6 Les meilleures pratiques pour les perspectives pour stimuler votre flux de travail

Si vous passez un montant sérieux de temps en utilisant Outlook, vous devez enquêter sur votre flux de travail. Vous pouvez toujours enregistrer de petits extraits de temps en considérant comment mieux utiliser le logiciel, que par Batching simplement la plus grande partie de votre envoi d`email en blocs désignés, ou de rester au courant de votre boîte de réception de plus en plus jamais (je suis toujours aussi coupable de ne pas adhérer à ce dernier!).

Le courrier électronique est une partie essentielle des communications modernes - rendre le travail encore plus difficile pour toi.Comment à travers vos e-mails Soufflez dans Microsoft OutlookComment à travers vos e-mails Soufflez dans Microsoft OutlookNe laissez pas vos e-mails monopolisent votre journée, utilisez ces conseils Outlook pour reprendre le contrôle de votre boîte de réception.Lire la suite

1. Catégoriser

Outlook a de nombreuses fonctions intégrées d`organisation, mais vous n`avez pas besoin d`aller fou pour être plus efficace. Cela peut fonctionner dans le cadre d`un stratégie à double approche, qui est ce que je l`utilise.

Tout d`abord, vous devrez créer un système très simple:

• Calendrier des périodes de gestion de courrier électronique tout au long de la journée.
• Patron votre boîte de réception, en utilisant des règles et des dossiers d`action.
• Supprimer si possible, le plus rapidement possible.

Programme

J`essaie de vérifier et de répondre à mes e-mails à deux points tout au long de la journée. Cela ne fonctionne pas pour tout le monde, mais il peut certainement réduire le temps consacré à l`analyse quand, qui et quoi répondre à la première. Isoler votre temps e-mail fonctionne un peu comme un processus de fichier batch: tout est pris en charge à la fois, et vous ne laissez rien derrière. Plus tard au cours de la journée, vous avez terminé le processus de traitement par lots à nouveau, et de rester au sommet de la crête e-mail.

Règles

Deuxième dans la section de l`organisation sont catégoriques vos règles et dossiers d`action. Nous avons tous les dossiers. Vous les avez pour les clients, les sujets et les e-mails personnels. Peut-être même quelques dossiers spécifiques à personne, de sorte que vous ne manquez pas un e-mail de votre patron.

Il est important de maintenir le flux de votre boîte de réception de ces dossiers sont « règles ». Ce sont des petits si / est des états logiques Outlook Runk périodiquement tandis que le programme est ouvert, le déplacement automatique des e-mails avec des critères correspondant à leur maison nouvellement désigné.

Par exemple, je reçois des courriels de mes parents et sœurs, qui utilisent évidemment les adresses e-mail. Au lieu de déplacer manuellement chaque e-mail, je l`ai créé une règle demandant analyse Outlook pour leurs adresses e-mail respectives et, si elle est trouvée, sera déplacé automatiquement dans le dossier « famille ».

Pour créer une règle, clic-droit l`e-mail et accédez à Règle. Si vous recevez régulièrement des e-mails à partir de cette seule adresse, et vous êtes tout simplement passer de votre boîte de réception dans un dossier nommé séparé, vous pouvez sélectionner Toujours déplacer à, puis recherchez et sélectionnez le dossier.

Si vous avez des critères multiples pour le filtrage de messagerie, choisissez Créer une règle. De là, vous serez en mesure de choisir parmi de nombreuses options, y compris d`un expéditeur spécifié, en utilisant la barre de sujet, et qui l`e-mail est envoyé. Si vous ouvrez le Options avancées, vous serez en mesure de filtrer sur la base d`un e-mail épinglées, sensible, ou nécessitant une intervention, ou même jusqu`à des mots très spécifiques utilisés dans le corps de l`e-mail lui-même.

dossiers d`action

Dossiers d`action forment le deuxième niveau de placement de courrier électronique, et travailler très bien avec une légère baisse des e-mail. Pour chaque dossier principal, je crée trois sous-dossiers, nommés Faire, en attendant, et finalisé. Lorsqu`un nouveau message entre dans le dossier principal, je réponds de manière appropriée, et décide où il doit ensuite se diriger vers:

• Faire: Communication / situation actuelle, aucune action immédiate
• En attendant: Ont répondu, en attente de réponse ou d`autres mesures
• finalisé: Communication / situation a pris fin, en attente d`email suppression ou archives

2. Couleurs et Drapeaux

Catégorisation est vraiment Perspectives clé de la productivité. En dehors de la gestion de votre dossier réel, vous pouvez rendre votre boîte de réception considérablement plus facile à maintenir en utilisant des catégories à code couleur et drapeaux de suivi.25+ Perspectives Raccourcis clavier pour vous rendre plus productif25+ Perspectives Raccourcis clavier pour vous rendre plus productifOutlook est l`un des plus populaires clients de messagerie de bureau en usage aujourd`hui. Si vous êtes l`un de ces nombreux utilisateurs d`Outlook, les raccourcis clavier suivants ne manqueront pas de vous faire économiser beaucoup de temps.Lire la suite

Catégories de couleurs

Les catégories de couleurs peuvent être utilisés pour apporter la définition immédiate à votre boîte de réception, mais je suggère de prendre relativement facile. Vous ne voulez pas que votre boîte de réception ressembler à la route arc-en-!

Notez que les catégories de couleurs ont un problème majeur: ils ne sont pas étayées par les comptes IMAP. Cela signifie que vous devrez créer un e-mail POP3 séparé compte à utiliser, ou encore, créer un « cet ordinateur » dossier, dont aucun n`est idéal.Qu`est-ce que POP & IMAP et Lequel devriez-vous utiliser pour votre e-mail?Qu`est-ce que POP & IMAP et Lequel devriez-vous utiliser pour votre e-mail?Si vous avez déjà mis en place un client de messagerie ou une application, vous aurez certainement rencontré les termes POP et IMAP. Vous souvenez-vous que l`on vous choisi et pourquoi? Si tu n`es pas...Lire la suite

Pour commencer votre système de classification des couleurs, à la tête Accueil onglet et recherchez le Mots clés section. Ici, vous devriez être en mesure de naviguer à Classer par catégories gt; toutes catégories, qui ouvrira une liste des catégories actives. Maintenant, vous pouvez modifier les couleurs, les noms et raccourcis claviers comme bon vous semble.

Si vous avez déjà un compte POP3, mais ne peut pas utiliser des catégories de couleurs, il peut vous être besoin de les activer. Localisez l`adresse e-mail dans la barre latérale. Cliquez droit sur le nom du compte, et sélectionnez Propriétés du fichier de données. Au bas du panneau de propriétés devrait être une option Mise à niveau vers Catégories Couleur.

En fonction de la taille de votre boîte de réception existante, cela pourrait prendre un certain temps, mais une fois terminé, vous aurez accès à la gamme complète des catégories de couleurs.

Si vous êtes désespérés pour les catégories de couleurs à l`aide d`un compte IMAP, vous pouvez utiliser un Système automatique de mise en forme pour changer les couleurs des messages entrants et les polices basées sur leur expéditeur, le sujet, et les bénéficiaires, et nous allons explorer cela plus en détail dans un article de suivi.

drapeaux

Les drapeaux agissent comme un système de priorité. Comme vos e-mails arrivent, vous pouvez leur attribuer un niveau de priorité, en les ajoutant automatiquement à une liste de choses à faire dynamique vous que vous travaillez Curate. Les priorités vont de Aujourd`hui jusqu`à Pas de date, avec une option pour Douane… drapeaux. Vous pouvez aussi utiliser Ajouter un rappel pour définir une notification chronométrée.

Accédez à la liste dynamique en cliquant sur Suivre sur le Menu languette. Vous pouvez rechercher tous les drapeaux, seuls certains niveaux de priorité.

3. Configuration QuickPart, utilisez le Planificateur

Ces deux caractéristiques sont parfois les plus négligés, mais ils peuvent enlever quelques-uns des moments les plus pénibles de vos communications par courriel.

QuickPart

Si vous régulièrement réutiliser les phrases types qui font vos doigts pleurent avec leur répétition, cela permettra d`économiser votre esprit de se détériorer plus loin.Qu`est-ce que l`expansion du texte & Comment peut-il vous aider à gagner du temps?Qu`est-ce que l`expansion du texte & Comment peut-il vous aider à gagner du temps?Si vous pouviez vous sauver même une petite fraction du temps que vous passez à taper, vous pourriez économiser des heures de votre temps chaque semaine. C`est exactement ce que l`expansion du texte est pour.Lire la suite

Sauvegardez vos phrases fatiguées comme une partie rapide en mettant en valeur le texte dans la fenêtre du compositeur, passez à la Insérer onglet, cliquez sur le QuickPart le menu déroulant, puis sélectionnez Enregistrer la sélection à la galerie QuickPart.

À l`avenir, lorsque vous commencez à taper la phrase, il comme une suggestion complète-automatique pop-up. Maintenant, vous ne devez lire à nouveau la chose darn. Et encore. Et encore.

Planificateur

Le planificateur est une autre excellente fonctionnalité, et je dois admettre que je ne l`ai juste commencé à utiliser. Je réalisé à quel point cela a été utile lors d`un combat de la maladie de l`enfant. Réalisant Je ne serais pas à la maison pour envoyer des e-mails spécifiques de travail dû à une date donnée, j`ai créé l`e-mail, ci-joint les fichiers concernés, et prévu à la date requise.Comment repérer une pièce jointe dangereuse EmailComment repérer une pièce jointe dangereuse EmailLes e-mails peuvent être dangereux. La lecture du contenu d`un e-mail doit être en sécurité si vous avez les derniers correctifs de sécurité, mais les pièces jointes peuvent être nocifs. Recherchez les signes d`avertissement communs.Lire la suite

Écrivez votre email, puis passer à la options languette. Cliquez délai de livraison. En dessous de Options de livraison, vérifier Ne pas livrer avant, et entrez vos besoins, suivi Fermer.

Maintenant, si vous utilisez un serveur Exchange, vous pouvez aller de l`avant et fermez Outlook. Toutefois, si vous utilisez un compte IMAP ou POP, Outlook doit rester en cours d`exécution jusqu`à ce que le temps de programme e-mail est remplie.

4. Créez un dossier de recherche

Au lieu de taper constamment la même recherche en utilisant la barre de recherche Outlook, vous pouvez créer un dossier de recherche. Vous pouvez spécifier le dossier de recherche pour rechercher une variété de critères en utilisant l`un des modèles Outlook, ou créer une recherche personnalisée en fonction de vos besoins.

À la tête Dossier onglet et sous Nouveau sélectionner Nouveau dossier de recherche. Cela ouvrira le nouveau panneau de recherche de critères de dossier. Les perspectives des modèles complets tâches régulières, telles que le déplacement courrier battant pavillon, ou par courrier de certaines personnes, mais si vous souhaitez plus de contrôle, le dossier de recherche personnalisé offre une vaste gamme d`options détaillées pour la personnalisation.

5. Faites votre boîte de réception votre

Aussi étonnant que le courrier électronique est, il peut être une distraction incontestable. Surtout dans les grandes organisations, les individus peuvent finir par être inclus dans les chaînes de courrier électronique longues, bien que le sujet n`a rien à voir avec eux.Comment rappeler un e-mail dans Outlook après avoir envoyéComment rappeler un e-mail dans Outlook après avoir envoyéAvez-vous déjà envoyez à vos amis et regretter quelques instants plus tard? Nous avons tous été là, voulant nous pourrions défaire envoyer. Nous vous montrons comment rappeler un e-mail dans Outlook ou retarder l`envoi dans Gmail.Lire la suite

Si cela vous arrive, vous pouvez utiliser des règles personnalisées pour filtrer tout courrier électronique qui ne comprend pas vous en tant que l`expéditeur direct à un dossier séparé pour une consultation ultérieure. Sur le Menu onglet, sélectionnez Règles, Créer une règle, suivi par Options avancées. Mettez une coche à côté où mon nom est dans la zone Cc puis cliquez sur Suivant. Mettez une coche à côté déplacer vers le dossier spécifié, puis cliquez sur le lien pour définir un dossier.

Modifier le filtre de courrier indésirable Niveau

Perspective a son propre filtre anti-spam, Dieu merci. Mais il ne se coince pas toujours une partie de la venue poubelle saute aux yeux à travers nos boîtes de réception, et de traiter ces déchets prend littéralement minutes de notre vie. Par défaut, le Filtre de courrier indésirable est activée, mais mis à faible.Êtes-vous spamming Votre Email Contacts? Comment faire pour trouver & Résoudre le problèmeÊtes-vous spamming Votre Email Contacts? Comment faire pour trouver & Résoudre le problèmeLe spam est gênant, mais ce qui se passe lorsque votre compte de messagerie est celui de l`envoyer? Découvrez comment reconnaître les signes et désamorcer le problème.Lire la suite

Changer le niveau de protection de courrier indésirable, à la tête Courrier onglet, où vous trouverez la Effacer options. Sélectionner Camelote, suivi par Indésirable Options de messagerie. Vous pouvez maintenant sélectionner le niveau de filtrage vous vous sentez est approprié pour votre boîte de réception, sur une base compte par compte, le cas échéant.

Comme il est indiqué dans Outlook, régler le filtre de courrier indésirable pour Haute pourrait se traduire par une partie de votre poste étant siphonné de votre boîte de réception, alors assurez-vous de vérifier régulièrement votre courrier indésirable!

Si les déplacer ne suffit pas, il y a une option Supprimer définitivement le courrier indésirable présumé au lieu de déplacer vers le dossier de courrier indésirable case à cocher. S`il vous plaît noter que lorsqu`il est utilisé avec Haute niveau de filtre tout courrier légitime déplacé accidentellement dans ce dossier sera irrécupérables.

6. Créer des sauvegardes

Outlook contient plus de données que nous pensons habituellement. Il y a des chances que vous avez plusieurs e-mails importants tapi dans votre compte quelque part que vous gardez un sens à sauvegarder jusqu`à un endroit sûr, mais pas tout à fait réussi, encore. Eh bien, je vous dis: Faites-le maintenant!Sauvegarde de vos e-mails Microsoft Outlook SimplifiéeSauvegarde de vos e-mails Microsoft Outlook SimplifiéeSauvegarde anciens e-mails peut sembler compliqué, mais il ne doit pas être, surtout si vous utilisez Microsoft Outlook. Nous vous montrons comment le processus simple de l`archivage et le stockage des e-mails peuvent être.Lire la suite

L`exportation est extrêmement facile dans Outlook. Sélectionnez le compte que vous souhaitez sauvegarder et tête Fichier gt; Ouvrir & Exportation gt; Import / Export. Sélectionner Exporter vers un fichier, suivi par Fichier de données Outlook (.pst). Ensuite, vous sélectionnez le dossier dans lequel (s) que vous souhaitez sauvegarder, ou vous pouvez sauvegarder toute la racine du répertoire e-mail. Enfin, choisir où enregistrer la sauvegarde. Utilisez les options avancées si vous souhaitez sauvegarder uniquement les aspects spécifiques de votre compte.

La meilleure pratique de tous

La meilleure pratique de tous fait tout ce qui précède (ou non, il semble)! Certaines des pratiques ici conviendra à certains lecteurs, d`autres non, mais la gestion et le maintien efficace, boîte de réception sans stress peut vous aider vers une journée sans distraction.4 Productivité populaire conseils qui devraient INCONTOURNABLE4 Productivité populaire conseils qui devraient INCONTOURNABLECertaines des idées de productivité vendus à nous sont parfois infondées, et souvent confondu. Nous allons démystifier quelques-uns de ces mythes de la productivité en montrant que le contraire peut aussi être probablement vrai.Lire la suite

Assurez-vous de vérifier à nouveau notre article sur la mise en forme automatique et conditionnelle pour votre boîte de réception Outlook!

Avez-vous des meilleures pratiques à partager? Comment gardez-vous de votre boîte de réception automatisée et efficace que possible? Faites-nous savoir ci-dessous!