Comment faire sauter à travers vos e-mails dans microsoft outlook

Les e-mails sont censés être une méthode pratique de la communication, mais beaucoup d`entre nous passent beaucoup plus de temps que nous aimerions essayer de comprendre notre boîte de réception. Sans une bonne organisation, vous trouverez peut-être que les courriels vous coûtent plus de temps qu`ils économisent.

Microsoft Outlook contient un certain nombre de caractéristiques qui peuvent aider à atténuer ce problème, mais de nombreux utilisateurs sont tout simplement pas au courant de la fonctionnalité qui est caché dans le programme. Utilisez ces bits de fonctionnalité pour vous assurer que votre boîte de réception est aussi bien gardé que possible, afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes.Tournez Outlook dans un outil de gestion de projet avec l`intégration OneNoteTournez Outlook dans un outil de gestion de projet avec l`intégration OneNoteOneNote peut faire plus que vous le pensez. Nous allons vous montrer comment transformer votre Outlook pour faire la liste en un puissant outil de gestion de projet à l`aide du plug-in pour Outlook OneNote.Lire la suite

Trouvez une vue qui vous convient

L`une des premières étapes en vue de devenir un expert utilisateur Outlook est d`adapter le programme à votre flux de travail. Presque tout le monde utilise le courrier électronique ces jours-ci, mais cela ne veut pas dire que nous avons tous le faisons exactement de la même manière. Ce qui fonctionne pour quelqu`un d`autre pourrait ne pas fonctionner pour vous, et c`est pourquoi il est une bonne idée de modifier la mise en page par défaut d`Outlook pour mieux répondre à votre utilisation.

À la tête Vue onglet pour voir quelles options sont à votre disposition. le Changement bouton Afficher dans le Vue actuelle section vous donnera quelques choix différents, mais il vaut bien creuser dans la Arrangement et Disposition section pour entrer dans le vif du sujet de la personnalisation.

Par exemple, vous voudrez peut-être changer Aperçu du message à 3 lignes, qui vous donnera un aperçu plus détaillé d`une petite quantité d`e-mails à tout moment. Ou, vous pouvez régler la volet de lecture à De, qui vous permettra d`économiser un peu d`espace d`écran si nécessaire en faveur de l`ouverture des e-mails individuels comme une nouvelle fenêtre lorsque vous voulez les lire.

La clé ici est simplement de savoir ce qui est mieux adapté à la façon dont vous utilisez Outlook. Essayez les choses - il est aussi facile que de modifier ces paramètres à leurs valeurs par défaut si vous trouvez qu`ils ne fonctionnent pas aussi bien que vous l`aviez espéré.

Utiliser des règles pour automatiser le processus

Les règles sont une première étape vers l`organisation de vos e-mails, car une fois qu`ils sont en place, ils vont prendre soin d`une grande partie du travail avant même vérifier votre boîte de réception. Pour commencer avec les règles, à la tête Accueil onglet dans Outlook et accédez à Règles gt; gérer les règles & alertes.

De là, cliquez sur Nouvelle règle. Vous verrez une sélection de modèles, ainsi que des options pour le démarrage à partir de zéro. Pour le moment, il est préférable de coller avec les modèles proposés - il y aura amplement l`occasion de personnaliser la règle à votre goût sur l`écran suivant. Aux fins de cette démonstration, nous allons sélectionner Déplacer le message de quelqu`un dans un dossier.

Maintenant, il est temps de faire la règle servir un but. Je veux mettre en place un système où tout courrier que je reçois d`un autre auteur MakeUseOf est envoyé directement à un dossier prioritaire. Pour ce faire, cochez la case dans la fenêtre des conditions qui se lit comme suit avec des mots spécifiques à l`adresse de l`expéditeur. Ensuite, cliquez sur des mots spécifiques dans la section ci-dessous - je l`ai mis à se servir de il ne répondrait aux e-mails envoyés à partir d`un compte de messagerie à partir du site, mais évidemment, cela peut être tout ce que vous voulez - et puis sélectionnez un dossier raisonnable en cliquant sur spécifié et la navigation vers elle.

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Ensuite, choisissez ce que vous voulez faire avec les messages que cette règle met de côté, et examiner attentivement si vous souhaitez ou non arrêter le traitement plus de règles. Selon ce que les autres règles que vous avez actif, en gardant cette option pourrait causer tic tac plus tard sur les questions d`organisation. Ensuite, sélectionnez vos exceptions, et vous serez prêt à nommer votre règle et l`activer. A partir de là dehors, il sera automatiquement trier votre courrier jusqu`à ce que vous l`éteignez.

Divide and Conquer avec Catégories

Bien que les règles sont une excellente façon de faire face à la majeure partie de votre e-mail, certaines tâches d`organisation ont besoin d`un oeil humain. utilisation rigoureuse des catégories peut aider à rationaliser ce processus, vous permettant de classer courrier rapidement et avec précision. Pour configurer vos catégories, à la tête Mots clés section de la Accueil onglet dans Outlook et accédez à Classer par catégories gt; toutes catégories.

Ici, vous verrez un aperçu de toutes les catégories actuellement en place. Ils sont par défaut à un système simple de couleurs, de sorte que vous voudrez peut-être simplement modifier les entrées pour commencer. Pour les rendre un peu plus utile, cliquez sur une catégorie pour le sélectionner, renommer à quelque chose de pertinent pour le genre de courrier que vous allez recevoir et lui attribuer une touche de raccourci que vous vous rappellerez dans le menu déroulant.

Avec ces paramètres en place, vous rapidement et facilement être en mesure d`organiser vos e-mails que vous les recevez. Mettez en évidence un message particulier dans votre boîte de réception et utilisez le raccourci approprié que vous venez d`affecter. Vous allez maintenant être en mesure de voir tous les messages marqués dans une catégorie particulière en entrant simplement le nom de cette catégorie dans la barre de recherche Outlook.Navigation avec les raccourcis clavier de Windows SeulNavigation avec les raccourcis clavier de Windows SeulVous savez peut-être beaucoup de raccourcis clavier, mais saviez-vous que vous pouvez contourner Windows sans votre souris? Voici comment.Lire la suite

Utilisez la barre de recherche

Le secret pour garder vos e-mails organisés est planification à long terme - un peu de travail à l`avance peut prévenir les maux de tête de se produire plus tard. Cependant, il y a forcément des moments où un e-mail se égare et il n`y a aucun signe dans l`un de vos dossiers ou catégories soigneusement entretenus. Dans ce cas, il est sage de appel à la barre de recherche.

La fonctionnalité de recherche d`Outlook est aussi agile qu`il est complet. Entrez un terme de recherche dans le champ ci-dessus votre boîte de réception, et il va rapidement présenter toutes les instances de ce mot qu`il peut trouver, que ce soit dans une position de sujet ou le corps d`un e-mail. Cela peut être particulièrement utile si vous pouvez vous rappeler un détail particulier d`un e-mail spécifique que vous ne pouvez pas trouver par des moyens normaux.

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Il faut se rappeler que les vitesses de recherche vont ralentir avec une boîte de réception complète. Si c`est la situation que vous travaillez avec, il pourrait être utile à la recherche des dossiers particuliers, plutôt que chaque messagerie Outlook a accès à. Pour ce faire, utilisez le menu déroulant du côté droite de la barre de recherche pour affiner votre sites. Pour plus de quelques réglages en profondeur, à la tête Affiner section de la Chercher languette.

Rappelez-vous d`utiliser Outlook.com

La version en ligne d`Outlook peut ne pas avoir toutes les cloches et de sifflets de la version de bureau, mais le fait qu`il est facilement accessible depuis tout appareil doté d`un navigateur Web signifie qu`il ne faut pas négliger. Si vous avez besoin d`accéder à vos e-mails à l`avis d`un moment où vous êtes loin de votre poste de travail, il est une option tout à fait acceptable.Comment faire pour configurer un Email Out Of Office de Responder Dans OutlookComment faire pour configurer un Email Out Of Office de Responder Dans OutlookQu`est-ce qui se passe lorsque vous combinez des vacances de deux semaines avec une vie de travail bien remplie? Vous avez un projet géant quand vous rentrez chez vous: des e-mails! Attendez - pourquoi ne pas automatiser certaines d`entre elles pour vous?Lire la suite

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Cependant, il y a plus à Outlook Web qu`un simple vérification du courrier électronique. En cliquant sur le COG Paramètres en haut à droite de votre écran, vous serez également en mesure d`accéder à un ensemble assez complet de options qui peut être très pratique lorsque vous êtes en déplacement. De plus le même menu déroulant vous donnera accès à votre Règles et Catégories.

Sachant que vous pouvez accéder à vos e-mails Outlook à partir n`importe où peut être combiné avec un Règle pour vous aider à éclaircir votre boîte de réception même lorsque vous êtes loin de votre ordinateur. Si vous avez un trajet régulier, il pourrait être possible de transformer votre bus ou en train en un moment opportun pour évaluer votre boîte de réception avant le jour se mettra en branle.

Avez-vous un conseil pour l`utilisation d`Outlook pour garder vos e-mails organisés? Faites-nous savoir à ce sujet dans la section commentaires ci-dessous.