Le système infaillible pour planifier et gérer plusieurs projets

Ayant plusieurs projets à la fois au travail et à la maison est comme une moisissure qui pousse sur vos murs de l`armoire. Une moisissure qui suinte l`anxiété et la consternation que vous PLOMB plus loin derrière, de perdre la trace de l`endroit où vous êtes et jusqu`à ce qu`il reste à faire. Heureusement, il y a un système relativement simple proposé d`éclaircir cette moisissure, orienter de façon fiable ces projets sur la bonne voie, et le garder de cette façon.

Entrez plein Horizon planification

Ce système est appelé « Full Horizon de planification » (FHP), un terme inventé et illustré par le professeur de mathématiques et sage de la productivité, Cal Newport. FHP est un système de workflow qui prend votre liste de choses à faire en grande partie inepte, et le transforme en quelque chose qui est à la fois plus facile à gérer et plus respectueux de votre temps. Il est aussi superbement incassables en ce qui concerne ces garanties, les distractions quotidiennes.4 Productivité populaire conseils qui devraient INCONTOURNABLE4 Productivité populaire conseils qui devraient INCONTOURNABLECertaines des idées de productivité vendus à nous sont parfois infondées, et souvent confondu. Nous allons démystifier quelques-uns de ces mythes de la productivité en montrant que le contraire peut aussi être probablement vrai.Lire la suite

Quand Newport parle de systèmes de flux de travail, il définit comme un « ensemble d`habitudes et les outils utilisés pour organiser ce travail que vous faites et quand vous le faites. Et quand [il] dit « efficace », [il est] se référant à la quantité de valeur que vous produisez ».

De cette définition, il est clair FHP ne favorisons pas comme le système règle tous les systèmes. Il peut ne pas convenir à votre propre emploi, mais il est certainement mérite d`être examinée. En bref, il est une alternative, avec d`autres systèmes ressemblances tels que David Allen Faire avancer les choses, monotasking, et blocage de temps. Plein Horizon de planification est à la fois une agglomération et dépouillant des parties de ces idées. Permettez-moi de paraphraser l`explication de Newport.Organiser 2015: Apprendre l`art martial de faire les choses [Stuff to Watch]Organiser 2015: Apprendre l`art martial de faire les choses [Stuff to Watch]Vous vous demandez pourquoi les succès, sur-performants semblent toujours garder la tête froide?Lire la suite

• Chaque projet que vous êtes au milieu devraient être classées comme dormant, ou actif.
• projets dormants doivent être déposés sur la voie, mais revus régulièrement.
• Lorsqu`un projet est promu actif état, un plan détaillé doit être défini pour la façon dont ce projet sera terminé.

En ce qui concerne la planification actif projets, vous ne devriez pas être dans l`abstraction, mais « directement avec la physicalité brute du temps ». Ça signifie:

« Au niveau mensuel, je sais ce que semaines, je vais travailler sur le projet, et que lorsque je reçois ces semaines que je prévois ce jour, je travaillerai là-dessus, et seulement quand je reçois des jours spécifiques puis-je savoir quelles heures il consommera. »

Cette approche vous overcommit, ce qui vous permet, il est beaucoup moins probable que de planifier plus efficacement, et tirer le meilleur parti de votre temps.

Trop de gens planifient exactement quelles tâches ils rempliront, sur lesquels certains jours, peut-être même des mois à l`avance. Cela ne laisse aucune place à la vie réelle. Avec seulement quelques jours de maladie ou droits supplémentaires, tout le système peut tomber en désuétude.

Je pense que l`exemple est en ordre. Je vais utiliser des captures d`écran à partir Trello (lire notre écriture-up) Pour vous montrer comment vous pouvez organiser ce système de flux de travail au sein d`une telle plate-forme.Trello - Un unique, simple & Système de gestion de projet puissant d`un bon accueilTrello - Un unique, simple & Système de gestion de projet puissant d`un bon accueilEst-ce que le nom Joel Spolsky signifie quelque chose pour vous? Si oui, vous allez vouloir lire cet article, car il met en valeur le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et sinon, vous devez savoir c`est ...Lire la suite

Configuration du Conseil Trello

C`est pas le seul moyen de mettre en place Trello pour ce système, mais il est celui qui a travaillé pour moi. Mettre en place quatre « listes ».

Video: Comment gérer plusieurs projets en même temps ? (Syndrome multipotentiel)

1. Une liste de tous les projets actifs et dormants.
2. Une liste de ce que vous devez être attaquer ce mois à venir, et les semaines où certaines choses doivent remplir (ne pas ajouter de toute information à cela, encore).
3. Une liste de ce que vous devez faire cette semaine, et les jours.
4. Une liste des tâches qui ont besoin aujourd`hui complétant.

Video: Cours de Gestion de Projets : Initiation méthode de modélisation à la planification

Une fois que vous avez ajouté tous vos projets à la liste « Projet », marquez ceux qui sont actif avec un « label » de couleur. Je capitalise également ces projets pour qu`ils se démarquent.

Ecrire Aperçus des projets

Ensuite, cliquez sur le premier de vos projets en cours et écrire un commentaire détaillant ce que vous devez faire, en termes larges et pratiques, et à peu près quand. Dans cet exemple, je suppose que chaque projet dure plusieurs mois. Cela vous permet de saisir vraiment ce qui est nécessaire de vous, et vous pouvez commencer à comprendre comment vous pouvez mieux la structure des tâches. Pour ce faire, pour chacun de vos projets actifs.

Note: Ceci est le premier niveau de granularité. Vous n`avez pas besoin d`affecter certaines semaines, jours ou heures à ces tâches, encore.

Planifier ce mois-ci (une fois par mois)

Vous devriez viser à le faire au début de chaque mois. Sur la base des commentaires que vous venez d`écrire pour chacun de vos projets actifs, vous devriez être en mesure de voir ce qui doit achever d`ici la fin de ce mois.

Poser chacune de ces étapes comme un distincte « tuile » sur cette liste et ceux-ci avec l`étiquette de la couleur correspondante (la même couleur que la tâche active, elle concerne), de sorte que vous pouvez facilement voir quel projet cette tâche est affaire. Décider maintenant quelles semaines au cours de ce mois, vous travaillerez sur ces étapes individuelles.

Video: Comment organiser des projets complexes ?

Ne hésitez pas à dupliquer la tâche ou le diviser en sous-tâches, si vous allez travailler dessus pendant plusieurs semaines ce mois-ci.

Maintenant, au début de chaque mois, vous savez à peu près ce que les tâches que vous devrez faire à la fin de chaque la semaine. Si vous ne respectez pas l`une de ces étapes, il suffit de déplacer les choses un peu pour que vous puissiez accomplir encore le projet dans son ensemble avant la date limite finale.

Planifiez cette semaine (une fois par semaine)

La première chose que le lundi matin, vérifiez la semaine en question sur la liste « Ce mois-ci » pour voir ce que vous devez être attaquer au cours des prochains jours.

Prenez ce temps pour faire glisser chacune de ces tâches dans la liste « cette semaine », et décider qui journées vous serez consacrer du temps à ces articles.

Encore une fois, si vous avez besoin de diviser les tâches en sous-tâches, ou les dupliquer, allez-y. Si vous avez trouvé à la fin de la semaine dernière que vous avez eu un cours de formation pour assister mercredi, par exemple, vous pouvez structurer votre emploi du temps autour facilement.

Plan Aujourd`hui (une fois par jour)

Au début de chaque journée, passer 10-15 minutes de planification, en fonction des tâches Cette semaine comment vous allez passer votre temps pour vous assurer frappé ces étapes. Donc, encore une fois, faites glisser les éléments pertinents de la Cette semaine liste, à la Aujourd`hui liste.

A ce stade de granularité, les choses peuvent changer rapidement, donc gardez cela à l`esprit, et être prêt à modifier votre plan en fonction de ces distractions. Mais en mettant volontairement de côté des blocs spécifiques de temps, et ayant l`auto-discipline pour respecter le calendrier dans la mesure du possible, vous êtes beaucoup plus susceptibles de terminer ce qui doit être terminé.

Dans l`exemple ci-dessus, vous pouvez voir que l`ensemble de journée de travail a été planifié, y compris les réunions, les appels et répondre aux e-mails. La tâche principale a été divisée en deux blocs distincts de temps.

A la fin de chaque jour, décochez la Aujourd`hui liste. A la fin de chaque semaine, décochez la Cette semaine liste. Et à la fin de chaque mois, décochez la Ce mois-ci la liste, et commencer à nouveau en examinant vos projets.

Faire une habitude

Comme vous pouvez le voir, espérons, ce système est conçu pour ceux qui suivent une variété de projets relativement complexes. Il est pour les personnes qui doivent répondre à un certain nombre de délais sans s`enfermer dans une routine préétablie et le calendrier qui est dicté semaines, voire des mois, à l`avance.

Une fois que vous familiariser avec cette routine sur deux ou trois semaines, vous apprendrez rapidement que ce soit pour vous. Si vous aimez ce système, ce laps de temps devrait être suffisant pour vous permettre de modifier le système comme indiqué ci-dessus, de sorte qu`il fonctionne efficacement à vos besoins spécifiques. Alors seulement, il sombrer dans une habitude.

autres Setups

Carnets physiques

Si vous n`aimez pas utiliser Trello, ou préférez utiliser ce système dans un autre contexte, il y a quelques options. Newport utilise lui-même une sélection de des cahiers. En utilisant un stylo physique et papier peut effectivement contribuer plus que vous pourriez penser à votre productivité. Chaque ordinateur portable représente un niveau de granularité différent: mois, semaine, jour, donc il peut rapidement griffonner des changements à ses horaires si et quand ils sont nécessaires.6 raisons simples Pourquoi le papier peut toujours être votre tueur App Productivité6 raisons simples Pourquoi le papier peut toujours être votre tueur App ProductivitéLe papier peut être un outil plus puissant pour la productivité d`un ordinateur ou un appareil tactile, et ne doit pas être rejeté immédiatement. Pas convaincu? Voici six raisons pour lesquelles le papier est toujours pertinent.Lire la suite

evernote & Une note

Une autre alternative sont des outils tels que evernote ou Une note. Vous pouvez régler cela exactement de la même manière que Newport utilise les ordinateurs portables physiques. Mettre en place un nouveau bloc-notes pour chaque niveau de granularité dont vous avez besoin (voir ci-dessous). Ensuite, suivez les étapes, similaires à celles ci-dessus, de les garder à jour. Mon seul problème avec cette approche est qu`il ya beaucoup de cliquer et-vient entre les différents blocs-notes, ce qui est la raison pour laquelle je préfère utiliser Trello, où la plupart des informations peut être vu un coup d`oeil, et peut être déplacé autour très facilement.

Exceller

Si vous êtes un type Excel de personne, une solution potentielle est de recréer la mise en page que nous avons mis en Trello. Cela fonctionne, mais le déplacement des tâches autour et en changeant leur ordre est plus délicate lorsque vous avez cellules de se déplacer, plutôt que de simplement glisser-déposer. Si vous préférez avoir moins d`informations sur une page, vous pouvez toujours mettre en place de nouveaux onglets pour Projets, Ce mois-ci, cette semaine, et Aujourd`hui.Gain de temps avec des opérations de texte dans ExcelGain de temps avec des opérations de texte dans ExcelExcel peut faire de la magie avec les chiffres et il peut traiter les caractères aussi bien. Ce manuel montre comment analyser, convertir, remplacer et modifier le texte dans les feuilles de calcul. Ces bases vous permettront d`effectuer des transformations complexes.Lire la suite

Peut-FHP travailler pour vous?

Plein Horizon La planification est un système de workflow qui signifie que vous pouvez gérer plusieurs projets sans avoir besoin de s`engager à des horaires que vous ne pouvez pas non plus prédire vraiment, ou ne peut pas contrôler.

Il n`y a pas de doute que ce « système nécessite un investissement plus initial d`énergie mentale que embardées du délai à échéance, et certainement ne fonctionnerait pas pour tous les types d`emplois ». Mais il a été un contributeur majeur à la productivité propre notable dans le milieu universitaire, les blogs, et auteur de Newport, tout en assurant qu`il ne fonctionne que rarement 17 heures passé sans se brûlé.Programmation Burnout: Comment Regagnez votre motivation perduProgrammation Burnout: Comment Regagnez votre motivation perduÉcrit toutes ces lignes de code peut être épuisant physiquement et émotionnellement. Tout ce que vous avez besoin de se relever est la prise de conscience que la motivation peut être récupérée.Lire la suite

Pensez-vous que c`est un système de workflow, vous pouvez utiliser? Comment auriez-vous l`adopter à votre propre carrière? Ou est-il un système qui fonctionne plus efficacement pour toi?