droite au bas de la page.

Google Drive était au travail avec trois auteurs de trois coins des États-Unis. Les trois auteurs ont eu une heure écrire et collaborer sur une histoire courte. Ils ont réussi. Ce partenariat est en temps réel à son meilleur.Comment les outils de collaboration d`écriture vous faciliter la vieComment les outils de collaboration d`écriture vous faciliter la vieMerci à l`Internet, la collaboration sur un projet d`écriture devrait être un jeu d`enfant. Si vous avez déjà co-produit un, vous savez cela peut être difficile. Il ne devrait pas être avec l`outil.Lire la suite

Le partage avec les plates-formes de cloud computing de collaboration comme Google Drive est pas nouveau plus. Les géants du monde technologique se battent les guerres sur les entreprises et les consommateurs. La poussière ne va pas se contenter de sitôt. Ce sont de bonnes nouvelles pour nous les consommateurs que nous améliorons notre journée de travail avec des fichiers partagés, des dossiers et des équipes.

, Donc je dois vous demander - est-il toujours super facile à partager des fichiers avec Google Drive? Vous obtenez toujours le coup de lui? De toute façon, ces dix conseils devraient vous aider à gérer les fichiers partagés juste un peu mieux à partir d`aujourd`hui.

Les bases de partage

Il est tout à créer le bon type d`autorisations de partage et le niveau de partage. Vous pouvez partager un fichier ou un dossier sur Google Drive. La vidéo de deux minutes résume le processus.

En tant que propriétaire, vous pouvez donner aux autres la propriété complète d`un fichier, ou un certain niveau de la visualisation et l`édition de l`accès.

• Peut éditer: La feuille de calcul collaboratif vous travaillez avec votre équipe.
• Peut commenter: Le projet de livre que vous écrivez. D`autres peuvent voir et ajouter des commentaires au fichier, mais ne peut pas le modifier. Les dossiers ne sont pas de commentaires.
• Peut voir: L`invitation de fête de fin de semaine que vous venez avec présentation.

Voici un tableau qui compare l`accès à un spectateur, commentateur, rédacteur en chef ou propriétaire:

Source: Support Google

1. Comment désactiver le copier, Télécharger et imprimer les fichiers partagés?

Vous pouvez interdire le téléchargement, l`impression et la copie de fichiers partagés. La fonction des droits d`information de gestion avancée supprime ces options dans le menu du spectateur. Ceci est une autre couche de contrôle sur vos documents.

Ouvrez Google Drive. Sélectionnez le fichier partagé et cliquez sur le Partager icône en haut à droite.

Sur le Partager avec d`autres boîte de dialogue, ajoutez le nom du collaborateur et cliquez sur le Avancée l`option située en bas à droite.

Sélectionnez le Désactivez les options pour télécharger, imprimer et copier des commentateurs et aux lecteurs boîte. Cliquez sauvegarder changements.

Les téléspectateurs verront une notification « Options d`exportation désactivé » en haut du fichier et menus d`édition pour les documents spécifiques, des feuilles de calcul et des présentations.

Prenez note que les autorisations avec « modifier » seront toujours en mesure de télécharger, imprimer et copier votre fichier, même si ce paramètre est activé.

2. Partage d`un dossier avec les utilisateurs non-Google

Vos amis et collègues ne ont pas besoin d`un compte Google pour afficher un dossier Google Drive ou d`un document. Ceci est l`une des capacités peu connues de Google Drive. Vous pouvez envoyer une invitation à leur adresse e-mail. Ou utiliser un lien partageable.

Choisir entre Peut voir ou Peut éditer ou peut Commentaire. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous pouvez aller dans la Avancée les paramètres de partage et choisir d`autres options de partage. La personne qui reçoit l`invitation n`a pas à vous inscrire et vous identifier avec un compte Google pour afficher sur le fichier. Mais, ils auront besoin d`un compte Google pour modifier un fichier ou un commentaire.

Le partage via un lien est un risque de sécurité pour documents sensibles parce que toute personne ayant le lien peut accéder au fichier.Comment sont-ils sécurisés vos documents dans Google Drive?Comment sont-ils sécurisés vos documents dans Google Drive?Lire la suite

3. Télécharger un dossier partagé entier

Google Drive vous permet de télécharger le contenu d`un dossier partagé comme une archive ZIP. Ceci est utile pour la sauvegarde des copies locales des documents partagés. La structure du dossier avec tous les sous-dossiers est conservée dans les archives.

Aller à Partagé avec moi Sur votre Google Drive. Faites un clic droit sur le dossier et choisissez Télécharger.

Vous pouvez également utiliser la icône points triples dans la barre d`outils pour télécharger le dossier.

Si vous téléchargez un document Google, feuille ou Slide, il téléchargera comme un document Office. Tous les autres fichiers seront téléchargés dans leur format natif.

4. Transfert de propriété des fichiers à quelqu`un d`autre

Il y a plusieurs raisons pour transférer la propriété des documents à quelqu`un d`autre. Peut-être que quelqu`un d`autre prend le relais d`un projet. Peut-être que quelqu`un vous a tiré. Sur une meilleure note, vous allez en vacances et que vous voulez juste remettre la responsabilité des documents partagés. Le processus de « remettre » numériquement les documents Google Drive et des dossiers est facile.

Ouvrez Google Drive. Sélectionnez le dossier partagé ou un fichier dans Docs, Sheets ou Slides et cliquez sur le Partager icône en haut à droite. Lorsque le titulaire présumé n`a pas accès au partage ... invitation en saisissant l`adresse e-mail dans le champ « Inviter les gens ». alors sauvegarder.

Cliquez Avancée dans le coin inférieur droit de la boîte de partage. Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de la personne que vous voulez posséder le fichier ou le dossier. Sélectionner Son propriétaire. Cliquez Terminé.

Votre rôle est permuté d`un propriétaire à un éditeur après le transfert de propriété.

Ne Remarque: Vous ne pouvez pas transférer la propriété d`un fichier synchronisé ou importé (comme un fichier PDF ou un fichier image).

5. Comment demander l`accès aux fichiers partagés?

Lorsque vous essayez d`accéder à un fichier via un lien partagé, vous pouvez voir un message qui dit: « Vous avez besoin de la permission. »

Parfois, les propriétaires partagent un lien avant d`avoir défini les autorisations. En outre, vous pouvez ouvrir le fichier avec un ID Google autre. Il est facile de demander l`accès en un seul clic.

Sur le bureau:

• Ouvrez un lien vers le fichier.
• Cliquez sur Demande d`accès.

Sur Android:

Avec le lecteur pour l`application Android, vous pouvez demander l`accès avec un seul robinet lorsque le message « Impossible d`accéder au document » apparaît. Demande d`autorisation envoie un e-mail au propriétaire de l`intérieur de l`application. Les propriétaires de fichiers immédiatement obtenir une notification sur Android et iOS. L`application mobile a été mis à jour avec cette fonctionnalité récemment.

6. Rechercher une Collaborator

Partage d`un document avec 10 membres est facile. Partage avec 50 appels à une plus grande planification. Gestion des fichiers partagés signifie également le suivi qui collaborateur travaille sur quel document.

Aller à Voir les détails (Cliquez sur l`icône « I » sur la barre d`outils). Parcourir la Activité onglet pour voir rapidement les fichiers que vous avez partagé, récemment.

Cliquer sur Partagé avec moi dans le menu à gauche de Google Drive. Vous obtiendrez une liste de tous les documents que vous partagez accès.

Utilisez le Puissance de Google Filtres de recherche. Les gains de productivité ne seront pas une surprise pour ceux qui connaissent filtres Gmail.5 filtres Gmail pour aider à Prioriser & Organisez votre boîte de réception5 filtres Gmail pour aider à Prioriser & Organisez votre boîte de réceptionQuels sont les filtres doivent chaque personne ont dans leur arsenal de sorte que leur boîte de réception est aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à commencer à configurer vos cinq premiers filtres, ou ...Lire la suite

Utilisez la boîte de recherche en haut de Google Drive. La recherche de Google Drive recherche également le corps du document. Vous pouvez rechercher les 100 premières pages des documents texte ou PDF à base de texte que vous avez téléchargé. Vous pouvez également rechercher un texte trouvé sur les 10 premières pages des fichiers PDF d`image. utiliser au lieu de creuser dans les dossiers cette puissante fonctionnalité pour obtenir rapidement un fichier.

Alors que dans la presse Google Drive la clé de barre oblique pour placer votre curseur à droite dans la zone de recherche. Cliquez sur la petite flèche du menu déroulant sur la zone de recherche pour révéler les filtres de recherche de base. Apprendre quelques paramètres manuels peut vous faire gagner du temps.

Par exemple: Pour trouver des documents que vous avez partagé avec quelqu`un utilisation à: [email protected].

Aide Google a la liste complète.

7. simplifier le partage par la création de groupes de contact

Avec des groupes de contact e-mail que vous ne devez pas définir des autorisations de documents individuels pour les membres de l`équipe.

Connectez-vous à Google Contacts. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Nouveau groupe.

Donnez-lui un nom descriptif selon le projet d`équipe. Ou toute autre chose qui les rend faciles à retenir. Vous pouvez groupes de noms par des autorisations pour les rendre faciles à retenir.

Par exemple: [email protected] ou [email protected].

Alimenter le nouveau groupe avec les adresses e-mail des membres de l`équipe.

Utilisez ces groupes de contact spécifiques dans les paramètres de partage de fichiers ou de dossiers.

8. Voir Le point de vue d`un comte document partagé

Google conserve un historique de version, mais il n`y a aucun moyen de voir combien de fois un document partagé a été vue. Je suis la réponse à cette question d`une discussion Stack Exchange.

Soumettez votre lien de document à la http://goo.gl service de raccourcissement d`URL et partager cette URL uniquement. Ce service fournit des informations sur le nombre de fois que le lien a été cliqué, ce qui est à peu près aussi proche que vous pouvez actuellement arriver à savoir combien de fois votre document a été consulté.

Ceci est utile dans les cas où vous souhaitez partager un document public et vérifier la réponse. Notez que documents publics et fichiers apparaissent dans les résultats de recherche.

Quelques idées pour le partage public:

• Téléchargez et partagez un livre électronique.
• Test de la réponse initiale à un produit créatif.
• Relâchez une présentation de diapositives pour le visionnement public (comme SlideShare).
• Trouver un contenu éducatif ouvert.

Pointe: Vous pouvez utiliser une simple recherche Google site pour rechercher des documents publics. Par exemple. mots-clés site: drive.google.com

9. Partager avec Slack

Slack est le nouveau lieu de travail ou refroidisseur d`eau numérique du bureau. Si vous n`êtes pas travailler avec Slack pourtant, il est temps de le présenter à votre équipe. Il y a plusieurs façons de faire vos services préférés fonctionnent avec Slack. l`intégration de Google Drive est parmi les plus populaires.Slack rend la communication plus facile et plus rapide GroupeSlack rend la communication plus facile et plus rapide Groupee-mails de groupe peuvent vraiment tuer la productivité. Il est temps de mettre les clients de messagerie pour se reposer et utiliser les services de collaboration comme Slack vient d`être lancé.Lire la suite

Slack vous permet d`importer des fichiers Google Drive et de les partager via Slack. Tous les fichiers Google Drive importés sont également indexés par Slack pour faciliter la recherche et de référence. Les fichiers ne sont pas stockés sur Slack - ils continuent de rester dans vos dossiers Google Drive. Slack agit comme un conduit.

Un petit exemple: Coller un lien vers un document Google dans le chatroom Slack. Slack affiche un extrait de contenu du fichier ci-dessous le lien une fois qu`il est intégré. Ceci est plus utile que de partager simplement des liens aveugles.

Slack Centre d`aide montre comment vous pouvez connecter votre Google Drive Slack de deux façons faciles.

10. Partager Google Docs à partir de Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word pourrait être un combat quotidien de deux suites de bureau, mais les deux grandes puissances sont enfin jouer agréable. Vous pouvez ouvrir Word, Excel, PowerPoint et les fichiers stockés sur le lecteur, le travail sur eux dans Microsoft Office et de les partager en retour via Google Drive. Il est tout cela grâce à un plug-in pratique qui ya nommé comme imaginativement - plug-in Google Drive pour Microsoft Office.Google Docs vs Microsoft Word: Le Death Match pour la rédaction de la rechercheGoogle Docs vs Microsoft Word: Le Death Match pour la rédaction de la recherchesolutions en ligne deviennent la norme. Nous avons décidé de voir comment les piles Microsoft Word contre Google Docs. Lequel fera le meilleur travail de recherche?Lire la suite

Le plug-in fonctionne avec Microsoft Office 2007, 2010, 2013 et 2016.

Installez le module complémentaire et lui donner l`autorisation d`accéder à vos dossiers Google Drive. L`add-on apparaît comme un onglet supplémentaire sur le ruban et comme un nouvel emplacement dans l`écran Enregistrer.

document Office stockés sur le lecteur sont également sous contrôle de version. Vous pouvez suivre les versions précédentes d`un fichier Office, ou revenir à une version plus ancienne. Lorsque vous voulez travailler sur un document Google, il ouvre dans le programme Google Drive approprié dans une fenêtre de navigateur.

Ne partage pas merveilleux!

Vous ne pouvez pas faire cavalier seul dans le 21^st Siècle. Il y a un certain nombre de avantages lorsque vous travaillez en équipe en temps réel. Il y a des défis aussi. Mais réduire le nombre de cerceaux pour partager juste un morceau d`information et de bonnes choses vont arriver.Équipe de travail: 10 conseils pour la collaboration en ligne efficace en temps réelÉquipe de travail: 10 conseils pour la collaboration en ligne efficace en temps réelLire la suite

Le projet d`écriture vidéo montre comment plus peut être atteint avec moins quand synergie se collaboration.

Passez du temps avec les fonctionnalités de collaboration de Google Drive. L`harmonie du travail d`équipe dépend. Prenez Google Drive au-delà d`un système de stockage de fichiers avec les nombreux conseils et astuces qu`il offre sur toutes les plateformes. Parlez-nous du rôle de Google Drive dans votre monde connecté.

Utilisez-vous activement à tirer les uns des autres autour d`un projet commun? Quel est le conseil que vous aimeriez partager qui fait la gestion Google Drive un peu mieux pour nous? Ou même une plainte qui vous retient?